5ステップで完成！分かりやすい業務フローの書き方とは？

業務をスムーズに進めるためには、関係者全員が流れを正しく理解していることが重要です。

そこで役立つのが「業務フロー図」です。業務フロー図を活用すれば、手順が明確になり、業務の見える化や改善にもつながります。しかし、「どのように描けばよいのか分からない」「作成に手間がかかりそう」と感じる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、初心者でも簡単に業務フロー図を作成できるように、基本ルールや手順、ポイントを5ステップで詳しく解説します。

1.業務フローを描く目的

業務フローを描く目的は、業務の可視化によって効率を向上させ、組織全体の生産性を高めることにあります。具体的には、以下のような目的で活用されます。

・業務の見える化

　各業務プロセスの流れを明確にし、関係者全員が共通認識を持てるようにする。

・業務の標準化とマニュアル化

　業務の手順を統一し、属人化を防ぐことで、誰が担当しても一定の品質を保てるようにする。

・業務改善の促進

　非効率な作業を特定し、業務の無駄やボトルネックを発見して改善につなげる。

・新人教育の効率化

　フロー図を活用することで、業務の流れを直感的に理解しやすくし、新入社員の早期戦力化を図る。

・システム導入・自動化の検討

　業務プロセスを整理することで、RPAやERPなどのシステム導入時の要件定義を明確にし、スムーズな導入を支援する。

業務フローを描くことで、現状の課題を可視化し、改善策を立てやすくなります。業務効率化やチームのパフォーマンス向上に役立つため、積極的に活用することが推奨されます。

2.業務フロー図の基本：記号、ルールとサンプル

業務フロー図は、業務の流れやプロセスを視覚的に表現するためのツールです。明確な記号やルールを理解し、適切に活用することで、業務プロセスの可視化と改善に繋がります。

業務フロー図の主な記号

業務フロー図では、以下の基本記号を使用してプロセスを表現します。

• 開始・終了（端子記号）：楕円形で表し、業務の開始や終了を示す。
• 処理（プロセス記号）：長方形で表し、具体的な業務や作業を記述する。
• 判断（条件分岐記号）：ひし形で表し、「はい／いいえ」などの選択肢を持つ分岐点を示す。
• 矢印（フローライン）：各ステップ間の流れや手順の方向を示す。
• 入力・出力（データ記号）：平行四辺形で表し、情報の入力や出力を表現する。

業務フロー図の基本ルール

業務フロー図を作成する際は、以下のルールを守ることで、分かりやすく効果的な図を作成できます。

1. 一方向の流れを意識する
   基本的に左から右、または上から下へ流れるように配置する。
2. 統一された記号を使用する
   記号の形状や意味を統一し、混乱を防ぐ。
3. 簡潔な表現を心掛ける
   各ステップの説明を短くし、必要最低限の情報にとどめる。
4. 適切な矢印を使用する
   プロセスの流れが明確になるよう、適切に矢印を配置する。
5. スイムレーンを活用する
   業務担当者ごとに役割を分ける場合、スイムレーンを使用して担当範囲を整理する。

業務フロー図のサンプル

実際の業務フロー図は、目的や業務内容に応じて異なりますが、基本的なフローは以下のようになります。

例）発注処理の業務フロー図

このように、業務フロー図の基本的な記号やルールを理解することで、より分かりやすく、正確な業務フロー図を作成できます。

3.業務フロー図を描く手順

業務フロー図を作成することで、業務の流れを可視化し、問題点の発見や業務改善がしやすくなります。以下の5つのステップに沿って、初心者でも簡単に業務フロー図を描ける方法を解説します。

Step1 関係者（部署）を洗い出す

業務に関わる関係者や部署をリストアップします。関係者を特定することで、業務の流れがどのように進むのかを把握しやすくなります。

• 各業務プロセスに関与する部署・担当者を整理する。
• 役割ごとに分類し、後のスイムレーンの作成に備える。

Step2 関係者（部署）のタスクを洗い出す

各部署や担当者が行う具体的なタスクを明確にします。

• 各関係者がどの業務を担当しているかを明確にする。
• 業務の開始から終了までの主要なタスクをリストアップする。
• 無駄なプロセスや重複がないかを確認する。

Step3 タスクを時系列に沿って配置する

業務の流れを時系列順に整理し、タスクの順番を明確にします。

• タスクの開始から終了までの流れを整理する。
• 並行して行われる作業がある場合、それらの関係性を明確にする。
• 業務がスムーズに進むよう、シンプルな構造を意識する。

