La communication consiste à parler ou à partager des informations. Il aide les gens à se comprendre. Dans les projets, la communication est particulièrement importante. Il s'agit de s'assurer que toutes les personnes concernées savent ce qui se passe et ce qu'elles doivent faire.
Cet article traite de la communication dans la gestion de projet. Il abordera la notion de communication, les différents types de communication, l'importance de la communication, les moyens d'y parvenir et la manière d'élaborer un plan de communication dans le cadre de la gestion de projet. Découvrez comment une meilleure communication peut faciliter le déroulement des projets et les rendre plus fructueux.
Qu'est-ce que la communication dans la gestion de projet ?
La communication dans la gestion de projet consiste à s'assurer que tout le monde reçoit la bonne information au bon moment. Il ne s'agit pas seulement de parler, mais aussi d'envoyer et de recevoir des messages d'une manière compréhensible par tous. Il s'agit d'un processus qui consiste à partager les détails importants et les mises à jour avec les personnes qui ont besoin d'être informées.
La gestion de la communication est un élément important du PMBOK, un guide de gestion de projet. Elle est essentielle car elle permet d'éviter les malentendus, de maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde et de garantir le bon déroulement d'un projet. La gestion de la communication du projet permet à chacun de savoir ce qui se passe et ce qu'il doit faire pour que le projet soit couronné de succès.
Types de communication dans la gestion de projet
La communication dans les projets implique différentes manières de partager l'information. La gestion de la communication d'un projet comporte trois processus principaux : la planification, la gestion et le suivi des communications.
- Planning communication. Ce processus est axé sur la création d'une stratégie de communication dans le cadre du projet. Il s'agit de décider qui a besoin de quelle information, quand il en a besoin et comment elle lui sera communiquée. C'est comme prévoir de parler aux bonnes personnes au bon moment.
- Management & communications. Une fois le plan établi, ce processus permet de le mettre en œuvre. Il s'agit d'envoyer des messages, de se réunir et de partager des informations par le biais de courriels, d'appels téléphoniques, de discussions et de mémos. Il s'agit d'une véritable discussion et d'un partage d'informations sur la base du plan établi.
- Suivi de la communication. Ce processus permet de vérifier le bon fonctionnement du plan de communication. Il vérifie que tout le monde reçoit et comprend les messages. Il s'agit de s'assurer que les discussions et le partage d'informations se déroulent comme prévu.
Dans les projets, la communication se fait par le biais d'appels téléphoniques, de courriels, de réunions, de forums de discussion ou de notes écrites. Chaque méthode a ses avantages et est utilisée en fonction de ce qui doit être communiqué et à qui.
Pour une communication plus rapide, il est conseillé d'utiliser des applications de messagerie gratuites et instantanées telles que Viber, Telegram, Messenger, etc. Toutefois, l'utilisation de courriels ou de mémorandums est préférable pour les communications plus formelles.
Importance de la communication pour la gestion de projet
Une communication efficace est essentielle dans la gestion de projet car elle permet à chacun d'être informé et de se concentrer sur ses tâches. Voici pourquoi la communication est essentielle :
- Diversité des équipes. Les équipes de projet sont généralement composées de divers professionnels ayant des antécédents et des compétences différents. Une bonne communication permet à chaque professionnel de comprendre son rôle et ses responsabilités, ce qui favorise la collaboration et l'harmonie au sein de l'équipe.
- Rôle de leadership. Les chefs de projet jouent un rôle important dans la communication. Il passe beaucoup de temps à communiquer avec son équipe, à la guider et à assurer la réussite du projet. Une communication claire et cohérente de la part des chefs de projet donne le ton à l'efficacité de l'équipe.
- Amélioration des compétences. Les chefs de projet ne sont pas les seuls concernés ; toutes les personnes impliquées doivent s'efforcer d'améliorer leurs compétences en matière de communication. Les professionnels doivent se sentir à l'aise pour poser des questions en cas d'incertitude et pour partager leurs idées afin de contribuer à l'avancement du projet. Une meilleure communication entre les membres de l'équipe permet de fluidifier les flux de travail et d'obtenir de meilleurs résultats.
Des pratiques de communication solides au sein d'une équipe de projet garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde et contribue efficacement à la réussite du projet.
