貴公司內部是否存在各系統間從未相互串接的問題?貴組織是否經常遭遇重大延遲或瓶頸,持續影響財務績效?由於流程效率不彰,企業每年平均損失超過20%的營收。儘管有如此龐大的損失,許多組織仍未改善其流程效率。泳道流程圖有助於消除冗餘、瓶頸及組織流程的無效率。此外,它還能協助您找出待改進之處。
讓我們深入瞭解泳道圖。
泳道圖是什麼？
泳道圖是一種流程圖,用於描述流程中每個角色的職責。藉由游泳池中泳道的隱喻,泳道圖將流程步驟置於特定員工、工作小組或部門的水平或垂直「泳道」中,以提供清楚的責任歸屬。其展示了這些泳道之間的聯繫、溝通與交接,有助於發現流程中的浪費、冗餘與效率低下之處。
此類圖表也稱為Rummler-Brache圖或跨職能圖(泳道圖有時也稱為職能帶)。泳道圖被廣泛運用於業務流程的建立與標記法(BPMN與BPMN 2.0)、其軟體設計對應的統一模型語言(UML),以及流程流程圖(PFD)等各種圖表中,作為一種重要元素。結合使用泳道與這些圖表中的符號,能夠提供一個易於理解的視覺化呈現,清楚說明流程中的職責分工。
泳道圖的歷史
1940年代,早期流程圖的一個變種——從多列流程圖開始出現。儘管外觀不盡相同,但其目的與今日的泳道圖類似,用於闡明多個單位或部門的流程。
1990年,Geary Rummler與Alan Brache出版了他們的著作《Improving Processes》,並於書中重點介紹了泳道圖。泳道圖有時也被稱為Rummler-Brache圖,以向兩位作者致敬。在Microsoft Office Visio中,它們被稱為跨職能圖。在電腦工程領域,泳道一詞亦出現於 JBoss Process Definition Language中。這段歷史反映出人們為了解決流程清晰度與責任歸屬這一個持續性的困擾所做出的努力,最終促成了今日的泳道圖被廣泛運用。
與標準流程圖不同,泳道圖中的流程是按泳道分組的。每個泳道都標示了負責該部分的參與者。流程步驟則列在各自的泳道中。從泳道之間的互連動作可以清楚看出,不同角色如何互動以保持流程順暢運作。在設計複雜的泳道圖時,使用標準符號可以輕鬆連接相關的泳道。
泳道圖的目的與優勢
對於如今擁有多個工作小組或部門的組織而言,使用泳道圖有多重好處：
泳道圖有助於確保組織內部協調一致,訊息互通。泳道圖以及在其他類型圖表中運用泳道,可以突顯出哪些流程步驟或子流程被指派給組織中的某個角色。
透過在圖表中明確說明,您可以找出不同泳道之間的冗餘,瓶頸、浪費與其他無效率之處。還能揭露流程中重複或不必要的步驟,例如不同部門執行相同的任務。泳道圖也能凸顯特定泳道內的流程延誤或產能限制,從而得以解決與改善。如此可提高效率與品質,減少不必要的工作與成本。
您可以利用第二張泳道圖來建立一個更好的流程結構,或是針對不斷變化的情況(例如人員或技術的變動)進行調整。
與其他圖表一樣,相較於敘述性描述,泳道圖能以更清晰的方式進行溝通。
泳道圖可正式用作整合不同團隊或部門之間流程的工具,進而持續改善流程。
泳道圖的屬性與要素
對於如今擁有多個工作小組或部門的組織而言,使用泳道圖有多重好處：
泳道圖有助於確保組織內部協調一致,訊息互通。泳道圖以及在其他類型圖表中運用泳道,可以突顯出哪些流程步驟或子流程被指派給組織中的某個角色。
透過在圖表中明確說明,您可以找出不同泳道之間的冗餘,瓶頸、浪費與其他無效率之處。還能揭露流程中重複或不必要的步驟,例如不同部門執行相同的任務。泳道圖也能凸顯特定泳道內的流程延誤或產能限制,從而得以解決與改善。如此可提高效率與品質,減少不必要的工作與成本。
您可以利用第二張泳道圖來建立一個更好的流程結構,或是針對不斷變化的情況(例如人員或技術的變動)進行調整。
與其他圖表一樣,相較於敘述性描述,泳道圖能以更清晰的方式進行溝通。
泳道圖可正式用作整合不同團隊或部門之間流程的工具,進而持續改善流程。
泳道作為BPMN 2.0圖的組成部分
在BPMN 2.0中,泳池/泳道是業務流程圖的四種元素類型之一。泳池代表流程中的主要參與者。不同的泳池可能處於不同的公司或部門,但仍參與同一流程。泳池內的泳道顯示特定角色或參與者的活動與流程,界定了其在流程中的職責範圍。其他三種元素類型為：
