5W1Hと5W1Hの書き方を紹介！

ビジネスや日常生活で相手に対してできるだけ分かりやすく情報を伝えることは重要であり、効率的な情報伝達が可能になれば全体的な作業効率も向上します。しかし相手に対して正確な情報を伝えるのは意外に難しく、社内でも情報伝達が上手くいかず業務が滞ってしまうこともあるのです。では最適な情報伝達手段にはどのようなものが挙げられるのでしょうか。

相手に対して効果の高い情報伝達手段の手法の1つに”5W1H”が挙げられます。5W1Hを活用することで多種多様な人との円滑なコミュニケーションが促進され、ビジネスシーンでも抜群の効果が期待できます。例えば社内で共通の目標達成への効果的なツールにもなり、有効活用することで売り上げ向上にも繋がっていくのです。

しかし5W1Hは効果の高いコミュニケーションスキルですが、自社にどのようにして伝達・浸透させていけばいいか分かりませんよね。そこで本記事では5W1Hの概要について詳しく解説をおこない、効率的に社内で可視化させるためのおすすめのツールも紹介します。

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Part 1: 5W1Hとは？意味と目的

5W1Hとはビジネスや日々の生活の中で大いに生かされるコミュニケーションスキルであり、大きく分類すると

・いつ(When)

・どこで(Where)

・誰が(Who)

・何を(What)

・なぜ(Why)

・どのように(How)

の6つに分類されます。

5W1Hはビジネスにおいては上司や顧客との円滑なコミュニケーションを計るためのツールとしても重要視され、メールや文書作成時のフレームワークとして活用されているのです。そして5W1Hをフレームワークとし円滑なコミュニケーションを計ることにより、社内全体の作業効率も向上していきます。

結果として5W1Hを企業で活用することで全体の円滑なコミュニケーションが可能になり、社内全体の業務効率も向上していくのです。

Part 2: 5W1Hの基本要素と順番

上記はEdrawmax のテンプレで作成した5W1Hの作成例です。図でも示されているように5W1Hはとても実践的なコミュニケーションスキルであり、上記で解説したように6つの要素で分類されています。また、分類された各項目は正しい順番で使用されなければ大きな効果を得ることはできません。上記に5W1Hの正しい順番を表記しておきますので参考にしてください。

5W1Hの順番はその場の状況により順番が変更する場合もありますが、一般的には上記の順番で多く使用されています。したがって自社で最大限の効果を発揮したいのであれば最初は上記の順番で実行し、状況に応じて変更していくのもおすすめです。

Part3 : 5W1Hの使い方

ビジネスだけでなく日常生活においても5W1Hを活用すれば社内のコミュニケーションが促進され、業務効率も向上していきます。したがって社員一人ひとりが常に5W1Hを意識して行動できればいいのですが、浸透させていくのは困難な作業です。

しっかりと浸透させていくには正しい手法で5W1Hを作成し、掲示するのがおすすめといえます。そこでここからは便利な資料・製図作成ツールであるEdrawmaxで作成した5W1Hの作り方やその後の使い方について解説していきます。

3.1 5W1Hを書き出す

実際の業務に照らし合わせながら5W1Hを書き出すのも有効な使い方です。最初に5W1Hの各要素の検出をおこない時系列別に自分の行動を把握して、その後各項目に該当するデータを検出していきます。

データ検出時には各項目の検討を十分におこなわなければ効果的な指標にならないので、十分に検討しながら作成を進めていきましょう。そして上記で解説したように、最初に5W1Hに導入していく各項目を設定していきます。設定時には最終的な目標を見極めながらの設定が重要なので十分確認しながら作業を進めていきましょう。　

では下記に具体例を提示して解説していきます。

・いつ(When)：1ヶ月前

・どこで(Where)：社内で

・誰が(Who)：マーケター

・何を(What)：自社記事LPの検索率

・なぜ(Why)：商品・サービスの売り上げ向上する必要性

・どのように(How)：記事LPコンテンツ改善

各項目の検討が完了したら EdrawMaxのテンプレートを活用して実際に5W1Hの図を作成します。下記が実際に作成した図ですので作成時の参考にしてください。

各項目検討後に上記のような図を作成することで最終的な目標達成までの道筋が明確化されます。そして一度目標達成までの5W1Hを設定し図面で作成し、社内の目立つ所に掲示して”見える化”を計るのもおすすめです。

掲示により見える化をすれば、見た人は潜在的に5W1Hを意識するので能動的に目標達成までの行動を継続します。したがって口頭などで伝達するよりも大きな効果を得ることも可能です。

3.2 5W1Hの順番を変更

5W1Hの順番は前述で解説した順番が一般的ではありますが、状況に応じて臨機応変に順番を変更することで高い効果を得ることができます。例えば5W1Hに携わる人が重要であれば”誰が(Who) ”から組立て、経緯や最終的な目標を最初に理解してもらう場合には”なぜ(Why) ”から組み立てるのが有効です。

では実際に仮想的なデータを利用し5W1Hを一般的な書き方で組み立てた場合と、順番を変えた場合の例を検証していきましょう。

【例文のデータ】

・いつ(When)：明日午前9時から

・どこで(Where)：社内開発室で

・誰が(Who)：商品開発チームが

・何を(What)：新商品を発表します

・なぜ(Why)：ユーザーにきちんと商品説明できるように

・どのように(How)：実商品を用いて解説します

では最初に一般的な順序・書き方を当てはめた例文を紹介していきます。

・明日午前9時から社内開発室で、商品開発チームが新商品を発表します。ユーザーにきちんと商品説明できるように、実商品を用いて解説します。

では下記に"誰が(Who) "を最初に持ってきた場合の例文を2つほど見てみましょう。

・商品開発チームが新商品を発表しますので、明日午前9時から社内開発室にお集まりください。その際お集まりの皆さんが、ユーザーに対してきちんと商品説明できるようになってもらうため、実商品を用いて解説をしていきます。

・商品開発チームが新商品を発表します。その際にお集まりの皆さんが、ユーザーにきちんと商品説明できるようになってもらうため実商品を用いて解説します。明日午前9時から本社開発室でおこないますのでよろしくお願いいたします。

一般的な5W1Hの順番でも相手に内容を伝えることは十分可能です。しかし”誰が(Who) ”から始めた場合は全体的にインパクトが強い文章になり、事柄の重要性も認識しやすい構成に仕上がっています。

このような観点からも5W1Hには絶対的な順番は存在せず、より高い効果を得るために臨機応変に順番を変えるのも重要といえます。

Part 4: Edrawmaxで可視化できる5W1H

社内で共通の目標を定め、皆で目標達成していくのは簡単ではありません。実際に目標を設定し、社内で情報共有をおこなっても口頭や文面のみでの伝達では社員一人ひとりへの浸透も困難です。そこで重要視されるのが5W1Hです。

共通の目標を設定し、皆で達成していくためには5W1Hの設定を欠かすことはできません。そして設定後はきちんと目に付くように作成・掲示していくことで最大の効果を発揮します。したがって効果的な5W1Hを作成・掲示するのであればEdrawmaxがおすすめです。

Edrawmaxは多彩なテンプレートを搭載していますので、5W1Hを可視化して表現することも可能です。そして上上記でも掲示したような5W1H関連のテンプレートも多数搭載し、操作も簡単ですので初心者の方作成できます。今後自社の業務改善・目標達成のために5W1H作成を検討されている方はぜひ一度ご利用ください！

以下のボタンからマトリックス図の作成ツールEdrawMax（エドラマックス）を無料ダウンロードできます。

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