貴公司內部是否存在各系統間從未相互串接的問題?貴組織是否經常遭遇重大延遲或瓶頸,持續影響財務績效?由於流程效率不彰,企業每年平均損失超過20%的營收。儘管有如此龐大的損失,許多組織仍未改善其流程效率。泳道流程圖有助於消除冗餘、瓶頸及組織流程的無效率。此外,它還能協助您找出待改進之處。
讓我們深入瞭解泳道圖。
本文目錄
什麼是泳道圖
泳道圖是一種從頭到尾描繪流程的流程圖。此外,此類型的圖表能讓人們有效瞭解自身在組織中的職責,而不是只有記錄流程步驟。
以下範例有助於您瞭解何時使用泳道圖:
1.1 銷售工作流程建立
泳道圖是建立銷售工作流程模型的絕佳工具。透過此圖,行銷人員可以識別合格的潛在客戶。
1.2 新進員工入職流程
人力資源人員可以運用泳道圖更加瞭解員工在入職期間的職責。
1.3 內部稽核工作流程
使用泳道圖能釐清在稽核過程各階段需要涉入的人員。這對利害關係人和管理團隊最有幫助。
1.4 應付帳款流程
泳道圖能清楚呈現流程中的各個步驟,並界定負責人。這有利於掌握公司的財務健全狀況。
1.5 信用卡核發流程
信用卡核發流程的泳道流程圖,每個泳道代表流程中每個人或實體負責的活動。
泳道圖的屬性和元素
與標準流程圖不同,泳道圖中的流程是按泳道分組的。每個泳道都標示了負責該部分的參與者。流程步驟則列在各自的泳道中。從泳道之間的互連動作可以清楚看出,不同角色如何互動以保持流程順暢運作。在設計複雜的泳道圖時,使用標準符號可以輕鬆連接相關的泳道。
泳道圖的目的和優點
與其他工作流程圖相比,泳道流程圖為企業組織提供了若干優勢。以下是泳道流程圖的主要目的和優點:
- 它有助於確保組織內所有人步調一致。
- 使用圖表可以找出瓶頸、浪費和其他無效率之處,並凸顯泳道之間的冗餘。
- 它可以用來識別泳道內的流程延遲或產能限制,以便進行處理和解決。
- 泳道圖可用於為流程建構不同方式的模型,或因應人事變動等環境變化進行調整。
- 泳道圖能比敘述性描述更清楚地傳達資訊。
- 泳道圖有助於整合團隊或部門之間的流程,從而隨著時間推移產生更簡潔的流程。
如何建立泳道圖
在實際繪製泳道圖之前,需要進行大量規劃。在準備和製作泳道圖時,應注意以下幾點:
步驟1訂定目標
無論做什麼,訂定明確的期望和瞭解目標都非常重要。以此出發繪製圖表,有助於您瞭解圖表的用途並相應地引導您。
步驟2詳細分解
將計劃詳細分解能幫助您更清楚地掌握全貌。此外,將流程拆分成更細部的片段,也便於在圖表中將資訊整理成群組。
步驟3確定泳道
首先您需要決定泳道的流向。確定方向後,列出不同的泳道類別,例如參與者、部門或工作群組。之後如果改變主意,只需旋轉泳道即可。
步驟4建立流程清單
接下來,使用標準流程圖符號將連續的流程步驟新增到適當的泳道中。納入不同泳道之間的連接,以及截止日期和各自的負責人。
步驟5檢視圖表
如實記錄流程,但注意是否存在缺口、重複、瓶頸和其他問題。在泳道圖中解釋可能提升效率和品質的流程步驟時,盡可能詳細說明。
步驟6團隊參與
最後,確保所有相關利害關係人和團隊成員都認同您的圖表。在此階段特別重要,因為其他團隊成員可以幫助您找出可能遺漏之處。務必與所有人分享對原始圖表所做的任何修改,必要時解釋變更之處,以便大家提供回饋。
步驟7分享和使用圖表
泳道圖完成了。您可以在內部使用,或與外部分析師溝通職責、規範培訓流程並找出無效率之處。繪製泳道流程圖可能需要大量時間和精力。如果有現成的工作流程圖範本,這不是太好了嗎?為了精簡您的業務流程,EdrawMax為您提供了解決所有工作流程圖問題的方案。
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熱門泳道圖範本
以下是EdrawMax中一些最受歡迎的泳道圖範本:
範例1:跨職能流程圖
跨職能流程圖以類似網格的形式展示誰在何時執行什麼任務。該流程圖展示了整個流程中職能(如利害關係人或部門)與階段(如里程碑)之間的關係。
範例2:專案藍圖範例
泳道藍圖展示了產品成果的主要階段,從評估、研究到交付成果。有四個重要領域需要考量:提案、預定、進行中和已完成。
範例3:員工招募流程
此泳道流程圖範例闡明了招聘工作流程。招聘是吸引、篩選、甄選合格人選並使其入職的過程。
範例4:數據工程BPMN
BPMN中的泳道代表流程中由不同角色或人員執行的部分。這個數據工程業務流程模型和標記法模型分為三類。
範例5:MNO入職泳道圖
這是MNO入職的泳道圖。泳道圖也稱為跨職能流程圖,在企業中廣泛用於視覺化部門之間的工作流程。
結論
泳道流程圖以圖形方式呈現流程步驟。流程被劃分為多個部分,以說明資訊如何在不同人員或部門之間流動。泳道流程圖便於追蹤團隊績效,並識別可能因溝通不足而產生的問題。使用EdrawMax,您可以建立泳道流程圖,以改善組織內的團隊溝通。
