應付帳款流程圖完整指南
Edraw Content Team
每個企業應付帳款流程至關重要。但會計部門在管理這方面的會計工作時常常面臨許多挑戰。一方面，隨著公司的發展，部門需要處理的文件數量也隨之增加。更不用說低效率的內部流程會影響您的企業財務和生產力。
要開發高效的工作流程，您需要一個應付帳款流程圖。使用流程圖可以幫助您了解交易如何在會計部門的特定區域流動。流程圖的視覺化方面有助於識別流程中的障礙，使您能夠更有效地使用資源。為了充分利用這個工具，了解它如何幫助會計部門達到其目標。讓我們開始吧。
1. 應付帳款流程圖的好處
對於應付帳款專業人員來說，獲得發票和付款的批准是最大的挑戰。一張發票需要獲得兩至五個人的授權，處理時間需要14.1天。然而，研究顯示，額外花在批准上的時間並不一定能帶來更準確的付款。儘管在付款授權上花費了更多時間，供應商仍對十分之一的付款提出異議。
以下是您如何使用應付帳款流程圖來解決這個問題。
簡化複雜流程
應付帳款流程可能變得很複雜，因為這通常是一個存在著不同系統和流程的部門。但員工卻沒有足夠的時間來處理所有的付款。這種情況通常是一個過時的應付帳款流程的典型例子，其中大部分步驟都是手動的，包括發票處理。
有了眾多供應商和龐大的賬單清單，對於應付帳款工作人員來說，跟蹤一切是很困難的。使用應付帳款流程圖，您可以清楚地看到各個步驟是如何相互關聯的。然後您可以找出哪些行動導致了問題，並進行改進。
促進簡化的溝通
應付帳款流程圖為人們提供了一種方便的方式來傳達流程、行動和指示。它還讓參與者討論實現目標的最佳方法。通過讓他們通過視覺化了解任務的連接性，67% 的員工在工作中表現更好。此工具還幫助管理人員調解問題，分析團隊溝通中的薄弱環節，分析結果並跟踪進度。
有助於更好地理解工作流程
應付帳款流程圖易於理解。您不必閱讀冗長的文件，只需查看流程圖，就可以節省大量時間。此外，應付帳款流程圖按邏輯步驟顯示數據，使用戶可以根據符號依次按順序理解這些步驟。
2. 應付帳款流程的完整週期是什麼？
完整的應付帳款流程是企業可以改進的一個領域。應付帳款是指只支付準確的賬單和發票，而不管公司的規模如何。以下是設計應付帳款流程圖的基本步驟。
接收發票
會計部門從採購部門接收並編碼發票。在這裡，您需要審核發票並決定是否接受。您可以報告任何差異，例如您訂購的物品與收到的物品之間的差異或任何損壞情況。
批准發票
接下來，將發票路由到接收產品的人員或部門。這是為了驗證收貨情況並解決任何有關詳細信息的問題。確保適當路由發票以避免延遲。
授權付款
支付發票取決於優先級和截止日期。支付批准流程從具有高優先級狀態的發票開始。通常，發票會流向財務團隊，然後再由控制器或首席財務官進行審查和批准。
處理付款
支付批准後，可以開始支付處理。支付方式取決於會計部門的流程和供應商的偏好。您可以自動或手動向供應商發送付款。
3. 如何使用圖表軟體創建應付帳款流程圖
無論您是想簡化流程還是重組老旧的會計系統，EdrawMax 都讓您輕鬆入門。這款功能強大的流程圖工具可幫助您在規劃會計系統改造時省去耗時的步驟。使用EdrawMax 的精細調功能，您可以迅速實現目標。
EdrawMax 最具相關性的功能之一是可自定義的應付帳款流程圖和用戶友好的界面。您可以使用 EdrawMax 創建有效的變更管理計劃。它通過清晰地展示您今天企業的情況，幫助您優化流程並建立有組織的工作流程系統。
通過 EdrawMax 在線和軟件，創建複雜的應付帳款流程圖變得輕鬆。EdrawMax 支持多種文件格式，包括 PDF、Visio、Microsoft Office 等。您可以輕鬆地導入和導出元素。
讓我們看看如何使用 EdrawMax 創建一個應付帳款流程圖。
步驟1 訪問 EdrawMax 在線版或下載軟件
如果您從未使用過 EdrawMax，請註冊帳戶。之後，您就可以免費使用 EdrawMax。您可以使用基本功能來創建應付帳款流程圖。如果需要更多功能，您可以購買高級會員資格。
