Introdução
Administrar um café é mais do que somente preparar café e servir uns docinhos. Tal como acontece com qualquer outro negócio, requer direção e estrutura. Requer planejamento, organização e compreensão de quem faz o quê. É aqui que entram os gráficos organizacionais.
Esta ferramenta vital fornece uma visão geral das funções e responsabilidades dentro dum café, o que é absolutamente necessário, especialmente quando ele está em expansão ou tem bastante movimento. Um gráfico organizacional bem-elaborado ajuda a esclarecer qualquer confusão na comunicação ou nas responsabilidades da sua equipe.
Este artigo se aprofundará no mundo dos gráficos organizacionais de cafés. Além disso, será examinado de perto um gráfico de amostra, mostrando como seria um gráfico de sucesso para o seu café.
Compreendendo os Gráficos Organizacionais de Cafés
Conforme mencionado anteriormente, é essencial ter uma hierarquia estabelecida numa empresa para manter tudo organizados. Dessa forma, a sua equipe poderá saber a quem deve se reportar e de quem deve receber ordens. Veja a foto abaixo para ter uma ideia de como deve ser o gráfico organizacional de um café.
abaixo. 
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Neste gráfico você pode ver as diferentes funções que um café deve ter. Toma em consideração os chefs, os garçons, os baristas, os gerentes e o pessoal administrativo. Idealmente, estas são as responsabilidades que devem assumir:
- Proprietário: O proprietário é o chefão. Eles tomam as principais decisões, investem o dinheiro e são donos do negócio. Idealmente, o proprietário tem a palavra final acerca de quase todos os assuntos, especialmente quando as funções da linha descendente têm assuntos a abordar sobre os seus superiores diretos.
- Administrador: O administrador cuida da papelada, como contas e a folha de pagamento, e mantém tudo organizado nos bastidores. Eles também podem ser responsáveis por cuidar de todas as tarefas do negócio fora do café. Isso inclui o preenchimento de documentação em repartições governamentais etc.
- Gerente: O gerente executa as operações diárias. Eles agendam turnos, supervisionam a equipe e garantem que tudo corre bem.
- Chef: O chef é responsável pelo cardápio principal. Eles criam receitas e garantem que a comida seja deliciosa.
- Confeiteiro: O chef confeiteiro faz os doces todos. Eles fazem bolos, biscoitos e outros doces.
- Padeiro: o chef padeiro cuida de tudo relacionado ao pão, como pãezinhos, bagels e até pães especiais.
- Lavador de pratos: Os lavadores de pratos mantêm tudo limpo. Lavam os pratos e utensílios e ajudam a manter a cozinha arrumada. Eles também podem ser designados para trabalhos de limpeza geral, mas é melhor pedir a toda a equipe para manter todo o local arrumado.
- Cozinheiros Assistentes: Cozinheiros assistentes ajudam os chefs. Eles preparam ingredientes, auxiliam na culinária e realizam outras tarefas conforme orientação dos chefs.
- Caixa: O caixa cuida do dinheiro. Eles recebem pedidos, cuidam dos pagamentos e muitas vezes são os primeiros a cumprimentar os clientes.
- Garçom: O garçom atende os clientes. Eles anotam pedidos, servem comidas e bebidas e garantem a satisfação dos clientes. O gráfico de exemplo mostra a função dum garçom diretamente abaixo de outro garçom. Isso não significa necessariamente que um esteja acima do outro, mas você pode estabelecer uma equipe com um servidor principal, caso seja necessário.
- Barista: O barista é o especialista em café. Eles preparam café, fazem bebidas especiais de café e fazem com que os amantes do café continuem voltando. Tal como na função de garçom, você pode designar um barista chefe, caso seja necessário.
1. Como Funcionam os Gráfico Organizacionais
Como você pode ver no gráfico organizacional, o proprietário está no topo da hierarquia, seguido pelo administrador. O gestor, aquele que supervisiona diariamente o negócio, deve ser quem reportará a qualquer um deles o andamento e os problemas que a equipe possa enfrentar.
O gerente é o único diretamente conectado aos superiores. O chef, os garçons e os baristas devem relatar seu progresso diário. O lavador de pratos e os cozinheiros assistentes devem reportar diretamente ao chef designado, enquanto os chefs pasteleiros e padeiros devem reportar ao chefe de cozinha. O caixa também se comunica diretamente com o gerente.
No entanto, ao formar uma equipe, é ótimo criar uma que tenha um bom relacionamento. Isso significa que cada equipe deve ser capaz de se comunicar livremente entre si e regularmente. É claro que, em questões formais, seguir o gráfico organizacional é sempre o caminho mais fiável a seguir.
2. Gráficos Organizacionais de Cafés
No mínimo, os gráficos organizacionais dos cafés devem ter o seguinte:
- Equipe Gerenciamento/Administrativa: Para cafés novos, o proprietário pode desempenhar essa função. Deve haver alguém a quem a equipe possa se reportar diariamente.
- Equipe de cozinha/alimentação: Um bom café deve ter comida boa. É por isso que contratar um chef ou barista é essencial para garantir a qualidade dos alimentos e bebidas que você serve.
- Equipe da linha de frente: É claro que os próprios clientes não criarão a comida. Os baristas podem ser considerados funcionários da linha de frente, pois costumam fazer café na frente dos clientes e interagir com eles. Nalguns cafés, a equipe de baristas também atua como caixa.
Um bom gráfico organizacional serve de base para os membros da sua equipe. Garanta que ajusta as funções dependendo das demandas do seu negócio.
