５W１Hとはどんなもの？言葉の意味とビジネスで使われる目的

仕事を行なっていく上で、相手とのコミュニケーションは必要不可欠です。しかし、いざ自分の思いを相手に伝えようと思った時に、上手く伝わらなかったという経験はありませんか？その理由には、５W１Hがうまく使えていないことが要因となっている可能性があります。
今回はその5W1Hについて、基本的な意味から目的、5W1HをEdrawMindで書く方法をそれぞれ解説します。ビジネスのフレームワークの基本ともされる5W1Hを意識すれば、相手とのコミュニケーションもスムーズに取れるようになるでしょう。

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Part 1: ５W１Hとは？

そもそも５W１Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（だれが）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を意識して文章を構成することを指します。この考え方はビジネスフレームワークの基本ともされ、伝えたい趣旨を明確にし、情報を過不足なく伝えられる方法として使われています。
正しく５W１Hが使えるようになれば、話したい情報のすべてを相手に伝えやすくなるでしょう。

Part 2: ５W１Hの意味

５W１Hを構成している言葉が、それぞれどのような意味を持っているのか解説します。まずは意味を正しく把握して、適切な文章作成を目指しましょう。

2.1 When（いつ）、Where（どこで）

５W１HにおけるWhenとWhereを組み合わせることで、時間と場所を明確に相手に伝えることができます。いつの話で、どこで起きたことなのかまずは相手に把握してもらいましょう。

2.2 Who（だれが）、What（なにを）

WhoとWhatの組み合わせは、誰が何を行ったのか具体的に説明ができるため、どのような結果となったのか結論を伝えられます。

2.3 Why（なぜ）、How（どのように）

WhyとHowの組み合わせでは、なぜそうなって、どのようにその結果になったのか、物事の過程を説明します。

2.4 ５W１Hを組み立てる順番

５W１Hを組み立てる順番は、最初にWhenとWhereで時間と場所を伝え、次にWhoとWhatで誰が何を行ったのか結論を伝えます。結論を伝え終わったら、WhyとHowでなぜそのような結果になったのか過程の説明を最後に持ってきましょう。

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Part 3: ５W１Hが使われる目的

５W１Hが使われる目的をビジネスと文章、会話術に分けて紹介します。目的をしっかりと把握して正しく５W１Hを役立てましょう。

3.1 ビジネス（報連相）

ビジネスでは報連相を行うときの伝え方として、５W１Hが利用されます。報告や連絡、相談したい内容を５W１Hの構成で伝えることで、何を求めているのか円滑にコミュニケーションをとれるようになります。

3.2 文章たて

５W１Hは文章を組み立てる時にも役立ちます。５W１Hに合わせて文章を構成していけば、自然とバランスの取れたまとめ方ができるので、文章たてにも効果的です。上手く文章が書けないという方は、５W１Hに則って順序だてて説明する文章を作れるように練習しましょう。

3.3 会話術

５W１Hは自分の述べたい結論から話すことになるため、聞き手側に興味を持ってもらいやすくなります。逆にいきなり結論に至るまでの過程から説明を始めてしまうと、何を伝えたいのか分かりにくく感じさせてしまいかねません。

Part 4: EdrawMindで５W１Hを書く方法

話の要点をまとめるために５W１Hで文章を書こうとしても、何をどのような手順で説明するのか決まっていないと、まとまった文章が書けません。そんな時はEdrawMindでマインドマップを作成することをおすすめします。
EdrawMindは幅広い図表を作図することができるツールで、様々な情報を視覚化して頭の中を整理することに役立ちます。

マインドマップは自分の考えをジャンルや項目に分けて考えていく形を取るため、テーマを決めて5 W 1 Hごとの項目に分けて話す言葉を書き出せます。また、EdrawMindではマインドマップのテンプレートを選べるため、テキストを挿入するだけで文章構成を作り出すことも可能です。
さらにテンプレートにノードや図を追加していくこともできるため、足りない情報を補足したり、追加したりすることも直感的操作で行うことができます。加えてテンプレートを使わなくても搭載されている編集機能を活用すれば、自由にマインドマップを作ることもできるでしょう。
まずはテンプレートを活用して大まかな形を覚えて、慣れてきたら編集機能を使って自分が見やすい作図を行うことをおすすめします。PC操作に慣れていなくてもほとんどの機能がマウス操作で行えるため、初心者の方でも安心してお使いください。

Part 5: まとめ

５W１Hはビジネスにおいてコミュニケーションの基本となる、要点から順序立てて説明することが可能になる伝え方です。要点がわからずじまいでは、報連相に時間もかかってしまうため、まずは結論から話すことを意識しましょう。 もし５W１Hを活用した話し方が苦手だという方は、EdrawMindを活用したマインドマップの作成をおすすめします。まずは何を話したいのか５W１Hのそれぞれに分けて、話す内容をまとめてください。何を話すか視覚化できれば、おのずと話す内容もまとまってくるでしょう。簡単操作で作図も行えるので、EdrawMindの活用もご検討ください。