如何利用心智圖更好地管理會議
大多數辦公室人員都有喜歡每天在工作時開的無聊冗長的會議，會議被大多數員工視為浪費時間。因此，對於會議組織者來說，他們想知道如何才能有效率地管理會議而不至於讓人不滿意？
尋找一種有用的工具來管理高效率的會議是很重要的。作為生產力工具的心智圖，似乎是會議管理的一個很好的工具來說明思路。現在，我們就透過一款免費的心智圖工具--EdrawMind，來探討如何使用心智圖來更好地管理會議。.
什麼是有效率的會議？
在會議中，你可能會發現一個有趣的場景：一些與會者坐在那裡打瞌睡，一些與會者玩著手機，很少集中精力開會。在這種情況下，會議的效率顯然不夠高，人們也無法專注於會議。在我們看來，有效率的會議應具備以下明顯特徵。
- 充分準備 – 有效率的會議應該有備選的 B 計劃、C 計劃，甚至 D 計劃等，以備不時之需。
- 合理的時間控制 – 借鑑成功的TED演講，組織者應事先為演講者提出時間範圍。
- 合理的會議議程 – 應根據時間和任務制定簡明扼要的會議議程。不僅要強調會議部分，還可以計劃一些問答和遊戲部分，讓與會者參與其中。
- 以結果為導向的安排 – 以結果為導向的安排需要更加關注與會者的收穫和會議成果，而不是浪費時間卻沒有結果。
- 執行計劃流程管理 – 執行計劃旨在監控會議議程的流程。它提供數據支持，幫助控制議程程序。
為什麼使用心智圖管理會議？
心智圖作為一種生產力工具，被廣泛應用於商業領域，如分析商業戰略、規劃時間表、管理任務會議等。心智圖的特點是主題集中，且周圍環繞著不同類別的靈感和想法，是更好地管理會議的適當工具。會議心智圖可以直觀地收集想法、議程和行動計劃，並在無限的頁面中記錄整個會議過程。現在，我們來了解一下使用 Edraw EdrawMind 創建有效率會議心智圖的步驟。
使用心智圖更好地管理會議
1. 製作會議準備清單
在計劃會議之前，組織者需要提出幾個問題，以設定會議的基調和主旨。心智圖可以讓策劃者安排會議的背景情況，並在會議前準備不同的計劃。
準備清單作為一個基本主題，應該放在心智圖的中心位置，並分支出來進一步探討。準備清單的組成部分包括組織會議的目的、預期成果、與參會者、發言人和其他工作人員的協調，以及會議意外（如取消和延遲）時的 B 計劃等。
2. 設定會議議程
設定會議議程是會議組織者最重要的任務之一，因為它可能影響整個會議的效果。對於與會者來說，會議議程顯示了會議的整體結構，目的是保證會議順利進行。特別是對於會議心智圖來說，議程的每個項目都可以作為一個分支添加到議程主題下。使用 EdrawMind，你可以插入標籤組，指定相關人員負責每個部分，併為議程的每個連結添加時間限制。
3. 會議安排
會議安排包括人員安排、座位安排和發言人安排。例如，在安排人員時，你應該為不同的小組指定組長，並只向這些組長下達指令。人員安排心智圖可以直觀地知道每個項目的組長。然後是座位安排，因為座位安排總是爭議的起源，所以座位計劃心智圖以計劃的形式表達了對每個成員的尊重。此外，主持人安排心智圖更強調主持人的選擇及其順序和時間限制。
4. 記錄會議
會議心智圖的比普通的筆記工具還好，因為如果遺漏了某些要點，心智圖更能直觀地回憶起記憶。如果熟悉心智圖工具的快捷鍵，也不會在鼠標操作上浪費太多時間。他們還可以在空白區域的任何地方注意記下，以便進一步探索。會議結束後，記錄員可以將想法自由拖放到不同的分支，重組會議記錄，使其更加全面。
總之，有效率的心智圖工具--EdrawMind可以組織和安排整個會議管理過程。你可以免費試用心智圖，享受更好的會議管理。
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