WBSとは？作業分解構成図の詳細解説

大きなプロジェクトを担当する時には、作業工程の分担や進捗状況のチェックなど責任者として意識することは多くなります。まず多くのプロジェクトに精通している人が行っているWBSを取り入れてみることがおすすめです。
今回はWBSとは？と耳慣れない方に、WBSの詳細や作り方などWBS作成に役立つポイントを紹介します。

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Part 1: WBS(Work Breakdown Structure)とは

WBSとはWork Breakdown Structureの略で、システム開発において作業分解構成図を作成することです。その名前の通り、作業を分解して構造化していくスケジュール作成やプロジェクト管理を担っています。プロジェクト全体の作業を大まかにタスクにまとめ、遂行していく順番をツリーで揃えていく形になります。
WBSを作成すれば業務の進捗度を確認しながら、今後の計画を立てたり、タスクのバランスを整えたりするなどのプロジェクト全体の管理が行えるようになるでしょう。
以下ではWBSをより理解しやすくするために、目的とメリットや注意点についてまとめます。WBSを最大限活かしていくためにも、適切な運用を心がけていきましょう

→関連記事：WBS作成ツール - 作業分解図を簡単に
→関連記事：WBSの例 - 無料ダウンロード＆編集可能

Part 2: WBSの目的

WBSの目的は、プロジェクトの漏れをなくして確実に完了させることです。全体像を認識もせずにスケジューリングを行ってしまうと、見積もりが甘くなってしまって予定通りにプロジェクトが進まなくなってしまいかねません。
WBSは、そのプロジェクトで何をすべきなのかより明確にして、スタッフの役割分担やスケジュールの調整を行うために活用されています。特にプロジェクトの内容や業務を視覚化できることから、共通認識を持って業務にあたれるようになるところが大きな特徴です。
計画的に業務を進めていくためにも、プロジェクト全体の流れをチームで共有して確認し合える環境をWBSで作ってみませんか。

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Part 3: WBSのメリットと注意点

WBSのメリットを大きく2つに分けると、

などがあります。

3.1 管理や運用の最適化ができる

WBSでは、作業別で誰が携わっていて何時までに行うのか図式化してチームで確認することができます。そのため、メールや口頭だけで指示を出すよりも、具体的な業務のイメージを持ちながら作業の確認をする効率が飛躍的に上がります。

3.2 ステークホルダーの満足度が上げられる

ステークホルダーは、企業が経営をするうえで、直接的または間接的に影響を受ける利害関係者のことです。受託業務を行う際にも作業開始から完了までの期間や、見積金額などを経験勘だけでなく、WBSのデータを元に提案できるようになります。見積もりがより正確になることで、ステークホルダーに与える満足度も高められるようになるでしょう。

3.3 WBS作成時の注意点

WBSを作成する際に見落としがあってしまったり、想定外なことが起きた時に改善などを行っていったりしなければ、間違った情報を広げてしまうことにもなりかねません。
WBSを作成する際は、チームで必要なことを出し尽くして、業務実行中にも改善するべきところは直し、共有しておくべきことを正しく把握できる作り方をしましょう。

Part 4: 無料作図ソフトでWBSの作り方

4.1 無料WBSテンプレートダンロード

☝☝上図：EdrawMaxで作成したWBSの例☝☝

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WBSを作図するには、専用作図ソフトであるEdrawMaxを利用するとよいでしょう。新規作成で最初から作ることも可能ですが、ギャラリー内にあるテンプレを編集して作り上げることも出来ます。
WBSの新規作成や編集して再利用いずれにも役立つ、WBS作りの流れを紹介します。

4.2 WBSの作り方

WBS作りは大きく分けて、下記のステップを５つ踏む必要があります。

それぞれを紹介していくと

• プロジェクト名や責任者を決める

中央上部に、誰が担当するプロジェクトであるか明記する。
かかるコストや工期など目安となる数字を入れておく。

• 大まかな工程を決めて分担する

プロジェクト名の直下ブランチとして主要な工程をおく。
各工程における責任者（チームリーダー）も記載する。
工期やコストなども明記する。

• それぞれの工程に必要なタスクを設定

工程のゴールに合わせた、具体的な取り組みをタスクにする。
タスク具体化の精度により、プロジェクトの進捗が変わる。

• タスクを行うための子タスクを設定する

タスク達成するための必要な行動を子タスクとして設定する。

• 工期を定める

目安となる日数や締切などを設ける。

といった流れになります。WBSを細かく作成することで、実際のアクションも具体的にスピーディーに取り組むことが可能です。

まとめ

WBSは会社が行なっているプロジェクトの全体を、細分化して明確にすることができるため、関係者全員で共通認識を持って業務が遂行できるようになります。メールや口頭だけの指示では伝わりきらない可能性のある事柄でも、WBSを作れば見落とす心配もなくなります。
PCソフトで簡単にWBSを作りたい時は、EdrawMaxで作図することが必要です。EdrawMaxであればWBSのテンプレートも用意されているため、どのような作り方をすればいいかわからないという方でも簡単に編集ができます。