步驟2 使用模板或選擇基本流程圖
您可以在 EdrawMax 中從空白畫布開始創建新的應付帳款流程圖。要這樣做，請點擊上方的空白畫布上的"+"或點擊基本流程圖。
您也可以從我們的模板庫中使用預製模板來創建應付帳款流程圖。您可以編輯一些應付帳款流程圖示例，添加其他元素使其符合您的需求。只需從左側導航欄中點擊模板。
步驟3 設計應付帳款流程圖
新增文本，自訂顏色、大小和位置，並以您想要的任何方式簡化應付帳款流程圖。透過這種方式，您可以建立反映您公司品牌的流程簡報。
格式化形狀：點擊「樣式」以打開填充/線條/陰影窗格，自定義形狀的外觀。您還可以點擊要編輯的形狀，它會打開樣式/填充/線條窗格。
插入文字：要向您的應付帳款流程圖添加文字，請在頂部導航欄中點擊「T」。然後點擊要添加文字的形狀。或者，您可以右鍵單擊要編輯的形狀。選擇「插入」以將文字、註釋、評論、超鏈接或附件添加到您的應付帳款流程圖中。
步驟4 決定是否保存/匯出/打印/分享文件
EdrawMax 讓您輕鬆獲取您創建的流程圖。您可以將其保存為雲端文件或個人模板。使用 EdrawMax 在線版或軟件將其匯出為圖形、PDF、Word、PowerPoint 或其他格式也很簡單。您甚至可以通過社交媒體進行分享。
要這樣做，請在頂部導航欄中點擊文件。然後選擇您想要保存、匯出、打印或分享您的應付帳款流程圖。
4.免費應付帳款流程圖範例
本節中的應付帳款流程圖示例將給您一些想法，特別是如果您想優化您的應付帳款流程時。
示例 1. 應付帳款流程
這個應付帳款流程圖示例涉及四個常見步驟：發票捕獲、發票批准、付款授權和付款執行。當企業購買信用商品時，其應付帳款部門向供應商、供應商和債權人支付款項。遵循這個會計流程圖向債權人展示，您可以妥善安排付款計劃，提高您的聲譽。除此之外，通過將其與採購訂單進行比較，可以使企業免受錯誤或非法發票的影響。
範例 2. 應付帳款流程圖
此應付帳款流程圖顯示了採購部門與會計部門（包括應付帳款）的工作流程。會計部門將收到採購部門的備忘，說明該筆採購是採信購買的。負責應付帳款的人員將審核發票。一旦在他們這邊驗證無誤，他們就從那裡創建一個付款請求。
應付帳款部門向公司的支票簽發人提交已核實的發票或付款請求以及一張支票。之後，支票簽發人決定是否批准並簽署付款請求。在支票簽發人批准後，應付帳款部門將支票寄給他們的債權人並將發票記錄為已支付。
範例 3. 會計流程圖模板
這是一個簡單的應付帳款流程圖。應付帳款流程在從採購部門收到發票並在信用支付後對所有內容進行對賬時也會考慮到憑證。此外，這個流程還涉及將採購訂單與收到的商品和服務進行匹配。
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5. 理解會計流程圖符號
在建立之前，您需要了解應付帳款流程圖制作過程中涉及的內容。在會計工作流程中，符號顯示完成工作所需遵循的路徑。不同形狀代表流程圖中的不同操作或步驟。箭頭和線條表示步驟的執行順序以及它們之間的交互作用。
儘管有不同的會計流程圖符號可用，但以下是您需要了解的最常用的會計流程圖符號：
- 終端符號：橢圓形狀代表流程中的起始和結束點。通常包含“開始”或“結束”等詞語。
- 決策符號：菱形形狀代表流程中需要回答問題並做出決策的步驟。通常是一個是/否或真/假問題。
- 處理符號：矩形形狀代表流程中的一個步驟。
- 文件符號：文件圖標代表涉及的其他參考點。它可以是打印文件或報告。
- 流程線符號：箭頭代表流程中步驟之間的方向性流動和獨特連接。
6. 了解會計流程圖符號
創建應付帳款流程圖的最關鍵步驟是找到一個適合您需求的優秀流程圖繪製程序。有多種選擇，包括在線解決方案，如EdrawMax。其應付帳款流程圖是一種快速、簡單且經過驗證的方法，可用於跟蹤這些應付帳款交易。由於已有許多模板可供使用，您肯定能找到符合您需求的內容。
流程圖完整指南
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