【ビジネス向け】5W1Hとは？意味、順番と使い方を例文で徹底解説

「5W1H」は時々聞く単語だと思いますが、有効に使えていますか？早い人は中学生や高校生の頃から聞き馴染んだものだと思います。しかし、これがどのようなもので、どのようなときに使うのか、というのを適切に理解している方はあまり多くないかもしれません。

この記事では、5W1Hとは何か、その意味や順番、使い方について、考え方や例文を交えて解説してまいります。5W1Hについてよく理解し、有効に使えるようになりましょう。

Part 1: 5W1Hとは

まず5W1Hとは何かを解説いたします。意味をきちんと理解していなかったり、意味は知っているけど適切な場面で使えていなかったりする方もいらっしゃるようです。その意味や目的を理解して、適切な場面で適切に使用できるようになりましょう。

1.1 5W1Hの意味

5W1Hは、次の5つの「W」から始まる英単語と1つの「H」から始まる英単語を集めたフレームワークの一つとして有名で、早ければ中学校から学校で習うようなこともあります。

もしかすると、学校で5W1Hを習ったことがある方も多いかもしれませんね。さらに、多くのビジネスマンにとっては、この6つの要素に沿って情報を整理することが最も基本的なフレームワークとなるかと思います。

多くの方が知っていると言っても過言ではないため、もし5W1Hを知らなかったりその使い方を十分に把握していなかったりしていれば、この機会にしっかり理解して周囲との差が広がらないようにしましょう。

1.2 5W1Hの目的

この5W1Hのフレームワークを利用する目的は様々ありますが、元々はニュース記事を書くときの習わしのようなものであることから、主に「他人とのコミュニケーションの際に相手に良く伝わるように情報を整理する目的」があります。例えば、上司への報告や同僚への相談のとき、報告書などの文書を書くとき、取引先や顧客へのメール作成のとき、などの場面で5W1Hは力を発揮します。その他にも、次のような場面でも活用が可能です。

Part 2: 5W1Hの要素と順番

次に、5W1Hの各要素の詳細と要素の順序について解説いたします。5W1Hのフレームワークで情報整理するときに、各要素をどの順序で・どのような内容で考えればいいか押さえておきましょう。

2.1 5W1Hの要素

5W1Hの各要素の意味はパート1で触れましたが、もう少し詳細に各要素でどのような内容を当てはめていけばいいのか説明いたします。

2.2 5W1Hの順番

続いて、5W1Hの順番について考えてみましょう。通常は、When→Where→Who→What→Why→Howの順に考えることが多くあります。情報を整理しやすく、また伝える相手も情報を理解しやすいためです。

状況によっては、あえて順番を変えると効果的に伝わることがあります。つまり、要素の中で重要な情報がある場合は、その要素を最初に伝えるというものです。理由や目的が重要なのであればWhyを最初に、物事自体が重要なのであればWhatを最初に、といった具合です。

Part 3: 5W1Hの使い方

要素や順番などがわかったところで、5W1Hの使い方について押さえていきましょう。とはいっても、使い方を制限する必要はなく、どのような事案、どのような場面で用いても構いません。自由に使ってみてください。ここでは、オーソドックスな使い方について説明していきます。

3.1 5W1Hの要素を書き出す

最初に、早速5W1Hの要素を書き出していきます。ノートやメモ帳などの紙を用意しても良いですし、移動中ならスマートフォンのメモ帳などに書き出しても良いでしょう。書き出した後にメールや企画書などの文書を作るならパソコンに書き出しても良いかと思います。

もしパソコンを使うなら「EdrawMax」というソフトがおすすめです。作図・製図に向いているドローイングソフトで、5W1Hのようなフレームワークに沿ってアイデアを書き出すのにも向いています。また、ただ文字で書き出すよりビジュアル的に整理する方が効果的に整理できるので、おすすめです。

ここでは、EdrawMaxで5W1Hを書き出す手順も紹介いたします。なお、必ずしもこの方法でなくても構いません。やりやすい方法で書き出してください。以下のボタンからEdrawMaxを無料ダウンロードできます。

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3.2 5W1Hの順番を調整

パート2.2でも触れましたが、伝える相手や内容、状況によって5W1Hの順序を変えても構いません。そのため、一度書き出したあとは5W1Hを振り返り、伝え方を考えて順番を調整します。

そのままが一番効果的かもしれませんし、理由を最初にするのが最も良いかもしれません。その時の状況に合わせて調整してください。

Part 4: ビジネスで活躍する5W1Hの例文

さて、ここで5W1Hに沿った例文を2つご覧いただこうと思います。ビジネスシーンを想定した例文となっているので、参考にしていただけるのではないでしょうか。

ケース①上司に商談結果を報告する場合

例えば、5W1Hで報告内容を整理したときに次のようになったとしましょう。

これを上司に報告する場合、次のような例文が考えられます。

5W1Hの順番と少し変えてみましたが、こちらの方が自然に聞こえますよね。

ケース②取引先にトラブルを報告する場合

続いても、まずは5W1Hで整理してみましょう。

これを報告する場合は、次の例文が考えられます。

このような感じでしょうか。ここでも5W1Hの順番を変えてみました。より自然な内容になるようにすると、より良く伝わります。

Part 5: 5W2Hや7W2Hとの違い

5W1Hにはバリエーションがあることをご存知でしょうか。WやHを追加して、整理する項目を増やすのです。こうすることで、アイデアをより詳細に書き出すことが可能となるのです。例えば、次のようなものがあります。

まとめ

今回は5W1Hについて、その意味や使い方をメインに紹介してまいりました。このフレームワークに沿って情報を整理すれば、コミュニケーションが円滑になるはずです。特にビジネスの場に非常に有効ですので、ぜひ積極的に使えるようになりましょう。

5W1H、5W2H、7W2Hなど、目に見えないものをよりよく理解するための可視化には、5W1Hに加え、社会人に必要な各種フレームや資料、図表の作成をサポートするEdrawMaxがおすすめです。