分岐図を書いて無駄なステップをなくそう！おすすめの作成方法を伝授

分岐図を作成したいけど、どうしたらいいのかな？業務やプライベートでフローを作成したいという方へ。

分岐図の概要や書き方について詳細をお伝えします。作業について、見直しを行いましょう。

1．分岐図とは？作成する目的は？

分岐図とは何かについて、お話しします。業務フローを描画する際に、どういった場合にこの処理をするかという条件による場合分けを分岐と言います。

業務の流れを表すのに、この分岐はなくてはなりません。処理を行う上では、条件による処理の違いが発生してその繰り返しで全体が成り立っているのです。

ルーティンで行っていることであっても、1つはそういった条件分岐が存在します。業務における作業の内容、作業を行う人員、そして分岐による流れを図に表すことで業務を可視化できるのです。

それによって、改善点の洗い出しや社外の人へ業務の内容を説明することができます。また、この業務フローの精度を細かくしてより小さな分岐を書き出すこともあります。

その場合は、作業の手順を細かく図にすることによって記録や資料として業務フローを利用することが多いです。

業務だけでなく、家事やプライベートでの活動でもこの業務フローを活用してもいいですね。

2．分岐の種類

分岐にはいくつかの種類があります。それぞれの種類を具体的に説明していきます。

a.条件分岐

もし、○○ならば△△をする、それでなければ□□をするという単純な分岐です。

条件(if）と、正だった場合(then）、誤だった場合(else）の処理を記述します。

b.複雑な条件分岐

aの場合より分岐する条件が複雑で3つ以上になる場合です。

yes、noだけで答えられないもの、例としては個数が10以下、10～99、100以上となるときに使います。

aの構文にもう一つaの構文が組み込まれる形になるのが特徴。

条件(if）と、正だった場合(then）、誤だった場合の条件(elseif）、その条件での正誤両方の処理を記述します。

c.繰返し

条件によって先の処理にすすめる、もしくは前のステップに戻ってやり直します。

個数が10以下だったら(if)1個追加する(while)という処理です。

3．分岐図の作り方

まずは、分岐図を描画するのに必要な図形を表にしてみました。

分岐図においてよく使われるのは、上の３つの開始、終了、処理、条件です。

これらの図形を用いて、業務フローを書いていきましょう。

まずは、業務フローの目的に応じて図にする範囲を決定します。

そこから、処理を上から順に記述していきます。

分岐を行う部分は条件を用いて矢印でフローを2つもしくはそれ以上に増やす形です。

分岐についての具体的な書き方です。

a.条件分岐

条件から下と右に矢印を書いて正だった場合と誤だった場合に分けます。

正だった場合は下にその後の処理、誤だった場合はもう一つにその後の処理を書きます。

b.複雑な条件分岐

条件からいくつか矢印を書きます。

矢印に条件の内容を書いて矢印からのフローにその後の処理を書いていきます。

c.繰返し

条件から、矢印を下向きと折れ曲がった形で上向きのものを書きます。下の矢印の下は正だった場合、上向きの矢印は誤だった場合戻る地点を表します。このように処理の手順を流れに沿って1つの表にしていきます。

次は、この図をソフトで描画する方法です。

ソフト別に手順をお伝えしていきます。一緒に見ていきましょう。

方法1　エクセルで分岐図を書く方法

エクセルで、分岐図を書くにはどうしたらいいのでしょう。具体的に記して行きます。

①新規ファイルから空白のブックまたは簡単なフローチャートを選択する

②挿入メニューの図形からフローチャートのライブラリを開いて図形を配置する

③図形を装飾する

④ローカルに保存する

Cntl＋Sまたは保存ボタン押下します

エクセルのファイルは、PCやスマホによる互換性がないのがいいところ。表や他のフォームなどと同じファイル内に掲載することも可能です。また、エクセルファイルは違うOSで開いても、形が崩れません。

半面、エクセルは描画のツールなどは用意されているものの全体のレイアウトが崩れたり、細かい手作業をする必要があるのが難点です。

方法2　EdrawMaxで分岐図を書く方法

EdrawMaxは、作図、描画のためのソフトウェアです。OSはWindows、Macintosh、Linuxとに対応しているほか、スマホ版もリリースされています。ガントチャート、タイムライン、サイクル図など様々な図を作成することが可能です。使いやすいインターフェースで一度お使いになったら良さが分かります。無料ダウンロードして、すぐに利用することができます。

①新規ファイルを選択する

②テンプレートの選択画面の検索ウィンドウにフローチャートと入力する

③フローチャートのテンプレートがいくつか出力されるので使いたいテンプレートがあれば選択する

④もしくは空白のファイルを作成する

⑤挿入→図形よりフローチャートの図形の一覧があるのでこれらと矢印などを用いてフローチャートを描いていく

⑥デザインを変更したり、メモや注釈を挿入する

⑦保存を押下してeddx形式で保存する

EdrawMax 最新版はAIを利用した機能が備わっていて、自動でフローチャート生成やチャットによるサポート、分析などを利用可能です。無料でも利用できますけど、有料会員になると便利な機能を制限なく利用できておすすめです。

テンプレートの利用できる数も無料会員だと2つだけというところ、制限がかかりません。クラウドファイルの編集できるファイル数も2つから無制限となります。買切りで最新版を利用できるプランと、年会員のプランがあるのでチェックしてみてはいかがでしょう。

①ソフトを立ち上げてホーム画面でフローチャートと検索する

または、新規作成のメニューから基本フローチャートを選択する

②ライブラリ内のフローチャートの基本図形や矢印を利用してチャートを編集する

③フローチャートを画像形式（png)または、エクセル形式でエクスポートする

保存する形式は、ソフトの形式のままでもできますけど他ファイルに変換することもできます。保存する形式は、html、パワーポイント等にも対応しているのがいいところ。また、描画のためのソフトなのでオブジェクトを揃えたりデザインを自由自在に編集できます。

まとめ

記事を最後まで読んでいただき、ありがとうございました。分岐はフローチャートを作成する上で必ず必要となります。

分岐図を正しく表すことで、業務を客観的に見直すことができます。また、描画ツールを利用することで簡単に作成することができのでおすすめです。