EdrawMaxでKJ法！情報収集と整理をしましょう

複数人で1つのプロジェクトを進める際には、それぞれのアイデア・やり方などをきちんと整理しながら業務を進めていかなければなりません。そして一人ひとりのアイデアを可視化することによって円滑な意見交換もおこなわれ、効果的なプロジェクト進行が期待できます。しかし、実際にアイデアを簡単に可視化できる手法にはどのようなものがあるのでしょうか。

そこで本記事ではアイデアを簡単に可視化できる”KJ法”について詳しく解説していきます。さらにおすすめのツールである” EdrawMax ”を活用して、KJ法のやり方についても紹介していきましょう。

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Part 1: KJ法とは

文化人類学者の川喜田二郎氏が、1967年に自身の著書である”発想法”の中で発表した効果的な研究方法がKJ法です。またKJ法という名称は川喜田二郎氏の名前に由来してつけられています。KJ法とは付箋などのカード状の紙に細かな情報を記入し、記入したカードを参考にしながら情報整理を円滑に進めていく手法です。

KJ法を活用すれば断片的なアイデアが効果的に整理され、アイデアや意見の集約を効率的におこなうことができます。本来KJ法とは文化人類学の研究を進めていく上で検出された膨大な情報集約のために生まれた手法でした。しかし現在ではビジネスを始めとしたさまざまなシーンで活用され、高い効果を得られる発想法として認識されています。

Part 2: KJ法はどんな時に使えるのか？

会社内で1つのプロジェクト進行時にはさまざまな意見やアイデアが提案されます。そして提案されたアイデアなどを効率的に集約しながら最良の方法でプロジェクトを進めていかなければなりません。しかし提案されるアイデアが多ければ多いほど、集約していく作業に手間や労力が掛かってしまいます。

そこでおすすめのやり方がKJ法です。KJ法を活用すれば検出された多くのアイデアや意見を簡単にグループ化できる上に、集約したアイデアも簡単に可視化・整理ができます。そしてアイデアが可視化・整理されることで作業効率も向上して、グループ全体の方向性も定まっていくのです。

このような観点からKJ法とはプロジェクト管理・品質管理・プロセス改善など複数人で進行させていく、”プロジェクト関連業務”に最適の手法といえます。

Part 3: KJ法のやり方と手順

現在はさまざまな分野でKJ法が活用され成果を上げていますが、活用して成果を上げていくためには正しいやり方や手順を学ばなければなりません。ではKJ法の多彩なテンプレートを搭載したEdrawMaxを活用しながら、KJ法のやり方と手順について詳しく解説をしていきましょう。

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ステップ①：提案されたアイデアなどをカード化する

EdrawMaxのテンプレートを活用すれば、上記の図のように簡単にアイデアをカード状に可視化することができます。またEdrawMaxは共有しながら作業を進めていくことができますので、メンバー同士で話し合いながらアイデアを共有していくのもおすすめの方法です。そして最初にプロジェクト進行時に提案されるさまざまなアイデアをカード化していきましょう。

アイデアをカード化して可視化できれば一目見るだけでアイデアの把握ができ、プロジェクトメンバーとの意見交換なども簡素化されていきます。EdrawMaxなら他のメンバーと情報共有しながらの作業もできますので、意見交換しながら簡単且つ効率的に作業を進めていくことも可能です。

そしてアイデアがカード状に可視化され意見交換なども簡単になることにより、さらに効果的なアイデア発見に繋がっていくのです。また、アイデアをカード状に可視化していくことで”アイデアの重複”なども避けることができ、プロジェクト進行の作業効率も向上して無駄な労力も削減できます。結論としてアイデアをカード化していくことはKJ法の基盤となる重要なステップなのです。

ステップ②：カード化したアイデアをグループ別に選別する

さまざまなアイデアを効率的に集約していくためにアイデアのグループカテゴリーを決定し、カード化したアイデアをカテゴリー別に分けていきます。EdrawMaxはKJ法のカテゴリーに順応したテンプレートを多数搭載していますので柔軟な対応が可能です。またメンバー同士で常に情報共有しながら作業もできますので、活発な意見交換をしながらアイデアの選別もできます。

グループカテゴリーにはプロジェクトの方向性を定めるためいくつかの代表的な手段・方法などを明記していきましょう。そしてアイデアをカテゴリー別に選別していくことで高い類似性を持つアイデア同士が密接に繋がり、アイデアも効率的に集約されていきます。さらにカテゴリー別に選別していく際に、どのカテゴリーにも該当しないアイデアを削除していくことで取り組む問題の簡素化も可能になります。

結果としてカテゴリー別にアイデアを選別していくことで少しずつアイデアの集約に近づき、プロジェクトの方向性の決定に近づいていくのです。

ステップ③アイデアや情報を図式化していく

カテゴリー別に選別したアイデアを系統別に図式化していくことで、アイデアの集約効率がさらに向上していきます。上記に掲載している図のようにEdrawMaxには、アイデアなどの図式化にも対応できる多彩なテンプレートを搭載していますので図式化も簡単です。図式化していくことでアイデアを簡単に管理できるようなグループにまとめることで作業効率も向上していきます。

またグループ化によって管理が簡単にできるようになることで、グループの優先順位をつけながら分析を深めていくことも可能です。そしてグループ別の分析を深めていくことで、プロジェクトの方向性も明確化されていきます。便利なワークツールであるEdrawMaxを活用していけば、プロジェクトメンバーと情報共有しながらアイデアの図式化を進めていくことも可能です。

ステップ④情報共有してのグループ化、図式化された情報を整理していく

無数のアイデアや意見などを整理するのは困難ですが、EdrawMaxを活用すれば他のメンバーと情報共有しながらデータをグループ化していくことも可能です。EdrawMaxを活用して図式化された情報を系統別にグループ化していくことで、プロジェクト全体の方向性もさらに明確化されていきます。さらに集約したアイデアを明確に視覚化・グルーピングしていくことでより深い情報分析も可能です。

そして深い情報分析を重ねていくことで、プロジェクト完遂のために本当に必要な事項なども検証されていきます。さらにEdrawMaxには上記に掲載している図のようにアイデアやデータのグルーピングに活用できる多彩なテンプレートを搭載しているのです。したがって関連性の高いカテゴリーも簡単に可視化して細かな分析をすることができます。

プロジェクト内でアイデアを可視化して、さらにそのアイデアをグルーピングしていくのは一般的に時間と労力がかかってしまう作業です。しかし、EdrawMaxのようなメンバー間でも共有可能なワーキングツールを活用すれば簡単に情報整理することもできます。

まとめ

企業でプロジェクトを進行していく際には多数のメンバーが協力して作業を進めていくため、さまざまなアイデアが提案されていきます。そして提案されるアイデアが多ければ多いほど、集約していくのも困難になっていくのです。そこで役に立つやり方がKJ法であり、活用することで効率的にアイデアを集約ができる上にプロジェクトの方針なども明確化されていきます。

そしてKJ法を活用するのであれば前述でも紹介してきたツールであるEdrawMaxがおすすめです。EdrawMaxは多彩なテンプレートを搭載しているフリーマッピングツールであり、KJ法に関しても多様なテンプレートを搭載しています。また、メンバー同士で画面情報を共有しながら作業もできますので、意見交換などが必要であるKJ法には最適なツールといえます。

今後自社で多くのプロジェクト案件などに携わっていくのであれば、便利なワーキングツールであるEdrawMaxを活用して効率的にKJ法を利用してください。