Techniques pour une communication efficace
Une communication efficace dans le cadre de la gestion de projet implique l'utilisation de différentes techniques pour transmettre efficacement l'information. Voici les trois principales techniques de communication couramment utilisées :
- Communication interactive. Cette technique implique une participation active et un échange d'informations entre les membres de l'équipe. Cela revient à organiser des discussions, des séances de remue-méninges ou des réunions en face à face où chacun peut partager ses idées, poser des questions et dissiper ses doutes. La communication interactive favorise la collaboration et encourage un dialogue ouvert au sein de l'équipe.
- Communication push. La communication push envoie des informations d'un expéditeur à plusieurs récepteurs sans attendre de retour immédiat. Il peut s'agir, par exemple, de courriels, de mémos ou de rapports. C'est comme partager des mises à jour de projet ou des détails importants avec l'équipe ou les parties prenantes pour les informer des progrès ou des changements.
- Communication pull. Dans la communication en flux tiré, les informations sont stockées de manière centralisée et les membres de l'équipe peuvent y accéder en cas de besoin. Cela revient à disposer d'un référentiel de projet ou d'une plateforme centralisée où les documents, les ressources ou les données liés au projet sont disponibles pour les membres de l'équipe, qui peuvent y accéder à leur convenance. Cette technique permet à chacun d'accéder aux informations essentielles sans les inonder de détails inutiles.
L'utilisation stratégique de ces techniques de communication en fonction de la nature de l'information et des besoins de l'équipe permet de garantir une circulation efficace de l'information, de favoriser la collaboration et de faire en sorte que tout le monde soit aligné sur les objectifs du projet.
Comment élaborer un plan de communication pour la gestion de projet
Un plan de communication pour la gestion de projet est essentiel pour un échange d'informations efficace et des résultats fructueux. Voici comment en élaborer un :
Étape 1 : Planifier le projet
Commencez à planifier la communication dès la phase de planification du projet. Encourager la participation active et la communication entre les membres de l'équipe. Cela génère des idées diverses et favorise un sentiment d'implication et une meilleure compréhension des capacités. Cette phase permet de discuter et de détailler les étapes d'une communication efficace.
Étape 2 : Déterminer les méthodes de communication
Concevoir des méthodes de communication une fois que les rôles et les responsabilités ont été attribués. Utiliser différents modes de communication tels que les chats de groupe, la communication écrite, les réunions ou les appels téléphoniques en fonction du type d'informations à partager. Par exemple, les chats de groupe et la communication écrite sont utiles pour les discussions et le partage d'informations, tandis que les réunions et les appels conviennent pour des interactions techniques détaillées ou brèves.
Étape 3 : Partager les objectifs du projet
Tenir l'équipe informée des derniers objectifs du projet découlant des réalisations précédentes. Des objectifs de projet clairs favorisent une communication efficace et permettent aux membres de l'équipe de proposer des méthodes plus efficaces.
Étape 4 : Écouter son équipe
Écouter activement les membres de l'équipe, car ils possèdent souvent des compétences en matière de résolution de problèmes et des connaissances sur les défis à relever. Encourager leurs suggestions favorise un sentiment d'implication et contribue à une progression plus harmonieuse.
Étape 5 : Tenir tout le monde au courant
Des mises à jour régulières sont essentielles pour garantir des progrès efficaces et gagner du temps. Communiquer rapidement les changements de méthodes, de procédures, de risques et de problèmes. Cette implication crée un sentiment de responsabilité parmi les membres de l'équipe.
Étape 6 : Contrôler les performances des employés
Le suivi des performances des employés permet d'identifier les problèmes et de les résoudre grâce à une communication efficace. L'analyse des causes des objectifs non atteints permet de combler les lacunes en matière de communication et de réattribuer les responsabilités en fonction des points forts des membres de l'équipe, ce qui favorise le dévouement et améliore les résultats.
Conclusion
D'une manière générale, une communication efficace pour la gestion de projet est importante. Il garantit la clarté, la collaboration et le progrès. Il est essentiel de planifier la communication dès le début du projet, de choisir diverses méthodes de communication, de partager les objectifs et d'être à l'écoute de l'équipe. Des mises à jour régulières et le suivi des performances des employés améliorent l'efficacité.
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