プロセス分析をおこなうにはどうすればよいか？

プロセス分析に興味があり、業務に導入したいと考えているものの、難しくてなかなか進まないと思っている方は多いことでしょう。プロセス分析はその方法さえ理解できれば、実行することは決して難しくありません。

この記事ではプロセス分析の方法を解説し、プロセス分析をおこなうために便利なツールを紹介します。

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Part 1: 業務プロセスとは何か

業務プロセスとは、業務の一つひとつについて多面的にとらえることにより、工程全体の最適化を図るための考え方です。企業や部門、チーム、個人など、業務の枠組みはさまざまですが、業務の規模にかかわらず、業務の問題点を洗い出し、業務の配分や手順などの改善に利用できる、非常に便利なものです。

業務フローという言葉はよく使われるので、似たものだと思われがちですが、業務プロセスは業務フローとは違います。業務フローはひとつの業務の進め方について示す小規模なものです。

一方、業務プロセスはひとつだけでなく、複数の業務が合わさっているところで構成されますので、一つひとつの業務フローをつなぎ合わせて集めたものともいえます。

業務プロセスを用いることで、複数の業務が絡み合っていても全体像が把握でき、それぞれの業務の流れだけでなく、業務と業務のつながり、バランスを可視化できるという優れた手段なのです。

Part 2: 業務プロセス改善の目的とは

2.1 業務を可視化する

業務の進行状況がどうなっているのか、適切に正しい方へ向かっているか見極めるために判断材料がなくてはなりません。業務プロセスは業務内容や手順、作業ボリュームやメンバーとの連携を可視化することで確認し、課題を把握することに使用します。

課題がはっきりすると改善目標を立てやすくなりますし、メンバー間の意識を共有することにもなります。定期的に業務を可視化しておくと、古いものから新しい技術へアップデートし、今の業務により適した環境にしていくことも可能です。

2.2 業務の標準化

限られた人員のなかで、特定のメンバーにしかできない業務があると、そのメンバーに負荷がかかってしまい、休んでいるときに何も進まないということになりかねません。

そのようないわゆる「属人化」を防ぐために、だれでも業務に携われるように標準化する必要があります。

業務パターンが確立することで、特定のメンバーに負荷がかかりすぎる状況を回避することができ、より効率的に業務を進めるための人員配置、ITツールの導入も可能となります。

2.3 業務の標準化

業務プロセスはテクノロジーの進歩、ニーズの変化によって常に改善が出てくるものです。それがわかっていながら放置してしまうと、業務に無駄が出ることで生産性が低くなったり、企業として競争力を失ってしまったりしてしまいます。

業務プロセスを定期的に見直すことは生産性をアップさせ、企業が成長していくために必要なことです。顧客の要望を柔軟かつ迅速に対応するために、業務プロセスの改善で業務を効率的に進めることは非常に大切なポイントとなります。

Part3 : 業務プロセス分析の方法

3.1 業務マニュアルの確認とテンプレートの選択

EdrawMax（エドラマックス）は業務プロセス分析をするために役立つツールです。今回はEdrawMaxを用いて業務プロセス分析の方法を解説していきます。

まず業務の手順やルールが書かれたマニュアルを確認しましょう。

マニュアルは異動などの際に引き継ぎにも活用しますので、業務プロセスをつくる際にだれがみても理解できるように図や表を入れ込んだりして、見た目がわかりやすいようにするのがポイントです。

判断材料を増やすため、過去のクレームやトラブルなどの事例を踏まえたパターンを想定してつくっておくと効果的です。業務プロセスが見やすいと業務の遅延、停滞が起こりにくく、業務処理のスピードアップにつながるだけなく、人件費削減、属人化予防にもなります。

そのためにもEdrawMaxで数あるテンプレートのなかから、チームの業務プロセスに合ったものを選択するようにしましょう。

以下のボタンからマトリックス図の作成ツールEdrawMaxを無料ダウンロードできます。

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3.2 業務を分担する

テンプレートを選択したら、チームの業務プロセスに落とし込んでいきます。

業務プロセスは業務分担表としても活用します。

・だれがどの業務を担当し、どの役割なのか

・その業務は何名で取り組むのか

・業務はいつ完了する予定で進めるのか

・業務は確認時点でどこまで進んでいるのか

業務プロセスで業務の進捗を確認することは、特定のメンバーへの業務の偏り、責任の所在の不明瞭を回避できます。

問題点が把握できると、業務の遅れを別のメンバーでカバーしたり、責任者以外のメンバーによる業務の指摘が可能です。

3.3 業務フロー図の確認

業務フロー図は業務のつながりを可視化できますので、次の点が浮き彫りになります。

・時系列の整理状況

・業務の分岐が複雑でないか

・無駄なプロセスはないか

・関係するメンバーの洗い出しは十分か

これらを確認することにより、各業務の区切りごとで業務が止まる要因を分析でき、関係各所との連携も明確になりますので、業務改善に役立てることができます。

Part 4: 業務プロセス管理におすすめITツール

Part3ではEdrawMaxを用いて業務プロセス分析の方法を説明しましたが、EdrawMaxは業務プロセス管理におすすめできるITツールです。

業務プロセスは必要であるとはいえ、時間も手間もかかります。EdrawMaxなら業務プロセスが効率的につくれますし、図の作成も簡単です。

業務プロセスに合うテンプレートを含めて、テンプレートの数は合計で260種類以上もあります。先ほど見ていただいたようなきれいな図を簡単に作成できるうえ、画像やPower Point、ExcelなどのOfficeツールへの出力も可能ですので、大変使い勝手がよいのが魅力です。

ビジネスシーンの場合、プレゼンや資料など、他の人と確認するケースでの使用は頻繁にありますので、アプリで動くEdrawMax単体では使い勝手が悪いときもあるでしょう。そこでOfficeを始め、EdrawMaxはメジャーなファイル形式に対応していますので、さまざまなかたちで保存が可能です。

資料作成や画像出力してメールに添付したりするなど、柔軟な使い方ができますので、EdrawMaxは使い勝手がとても優れたツールであるといえるでしょう。

以下のボタンからマトリックス図の作成ツールEdrawMax（エドラマックス）を無料ダウンロードできます。

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