Step4 処理同士の関係を線で結ぶ

各タスク間の関係を矢印で結び、業務の流れを視覚化します。

• 処理の順番が明確になるように矢印を配置する。
• 判断が必要な箇所には分岐（「はい／いいえ」など）を加える。
• スイムレーンを活用し、各担当者の役割が明確になるよう整理する。

Step5 チェックと見直し

最後に、作成した業務フロー図を見直し、抜け漏れがないか確認します。

• 各タスクが正しい順序で並んでいるかを確認する。
• 無駄なフローがないか、簡潔にできる部分がないかを検討する。
• 関係者と共有し、実際の業務フローと一致しているかを確認する。

この5つのステップを踏むことで、業務フロー図を効果的に作成できます。フロー図の作成を通じて業務の課題を明確にし、よりスムーズな業務運営につなげましょう。

4.分かりやすい業務フロー図を作成するポイント

業務フロー図を効果的に活用するためには、見やすく分かりやすい図面を作成することが重要です。以下のポイントを意識することで、視認性の高い業務フロー図を作成できます。

①業務を適切な単位に分解する

業務フロー図は、業務の流れを詳細に表現するため、1つのプロセスを適切な単位に分解することが重要です。

• 大きすぎるプロセスは、複数のステップに分ける。
• 各プロセスの役割を明確にする。

②記号、色を最小限に使う

多くの記号や色を使いすぎると、フロー図が複雑になり、視認性が低下します。

• 必要最小限の記号と色でシンプルに表現する。
• 重要な部分のみ強調色を使用する。

③処理の流れを交差させ過ぎないようにする

矢印が交差しすぎると、フロー図が複雑になり、流れが理解しづらくなります。

• 処理の順番を整理し、交差を最小限に抑える。
• 必要に応じて、スイムレーンを活用する。

④時系列を追いやすいように線を引く

業務フロー図の読みやすさを向上させるためには、時系列を意識した配置が必要です。

• 左から右、または上から下へ流れるように矢印を配置する。
• 必要な場合は番号を付け、手順を明確にする。

⑤見出しや注釈の活用

見出しや注釈を適切に配置することで、図全体の構造を直感的に理解しやすくなります。

• 各プロセスに簡単な説明を追加する。
• 重要なポイントには注釈を入れる。

⑥シンプルなレイアウト

情報を詰め込みすぎると、業務フロー図の可読性が低下します。

• 余白を適切に取り、見やすいレイアウトを維持する。
• 簡潔なフローにまとめ、不要な情報を省く。

これらのポイントを意識することで、業務フロー図の見やすさと理解しやすさが向上します。誰が見ても分かりやすい業務フロー図を作成し、業務の効率化を図りましょう。

5.業務フロー図を作成するツール

業務フロー図を作成する際は、適切なツールを活用することで、作業の効率を大幅に向上させることができます。特に EdrawMax は、初心者からプロまで幅広く利用できる業務フロー作成ツールとして人気があります。以下では、その主な特徴とExcelとの比較について解説します。

EdrawMaxの主な特徴

特徴1：豊富なテンプレートと記号

EdrawMaxには、業務フロー図作成に役立つ多くのテンプレートと記号が用意されています。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で、初心者でもすぐに業務フロー図を作成できます。

特徴2：飛躍線の自動作成

フロー図が複雑になると、矢印が交差して見づらくなることがあります。EdrawMaxでは、飛躍線（ジャンプライン）が自動的に作成され、図の視認性を維持できます。

特徴3：流れを示すアニメーション

作成した業務フロー図をアニメーションとしてエクスポートし、視覚的に流れを伝えることが可能です。GIF形式で保存できるため、プレゼンテーションや研修資料にも活用できます。

EdrawMaxとExcelの比較

Excelでも業務フロー図を作成できますが、専用の機能が少ないため、手間がかかります。一方、EdrawMaxは、専用ツールならではの豊富な機能を備え、短時間で見やすいフロー図を作成できます。

業務の効率化や可視化を促進するために、EdrawMaxを活用して業務フロー図を作成してみましょう。

まとめ

業務フロー図は、業務の流れを視覚的に整理し、効率化や業務改善を図るために非常に有効なツールです。本記事では、業務フロー図の基本、描き方、作成時のポイント、そして便利なツールについて解説しました。

特に、業務フロー図を作成する際には 適切な記号やルールを守ること が重要です。また、プロセスを整理し、 簡潔で見やすいフロー図 にすることで、誰でも理解しやすくなります。

さらに、 EdrawMaxのような専用ツール を活用することで、より効率的に業務フロー図を作成でき、業務の見える化がスムーズに進みます。

今回学んだ知識を活かすには、無料のお試し版が用意されているEdrawMaxがおすすめです。実際に業務フロー図を作成し、実感してみてください。