チェックリストとは？どうすれば効果的に使えるか？

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Part 1: チェックリストとは？

チェックリストは、プロセスと手続きを確認し、詳しく調べ、吟味することのできる物事のリストです。チェックリストは建設工事の点検から複雑な外科手術までに使われます。それらはあらゆる分野において使うことができます。

チェックリストは、組織化されまた構造化された方法で日常の機械的な作業を実行し、基準一式を確認し、またデータを集めるためのテンプレートです。それらは、業務や品物の通常の調査を行うために使用されるので、作業者や調査者が重要な物事を見逃すことはありません。

Part 2: チェックリストのアプリケーションの概要

• 航空機産業の安全性において、フライト前のチェックリストは、重大な項目が確実に見落とされないようにする役に立ちます。
• 特に手続きの遵守やアプリケーションの標準化、エラーの検知が正しいことを確かめるために、情報開発の品質管理において使用されます。
• 民事訴訟において、証拠開示と申請を実行する際の複雑さを扱うこと。この例として、オープンソースの訴訟のためのガイドがあります。
• スポーツカードのコレクションを追跡するための一般的な手段。チェックリストのカードはパックの中にランダムに入れられ、これによってスポーツカードのパッケージの中身についての詳細がわかります。

Part 3: チェックリストを使用する利点

1. 組織化：チェックリストは、あるプロセスにおいてステップを確実に飛ばさないようにすることによって、より構造化された状態を維持する役に立ちます。これらはユーザーフレンドリーで有効です。
2. モチベーション：チェックリストによって、アクションを起こしタスクを完了するためのモチベーションを得ます。チェックリストを使えばより成功できるようになるので、より多くを達成するためにポジティブな結果によってモチベーションを得るような好循環になります。また、完了した後でアクティビティをチェックするのは常に気分のいいものです。
3. 生産性：ガイドを与えることで、日常的なタスクをより速くまたより効果的に、またより少ないエラーで、することができます。
4. クリエイティビティ：チェックリストを使えば、退屈なアクティビティを使いこなして、革新的な仕事のために自分の知力を使うことができます。もしチェックリストを使えば非常警報器の鳴る回数が少なくなり、緊張が減るなら、革新的になるためのより多くの時間だけでなく、よりクリアに思考するための自由が得られます。
5. 委任：タスクを個々のタスクに分割することによって、オペレーションを委任するときに、チェックリストがあればより信頼を得ることができます。
6. 優秀性：チェックリストは、顧客のケアに関してより効果的になるための役に立ちます。素晴らしい顧客体験の提案を保証する役に立つことを通じ、消費者の視点において成功をおさめるでしょう。優秀性はブランドロイヤリティの価値を高める特徴です。

Part 4: チェックリストの使用法

チェックリストの効果的な使用法は、スムーズなワークフローを維持するために欠かすことはできません。

• チェックリストは、企業が重要なデータを得るためのあらゆる物事をカバーするために、明白に提示されなければなりません。
• 成功につながるチェックリストは、再調査されるべきものや、施行または不履行の条件、またモニタリングや調査のレベルを明確に定義しなければなりません。
• これらはデータ収集や、機能の発達やオペレーションのモニタリングに使われるかもしれません。
• 多くの場合、チェックリストは、より詳細な図やグラフを使わずに、定期的にアクティビティの状態をモニタリングし、製造や分散におけるパターンを決定するために使われます。

Part 5: チェックリストの例

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この例では成功の基準のチェックリストが作成されています。このリストには、効率を保証しプロセスのフローを作成するための4つのキーとなるタスクがあります。

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2つ目の例では、新しい事業を始めるためのビジネス構想を作成するためのチェックリストが定義されています。このチェックリストには5つのステップの手続きがあります。

Part 6: 効果的なチェックリストを作るためのコツ

1）すべての項目はとてもシンプルで記述的でなければなりません

この方法なら人々は簡単にチェックリストにしたがうことができます。チェックリストは理解して使用するのが簡単である必要があります。複雑でない方法で、ユーザーが次にどのステップにしたがえばいいかわかるようなシンプルなステップを作成してください。

2）カテゴリーに基づいて項目を体系付ける

これは、さまざまなパーツを通じて便利な方法で切り替えて、取り組んでいる事柄の位置を瞬時に示すための役に立ちます。事柄をグループ化することによって、取り組んでいるチェックリストのセクションに簡単に移動できるでしょう。過度に体系化はせず、明確なタグ名を使い、探しているチェックリストの要素の位置を素早く確実に見つけられるようにしてください。

3）すべての要素を実行できるようにする

チェックリストの強みは、その項目の意図と確実に一致するようにそれぞれの項目についてアクションを起こすことです。チェックリストの事柄が不明瞭または不確実すぎる場合、項目をチェックしても、本当にそれをしたかどうかは確かではありません。物事をより小さいタスクに分割すれば、自分のチェックリストを扱うのがずっと簡単になります。

4）チェックリストを常に改良する

チェックリストの強みは、その項目の意図と確実に一致するようにそれぞれの項目についてアクションを起こすことです。チェックリストの事柄が不明瞭または不確実すぎる場合、項目をチェックしても、本当にそれをしたかどうかは確かではありません。物事をより小さいタスクに分割すれば、自分のチェックリストを扱うのがずっと簡単になります。

Part 7: 重要なポイント

チェックリストは、普通は手続きにおける欠落や間違いを見つけるために、またあらゆる種類の日常のアクティビティのトップに確実に残るために使うことができる、簡潔で実行できる要素を包括的に集めたものです。それらは必要なアクティビティが実行されることを保証します。チェックリスト上にある事柄を実行させるだけで、気が散らないようにする役に立ちます。