Como Desenhar um Fluxograma Efetivo

Use um criador de fluxogramas para criar um fluxograma de alta qualidade. Este tutorial cobre tudo o que você necessita ter em consideração ao desenhar fluxogramas. Vamos lá começar!

Diretrizes para Desenhar um Fluxograma

Honestamente, não há atalhos para criar fluxogramas, mas há várias diretrizes que você pode ter em consideração.

1. Chegue a um compromisso quanto ao conjunto de símbolos padrão de fluxograma que vai usar. Alternativamente, um padrão da companhia pode estar disponível. É importante chegar a um compromisso quanto a um padrão, já que há vários usos comuns conflitantes.
2. Desenhe uma caixa terminadora inicial na parte superior da área de trabalho.
3. Adicione a primeira caixa abaixo da caixa inicial, identificando a primeira ação simplesmente perguntando, "O que acontece primeiro?". Adicione uma caixa apropriada ao redor dela.
4. Adicione caixas subsequentes abaixo da caixa anterior, identificando cada ação perguntando, "O que acontece em seguida?". Desenhe uma seta a partir da caixa anterior até esta caixa.
5. Descreva o processo a ser mapeado.
6. Comece com um evento "desencadeador".
7. Anote cada ação sucessiva de forma concisa e clara.
8. Siga o fluxo principal (coloque os detalhes extras noutros diagramas).
9. Faça referências cruzadas para dar suporte para a informação
10. Reúna a equipe que deve trabalhar na descrição do processo. Ela deve incluir pessoas que estão intimamente envolvidas em todas as partes do processo, para assegurar que ele seja descrito como ele realmente acontece, não como uma visão idealizada.
11. Acompanhe o processo até uma conclusão útil (fim num ponto de "meta").
12. Se o diagrama final deve ser usado como parte dum sistema formal, assegure-se de que ele seja identificado de forma única

Como Desenhar um Fluxograma Efetivo

Você necessita considerar algumas coisas ao desenhar um fluxograma efetivo. Dê uma olhadela neste guia de fluxograma simples antes de começar.

1. Defina os limites do processo com pontos de início e de fim.
2. Complete o quadro geral antes de preencher os detalhes.
3. Defina claramente cada passo no processo. Seja preciso e honesto.
4. Identifique atrasos e passos que não agregam valor.
5. Circule o fluxograma por outras pessoas envolvidas no processo para receber os seus comentários.

Os fluxogramas não funcionam se eles não forem precisos ou se a equipe estiver demasiado afastada do processo. Os membros da equipe devem ser verdadeiros participantes no processo e devem sentir-se à vontade para descrever o que realmente acontece. Um fluxograma completo deve proporcionar uma visão clara sobre como um processo funciona. Com um fluxograma completo, você pode:

1. Identificar atrasos e passos que não agregam valor.
2. Identificar a responsabilidade de cada passo.
3. Fazer um brainstorm para solucionar os problemas no processo.
4. Determinar contribuições maiores ou menores para o processo com um diagrama de causa e efeito.
5. Escolha os pontos problemáticos mais prováveis com um criador de consenso.

Software para Desenhar Fluxogramas de Aspeto Profissional

Com um software de fluxogramas, é mais fácil conceber um fluxograma de aspeto profissional. Você não necessita preocupar-se com as suas aptidões de desenho. Na verdade, tudo o que você tem que fazer é compreender todo o fluxograma de processo. O software de fluxogramas Edraw pode ajudar você a criar rapidamente novos fluxogramas, fluxos de trabalho, Diagramas NS, Diagramas BPMN, fluxogramas Multifuncionais, diagramas de fluxo de dados e diagramas de destaque. Veja como você pode usar o Edraw para criar um fluxograma básico.

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Como Desenhar um Fluxograma

A maior parte de nós não sabe como lidar com fluxogramas quando somos usuários novos, mas com o passar do tempo e com a experiência, ganhamos experiência. Um bom fluxograma ajuda a compreender o fluxo sistemático das informações no sistema. Se um fluxograma não for bem criado, ele pode confundir o designer do sistema ou pode resultar em fadiga. Portanto, é muito importante que você crie fluxogramas com cautela e expertise. Eu sugiro sempre que você utilize fluxogramas para facilitar o processo de compreensão do sistema e do seu fluxo.

Embora haja imensos símbolos que podem ser utilizados nos fluxogramas para representar os diferentes passos, podem ser criados fluxogramas precisos usando bem poucos dos mesmos (ex., Processo, Decisão, Início, atraso, nuvem).

O elemento básico de um fluxograma é uma simples ação, que pode ser qualquer coisa desde bater numa bigorna até efetuar um pagamento em dinheiro, e a mesma é representada por uma caixa contendo uma descrição da ação. O mapeamento de "o que segue o que" é mostrado com setas entre as caixas de ações sequenciais, conforme mostrado na ilustração. Ele também mostra as caixas para os pontos de início e fim do fluxograma, para os quais normalmente há uma para cada.

Fig. 1. Elementos Básicos de Fluxogramas

Os processos tornam-se mais complexos quando as decisões devem ser tomadas, sobre as quais um conjunto alternativo de ações deve ser realizado. A decisão é mostrada num Fluxograma como uma caixa em forma de losango contendo uma simples pergunta para a qual a resposta é "sim" ou "não", conforme mostrado na Fig. 2. As decisões mais complexas são compostas por combinações de caixas de decisões simples.

Fig. 2. Decisões em Fluxogramas

Os processos dão frequentemente errado quando passam por decisões, seja porque foi efetuada a pergunta errada ou seja porque foi dada a resposta errada.

Quando as caixas não podem ser conectadas diretamente por linhas, as linhas separadas são coordenadas com caixas conectoras contendo nomes combinados. Isso tipicamente ocorre quando as linhas cruzam para outra página, conforme mostrado na ilustração.

Fig. 3. Continuando Fluxogramas ao longo de páginas

Ao usar múltiplas caixas conectoras, é muito fácil os fluxogramas se tornarem demasiado grandes, embora isso normalmente seja contraproducente, já que o fluxograma acaba se tornando difícil de compreender. O tamanho ideal para um Fluxograma é uma página, já que isso dá uma "fatia" visual simples que é fácil de compreender como um único item.

Grandes processos podem ser decompostos em conjuntos hierárquicos de Fluxogramas menores se representarmos um processo de nível inferior como uma única caixa de subprocesso. Ela comporta-se como uma caixa de ação normal no nível mais alto, mas é possível "aumentar o zoom" sobre ela para expor outro Fluxograma, conforme mostrado na Fig. 4.

Fig. 4. Subprocessos

Uma caixa de "ação" adicional que pode ser útil ao analisar processos é a caixa de espera, que destaca um atraso (isto é, nenhuma ação) como na ilustração. Este é um ponto crítico em que os custos gerais de um processo podem ser melhorados agindo, possivelmente noutros processos, para reduzir o atraso.

Fig. 5. Símbolo de atraso de fluxograma

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