Fluxograma Multifuncional – A forma mais fácil de desenhar mapas

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Como Analisar um Fluxograma Multifuncional?

Um processo pode ser uma experiência esclarecedora, porém chocante. Os processos tipicamente evoluem ao longo do tempo conforme as pessoas e as condições do seu negócio mudam. O resultado são camadas desnecessárias de complexidade e inspeção. A sua primeira reação pode ser, "É isso mesmo o que fazemos?"

A sua segunda reação será corrigir o processo. Esta é uma lista do que você deve procurar: Passos adicionados sem valor. Desafie cada passo do processo. Pergunte-se, "Que valor esta atividade agrega? O nosso cliente se importa com isso?" Combine, simplifique ou elimine atividades que não contribuam com valor.
Pontos de controle excessivos. Inspeções e aprovações do supervisor nem sempre agregam valor. Elas evoluem primariamente devido à falta de confiança no processo. Elimine os passos de controle que não são essenciais para obter resultados de qualidade.

Passagens excessivas. Sempre que as atividades do processo passam de uma pessoa para a seguinte, existe o potencial para ocorrer um atraso ou falha de comunicação. Tente organizar o seu trabalho para que cada pessoa seja mais generalista e menos especialista. Isto irá reduzir a complexidade de múltiplas passagens.

Especialização de tarefas. O processamento da linha de produção está abrindo espaço para modelos celulares de organização de grupos ou equipes de trabalho, tanto na fábrica quanto nos escritórios administrativos. A informação flui mais rápido, com menos distorção, melhorando a qualidade e a velocidade do trabalho. Consolide as tarefas onde seja possível.

Como Criar um Fluxograma Multifuncional

Para se criar um fluxograma multifuncional, a forma mais fácil é usar os símbolos de fluxogramas multifuncionais previamente preparados do Edraw. Abaixo temos breves diretrizes.

1.	No menu Arquivo, vá a Novo, depois a Galeria de Modelos - Fluxogramas, e aí clique em Fluxograma Multifuncional.
2.	Na caixa de diálogo do Fluxograma Multifuncional, selecione as opções básicas com as quais quer começar, e depois clique em OK. Nota: Após clicar em OK, você poderá adicionar ou deletar faixas, mas não poderá alterar a orientação, adicionar faixas com outra orientação ou adicionar uma barra de título.
3.	Clique duas vezes em e depois insira o nome do processo que o fluxograma representa.
4.	Clique na legenda de uma faixa e depois insira um nome para a função que a faixa representa. Repita em cada faixa. Dica: Para diminuir o zoom do fluxograma, escolha uma ampliação menor na lista de Zoom na barra de ferramentas Padrão.
5.	Clique na barra de título do estêncil Formas de Fluxogramas Básicas para as suas formas serem mostradas. Arraste a forma de Processo ou Decisão do estêncil até à(s) faixa(s) apropriada(s) para representar o primeiro passo do processo.
6.	Clique na ferramenta conector na barra de ferramentas Padrão. Deixando a primeira forma selecionada, e arraste uma segunda forma para as outras faixas. As formas conectam-se automaticamente. Repita para continuar adicionando passos, decisões ou ações do processo.
7.	Quando tiver terminado de adicionar as formas, clique na ferramenta ponteiro na barra de ferramentas Padrão, e depois salve o fluxograma. Dica: Se você não gostar da forma como um conector se curva, clique no conector. Ponha o ponteiro sobre um dos pontos centrais verdes até que o ponteiro se transforme numa seta de duas cabeças. Clique e arraste até o conector se curvar da forma que você deseja.

Você pode revisar o seu fluxograma multifuncional como for necessário adicionando ou deletando faixas, formas, separadores e outros recursos. Você também pode adicionar formas de processos de outros tipos de fluxogramas, como de diagramas de Auditoria e de Fluxo de Trabalho. Para localizar as formas, na galeria de Fluxogramas, Aponte para Fluxogramas, e depois clique na biblioteca que você deseja abrir.

Exemplos de Fluxogramas Multifuncionais

Abaixo temos uma amostra de fluxograma multifuncional mostrando um processo de gerenciamento de documentos. Para encontrar mais exemplos, clique em galeria de exemplos de fluxogramas multifuncionais.

Outros Fluxogramas de Mapeamento de Processos

A maior parte das pessoas associa o mapeamento de processos a fluxogramas básicos. No entanto, na verdade usamos seis ferramentas diferentes de mapeamento de processos para ajudar as empresas a melhorarem os seus processos:

• Fluxograma descendente
• Diagrama de bloco (árvore de decisões ou diagrama lógico)
• Diagrama de processamento de fluxo
• Diagrama de fluxo de trabalho
• Mapa de processos
• Diagrama de alteração de estado

Cada um tem seus próprios pontos fortes e fracos. O diagrama de processamento de fluxo, por exemplo, ajuda a identificar os desperdícios e a capturar o tempo de processamento, mas não exibe claramente as atividades multifuncionais. Para abreviar, iremos focarmo-nos no mapa de processos.

O mapa de processos – também conhecido como fluxograma multifuncional ou diagrama de implementação – é uma ferramenta excelente para exibir claramente os fluxos de processos através das divisões organizacionais e para identificar atrasos, passos repetitivos, pontos de controle excessivos e potenciais pontos de falha de processos.

Construir um mapa de processos é fácil, mas os resultados podem parecer complexos se estiverem envolvidos muitos passos e intervenientes. Comece listando todos os intervenientes do processo (pessoas ou departamentos) no lado esquerdo de uma folha de papel. Separe cada interveniente com uma linha horizontal. Use uma linha dupla se o interveniente for de fora da sua organização. O acesso de baixo é o tempo, seguido da esquerda para a direita.

Escreva o primeiro passo do processo ao lado do nome do/a interveniente que realiza essa tarefa. Se você quiser, você pode desenhar uma caixa à volta dessa descrição. Siga da esquerda para a direita conforme o tempo passa. Escreva e coloque uma caixa no segundo passo do processo na fileira apropriada. Conecte os dois passos com uma linha. Continue para a direita documentando cada atividade na fileira apropriada. Quaisquer atividades concorrentes devem ser alinhadas verticalmente. Quando tiver terminado, o processo "conforme está" estará claramente documentado. Ele poderá então ser analisado e melhorado.

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