Criando um Gráfico Organizacional de Café com EdrawMind
O Wondershare EdrawMind é um software versátil ferramenta de diagramação que você pode usar para criar o gráfico organizacional do seu café. É fácil de usar com uma interface intuitiva. Ele também contém bastante recursos que serão úteis na organização do seu negócio. Ele não só pode ajudar com o gráfico organizacional, mas também pode ser usado para acompanhar o progresso ou definir metas para o seu negócio.
1. Principais Recursos
O EdrawMind tem vários recursos exclusivos que você pode usar. Confira abaixo e explore o programa para facilitar a organização do seu negócio.
- Modelos Criados Previamente: O EdrawMind tem vários lindos modelos criados previamente, o que torna conveniente para você começar a criar o seu gráfico. Além disso, confira a Galeria MindMap para modelos criados por outros proprietários de empresas como você.
- Interface de Arrastar e Soltar: Você pode adicionar fotos, vídeos e outros elementos que tornam os seus gráficos organizacionais mais imersivos e detalhados. Você também pode adicionar fotos das pessoas nas suas funções. Use o recurso arrastar e soltar do EdrawMind.
- Tela Ilimitada: O EdrawMind oferece uma tela virtualmente infinita para a sua linha do tempo. Dessa forma, você pode criar um cronograma de busca mais pormenorizado.
- Zoom e Panorâmica: À medida que a sua empresa se expande, as funções e responsabilidades adicionais podem dificultar a navegação e a visualização de tudo. O EdrawMind possui um recurso de Zoom e Pan para que você possa verificar todo o seu gráfico organizacional.
- Opções de Importação e Exportação: Após você de criar o seu gráfico organizacional, você pode exportar o seu trabalho para diversos formatos de arquivo, como o Microsoft Office, e importar arquivos e informações de outros apps para sua linha do tempo. Também pode imprimir os arquivos, para que você os possa ter no back office.
- Colaboração e Compartilhamento: O EdrawMind permite o trabalho em equipe e disponibiliza recursos de colaboração e compartilhamento para que os seus outros parceiros de negócios cooperem em tempo real.
2. Como Você Pode Criar um Gráfico Organizacional dum Café com o EdrawMind
Siga os passos abaixo para criar o gráfico organizacional do seu café com o programa. O exemplo abaixo é ideal para novos negócios de cafés.
Passo 1: Baixe e instale o EdrawMind no site oficial.
Passo 2: Na página inicial do programa, clique em Gráfico Org.
Passo 3: Clique duas vezes nas caixas de texto para editar o seu conteúdo. Neste exemplo, o Proprietário está no topo, seguido pelo Chefe de Cozinha, Gerente e Barista Chefe.
Passo 4: Para adicionar funções abaixo do Chefe de Cozinha, Gerente e Barista Chefe, selecione a caixa de texto da função e clique em Subtópico na barra de ferramentas superior.
Passo 5: Edite as novas caixas de texto abaixo. Você também pode personalizar o aspeto e o estilo do seu mapa mental com as ferramentas no painel lateral direito.
Dicas para Você Criar um Gráfico Organizacional Eficaz para um Café
Elaborar um gráfico organizacional eficaz para o seu café envolve mais do que meramente listar os cargos. Requer o planejamento cuidadoso e a implementação estratégica. Aqui estão algumas dicas práticas para ajudar a que você possa criar o gráfico organizacional mais eficiente.
- Definir Claramente Funções e Responsabilidades: Um esboço bem-definido das funções de cada membro da equipe pode eliminar a confusão e garantir que todos saibam qual é a sua parte na atividade do café. Isso inclui entender a quem eles se reportam e o que se espera deles nas suas funções.
- Manter a Flexibilidade: Um excelente gráfico organizacional não é imutável. Evolui com o negócio. Não hesite em ajustar o seu gráfico à medida que o seu café cresce ou muda. Você deve criar novas funções ou redefinir as existentes.
- Estabelecer uma Linha de Comunicação Clara: O seu gráfico organizacional deve melhorar a comunicação dentro da sua equipe. Deve mostrar claramente as relações de subordinação, ajudando a que os funcionários saibam a quem abordar em caso de dúvidas, sugestões ou preocupações.
- Revisar e Atualizar Regularmente: Revise o seu gráfico organizacional periodicamente e atualize o gráfico conforme seja necessário. À medida que os membros da equipe entram e saem e as funções mudam, garanta que o seu gráfico reflete essas mudanças.
- Tornar o Gráfico Visual e Acessível: Um gráfico organizacional excelente deve ser fácil de ler e compreender. Use cores e formas para diferenciar funções e departamentos. Garanta que é acessível a todos os membros da equipe, seja uma cópia impressa afixada no quadro de avisos ou uma cópia digital compartilhada on-line.
Conclusão
Não se esqueça de que os gráficos organizacionais num café são ferramentas valiosas. Eles representam claramente as funções e responsabilidades, garantindo que todos conhecem as suas tarefas e a quem se devem reportar.
Além disso, à medida que o seu negócio evolui, o seu gráfico também evolui. Precisa ser flexível, mudar e crescer juntamente com o seu café. Essa adaptabilidade mantém todos informados e mantém a eficiência operacional.
Com o EdrawMind, criar um gráfico organizacional dum café é bastante fácil. Dê uma oportunidade ao programa e experimente em primeira mão como ele pode ajudar a otimizar as operações do seu café hoje mesmo.
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