現在,幾乎所有專業領域、行業和組織都使用工作流程圖。使用這些工具可以簡化和釐清業務流程。工作流程圖對於做出更好的業務決策和提高效率來完成更好的結果相當重要。業務工作流程圖是許多行業的重要組成,因此了解以及使用它們相當重要。
透過本篇文章的幫助,您將對工作流程圖有透徹的理解。
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什麼是工作流程圖
一個工作流程圖使用箭頭、形狀和標籤等來視覺化地表示任務,通常用於團隊成員解決問題或克服當前面臨的問題所採取的步驟。
例如,客戶服務團隊有一個工作流程圖,用來展示他們滿足客戶需求所採取的步驟。在某些工作流程圖中,它描繪了團隊的工作,例如在製作新產品時,每個步驟都代表不同成員的職責。
使用工作流程圖的一些主要好處如下:
- 工作流程改善有助於提高效率,減少浪費,並為任何規模的企業創造收入或節省成本。
- 工作流程圖不僅僅提供了有用的視覺表示,同時還為法律、符合法規和審計等需求提供了必要的文件。
- 工作流程圖可以提高專業人士與團隊其他成員合作的能力。
- 工作流程圖可以作為新團隊成員的有效培訓工具。
- 工作流程圖可用於增加工作場所的滿意度,因為它為每個工作步驟提供了明確的資訊。
工作流程圖類型
由於流程圖是很強大的工具,因此它們在各個領域和行業都有廣泛的應用。您可以使用多種工作流程圖類型,具體取決於您要視覺化的流程類型。
以下是一些工作流程圖的類型:
2.1 ANSI圖:
ANSI流程圖代表了整個業務流程的詳細資訊。該設計中使用的符號被當成工作流程符號的通用語言。這是最早的工作流程標準之一。
2.2. 結構化系統設計流程圖:
結構化系統設計是一種以過程為導向的方法。它試圖將一個復雜的項目分解為許多較小、更易於管理的模塊或任務。
2.3 泳道圖:
泳道流程圖是業務中最常用的流程圖之一。它還分成幾個類別,有助於員工更加理解自己的工作職責。
2.4 資料流程圖:
對於任何流程或系統,資料流程圖(DFD)顯示資訊流動的情況。您可以使用它們來分析現有系統或對新系統進行建模。
2.5 統一建模語言圖:
最常見的圖表就是統一建模語言。在商業領域,它用於表示架構設計。此外,它為利益相關者提供系統的全面概覽。
2.6 SIPOC圖:
SIPOC圖展示了輸入和輸出之間的資訊流動。透過這種方式,能夠高品質的呈現資訊。
2.7 BPMN圖:
BPMN流程圖與統一建模語言流程圖非常相似。它顯示了順序過程。業務和技術人員可以使用共同的語言進行溝通。
2.8 倉儲流程圖:
倉儲流程圖是一種描述倉儲和庫存管理過程的流程的圖表。這裡提供了一個倉儲工作流程圖的範例。
工作流程圖符號和形狀
流程圖是一種使用特殊形狀來表示流程中不同類型的動作或步驟的圖表。出現在流程圖中的符號被稱為流程圖符號。
- 矩形 - 在此部分,您可以加入說明或動作。
- 橢圓形 - 代表流程的開始和結束。
- 菱形 - 菱形代表做出的決策。
- 平行四邊形 - 平行四邊形表示輸入和輸出。
- 圓形 - 圓形充當連接器,它允許讀者跳過某些部分。
這是一個工作流程圖範例-
工作流程圖元件
構成工作流程的元件是理解工作流程圖如何運作的關鍵。透過使用輸入、輸出和轉換,可以在最短的時間內傳達成果。
透過理解這些元件,您將能夠正確閱讀工作流程圖,並創建自己的圖。工作流程圖由以下元件組成:
- 輸入:輸入是完成某個步驟所需的勞力、資金、設備或資訊。
- 轉換:它是流程的轉換,例如位置、物理特性、所有權或用途的改變,從而產生輸出。
- 輸出:輸出是轉換的結果。
在工作流程圖中,使用形狀和箭頭來視覺化這些元件。您可以從我們提供的工作流程圖範例中了解更多。
創建工作流程圖的步驟
您可以為公司內部的多個流程創建商業工作流程圖。根據情況和業務性質的不同,商業工作流程圖會有所變化,但整體而言,您可以遵循以下教學步驟:
步驟1識別流程
每次只視覺化一個業務流程,這樣就不會產生過於復雜的圖表。同時要說明您的工作流程是否代表目前的流程,或是未來您打算執行的流程,這非常重要。
步驟2收集資訊
與不同的人和部門交談,確保您的工作流程盡可能準確。應該概述每個步驟所涉及的部分,並確定負責人。
步驟3創建工作流程圖
現在是時候將資料視覺化了。您可以選擇使用繪圖工具或紙筆,都可以。無論您選擇哪種方式,都要確保它可以共享、編輯,並且易於理解。
不過,手繪圖表可能會耗費大量時間,而且需要高度專注。那麼,如果我們有工作流程圖範本該怎麼做?EdrawMax為您提供了各種範本,可用於繪製業務流程的工作流程圖。因此,您可以很方便地調整現有流程或創建新流程。此外,EdrawMax還提供免費試用版,如果您想了解如何使用,可以試試它的免費版。
步驟4分享最終草案
如果您已經完成工作流程圖,請與團隊成員分享,這樣每個人都可以理解相關的步驟和操作。此外,分享該圖表將有助於了解大局。在繪製跨部門流程時,這一點特別有用。
步驟5追蹤、分析和改進
記錄的業務流程步驟越多,就越容易識別潛在的瓶頸。同時也可以識別流程中的關鍵人物。使用該圖表來識別哪些任務是必須的、哪些可以刪除或簡化、哪些可以自動化。
工作流程圖範例
工作流程圖可用於各種企業和行業。您可以從這些工作流程圖範例中了解每種細分是如何創建的。
範例1 - 臨床工作流程圖
臨床工作流程圖有助於您展示達成特定目標(例如在醫療領域提供臨床服務)所需的步驟。
範例2 - 採購付款流程圖
採購付款週期工作流圖中,使用了泳道圖來表示採購到付款的週期。每個部門或團隊都有自己的泳道圖。
範例3 - 工作流程統一建模語言圖
統一建模語言圖包括結構圖、互動圖和行為圖。從本質上講,它簡化了資訊流程。
範例4 - 工作流程圖範本
工作流程圖以視覺化的方式說明了業務流程的運作方式。該圖表可用於描述各種任務,以及負責完成這些任務的團隊成員。
範例5 - 庫存訂單處理流程圖
庫存訂單處理流程圖有助於透過訂購新商品來補充庫存和貨架的過程。
總結
最初創建工作流程圖看起來很麻煩,但目前有許多易於使用的工具可以幫助您和您的團隊完成這項工作。利用EdrawMax自動化的功能,來完成您團隊的工作流程,這樣您就不會漏掉任何資訊。EdrawMax旨在改善團隊溝通和協作,立即探索我們的整合功能!
