Vantagens e Desvantagens do Diagrama de Gantt para Gerenciamento de Projetos

O Que É um Diagrama de Gantt?

Um diagrama de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que mostra informações e dependência de tarefas de projetos. Cada barra da linha de tempo representa uma tarefa e mostra a data inicial e final, assim como o progresso de maneira intuitiva. Combinando a tabela de tarefas na esquerda e a linha do tempo na direita, um diagrama de Gantt mostra informações detalhadas de cada tarefa e do projeto em geral, que beneficia gerentes de projetos em agendamento de projetos.

Vantagens de um diagrama de Gantt

Tire proveito total das vantagens do diagrama de Gantt para melhorar o entendimento e comunicação entre o gerente de projetos e os membros de time.

1. Visualize Informações de Projetos com Clareza

Diferente de documentos de planos de projetos feitos pelo Word, um diagrama de Gantt mostra informações essenciais sobre um projeto e as tarefas envolvidas em um gráfico. Comparando explicações de palavras, as células e barras mostram o progresso de cada tarefa num curto relance, permitindo com que a audiência veja a data de início e fim, duração, prioridade e alocação de recursos de uma tarefa na hora.

Sempre que você ver um diagrama de Gantt, você consegue ver a porcentagem completa das tarefas e checar o status do projeto para acompanhar o tempo. Ao ver todos esses elementos, você pode verificar a viabilidade de seu cronograma e fazer ajustes caso sejam necessários. Se algo inesperado acontecer, você será capaz de tomar ações apropriadas em tempo.

2. Melhorar Contabilidade e Eficiência de Comunicação

Como mencionado acima, um diagrama de Gantt te dá uma visualização clara de um projeto e as tarefas envolvidas. Tal visibilidade não apenas economiza o tempo do líder de projeto, que agora não precisa ficat atualizando seus membros de equipe, mas também engaja a equipe em acompanhar o progesso e os preparararem para a próxima tarefa na hora certa.

Além disso, planejar um projeto com o diagrama de Gantt facilita para os stakeholders o entendimento da linha de tempo e dá a clareza do projeto imediatamente, e então facilita com a contabilidade. Se todo mundo tiver clareza sobre seu papel e parceiros no projeto, mal entendimentos e orçamentos podem ficar sobre controle. Ele permite ao time coordenar melhor atividades, e permitindo com que o time melhore a eficiência de maneira geral.

3. Tornar o Planejamento do Projeto Mais Prático e Realista

Para a maioria das pessoas, geralmente fica vago e ambíguo quando eles planejam um projeto. No entanto, quando você tenta colocar seu plano de projeto em um diagrama de gantt que precisa de uma data de início e fim no calendário, de duração, possibilidade de atrasos, custo e alocação de recursos, você deve quantificar a informação para deixar as coisas mais claras. Você vai se aprofundar mais no plano e considerar mais detalhes que influenciam na prioridade e praticidade.

Para garantir a praticidade e conquista do seu projeto, um planejamento realista te ajuda a evitar atrasos e perdas de dinheiro que podem acontecer. O processo de se colocar um plano de projeto em um diagrama de Gantt te força a pensar sobre suas ideias de maneira mais cuidadosa e te dar um plano prático e maduro.

Desvantagens de um Diagrama de Gantt

1. Leva Muito Tempo para Gerenciar e Atualizar o Diagrama de Gantt

Um diagrama de Gantt consiste de um diagrama de tarefas na esquerda e uma linha de tempo na direita. Se o projeto for complexo e envolver várias tarefas em uma estrutura de trabalho, então todas as tarefas não são visíveis em uma única tela do Gantt, então você precisa rolar o mouse para ver mais tarefas. Além disso, as barras de tarefas representam apenas o tempo ao invés do trabalho e da carga realmente feitas. Projetos Edraw suporta atualizações ao progresso automaticamente se a opção de Progresso Automático estiver checada. No entanto, se alguém estiver faltando, você precisa gravar a porcentagem de progresso manualmente usando o mouse. Se você já usou o diagrama de Gantt para gerenciar um projeto, você vai ver que não é fácil realinhar as tarefas de uma seção para outra.

2. Falta de Funções Colaborativas

Para gerentes de projetos, o diagrama de Gantt faz um bom trabalho em planejar as informações básicas e calcula o custo em tempo real. No entanto, para os membros de equipe dos quais seu trabalho é o de realizar tarefas, a colaboração é muito mais importante. Se eles precisam gerenciar a carga de trabalho, compartilhar documentos e se comunicarem sobre o trabalho, o diagrama de Gantt teria limitações de visibilidade, coordenação e clareza.

Como Criar um Diagrama de Gantt

Softwares de Diagrama de Gantt profissionais como o Edraw Project ajudam gerentes de projetos no planejamento e gerenciamento de um projeto ao facilmente criar um diagrama de Gantt. Para criar um, o gerente de projetos precisa listar todas as tarefas e dividí-las em sub-tarefas apropriadas, e depois configurar recursos disponíveis para cada tarefa. Configurar informações básicas como a data de início e fim, prioridade da tarefa e custo inicial é necessário para tornar todas as tarefas práticas. Veja mais exemplos de diagramas de Gantt e balanceie as vantagens e desvantagens do diagrama de Gantt para ver como eles beneficiam seu gerenciamento do projeto.