流程物件：事件、活動與閘道
連接物件：順序流、訊息流與關聯
製品：資料物件、群組與註釋
您可以在此處進一步了解BPMN符號。
如何運用泳道圖進行研究
先確定您的目標,以及為完成該目標應該研究哪些流程。考慮需要多少詳細的資料才能有效理解並發揮作用。
將工作分解成可管理的部分,但要確保您正在研究一個完整的流程,以便能夠有效地檢視並改進它。清楚界定要研究的流程邊界。
識別泳道,可能是員工、工作小組或部門。
對於現有流程,研究流程步驟的「誰」和「什麼」,以便將其劃分到各自的泳道中。指明泳道之間的互聯、溝通與交接。如實記錄流程,您要觀察流程中的缺口、冗餘或重複、瓶頸以及其他效率低下之處。但請注意,有時因為安全或品質考量,流程中會特別設置冗餘。您可以做筆記,手繪圖表或使用便利貼,之後再使用繪圖軟體進行修改。
對於正在建立模型的新流程,詳細說明可提高效率與品質和/或減少延誤與成本的流程步驟。
特別提醒：對於使用流程流程圖(PFD)、業務流程建立模型與標記法2.0(BPMN 2.0)或其他圖表類型記錄的複雜流程,可能需要由熟悉這些方法的團隊進行研究,並將泳道圖作為其中的一個元素。
如何使用泳道圖工具製作泳道圖
在實際繪製泳道圖之前,需要進行大量規劃。在準備和製作泳道圖時,應注意以下幾點:
步驟1訂定目標
無論做什麼,訂定明確的期望和瞭解目標都非常重要。以此出發繪製圖表,有助於您瞭解圖表的用途並相應地引導您。
步驟2詳細分解
將計劃詳細分解能幫助您更清楚地掌握全貌。此外,將流程拆分成更細部的片段,也便於在圖表中將資訊整理成群組。
步驟3確定泳道
首先您需要決定泳道的流向。確定方向後,列出不同的泳道類別,例如參與者、部門或工作群組。之後如果改變主意,只需旋轉泳道即可。
步驟4建立流程清單
接下來,使用標準流程圖符號將連續的流程步驟新增到適當的泳道中。納入不同泳道之間的連接,以及截止日期和各自的負責人。
步驟5檢視圖表
如實記錄流程,但注意是否存在缺口、重複、瓶頸和其他問題。在泳道圖中解釋可能提升效率和品質的流程步驟時,盡可能詳細說明。
步驟6團隊參與
最後,確保所有相關利害關係人和團隊成員都認同您的圖表。在此階段特別重要,因為其他團隊成員可以幫助您找出可能遺漏之處。務必與所有人分享對原始圖表所做的任何修改,必要時解釋變更之處,以便大家提供回饋。
步驟7分享和使用圖表
泳道圖完成了。您可以在內部使用,或與外部分析師溝通職責、規範培訓流程並找出無效率之處。繪製泳道流程圖可能需要大量時間和精力。如果有現成的工作流程圖範例,這不是太好了嗎?為了精簡您的業務流程,EdrawMax為您提供了解決所有工作流程圖問題的方案。
這是一款易於使用的工具,內建多種範例。因此,您只需挑選喜歡的範例並進行編輯即可。此外,EdrawMax現在提供免費試用。快去看看這項優惠吧!
免費的泳道圖範例
以下是EdrawMax中一些最受歡迎的泳道圖範例:
範例1:跨職能流程圖
跨職能流程圖以類似網格的形式展示誰在何時執行什麼任務。該流程圖展示了整個流程中職能(如利害關係人或部門)與階段(如里程碑)之間的關係。
範例2:專案藍圖範例
泳道藍圖展示了產品成果的主要階段,從評估、研究到交付成果。有四個重要領域需要考量:提案、預定、進行中和已完成。
範例3:員工招募流程
此泳道流程圖範例闡明了招聘工作流程。招聘是吸引、篩選、甄選合格人選並使其入職的過程。
範例4:數據工程BPMN
BPMN中的泳道代表流程中由不同角色或人員執行的部分。這個數據工程業務流程模型和標記法模型分為三類。
範例5:MNO入職泳道圖
這是MNO入職的泳道圖。泳道圖也稱為跨職能流程圖,在企業中廣泛用於視覺化部門之間的工作流程。
結論
泳道流程圖以圖形方式呈現流程步驟。流程被劃分為多個部分,以說明資訊如何在不同人員或部門之間流動。泳道流程圖便於追蹤團隊績效,並識別可能因溝通不足而產生的問題。使用EdrawMax,您可以建立泳道流程圖,以改善組織內的團隊溝通。
