Guia completo do fluxograma de contas a pagar

O processo de contas a pagar de todas as empresas é crucial. Mas o departamento de contabilidade geralmente enfrenta muitos desafios ao gerenciar esse aspecto da contabilidade. Por um lado, à medida que a empresa cresce, o número de documentos com que o departamento precisa lidar também cresce. Sem falar que um processo interno ineficiente afeta as finanças e a produtividade do seu negócio.

Para desenvolver um fluxo de trabalho eficiente, você precisa de um fluxograma de contas a pagar. Usar o fluxograma ajuda você a ver como as transações se movem em uma área específica do departamento de contabilidade. O aspecto visual do fluxograma ajuda a identificar barreiras em um processo, permitindo que você gaste recursos com mais eficiência. Para aproveitar ao máximo essa ferramenta, saiba como ela pode ajudar o departamento contábil a atingir seus objetivos. Vamos começar!

Para profissionais de contas a pagar, obter aprovação para faturas e pagamentos é o maior desafio. Uma fatura requer a autorização de dois a cinco indivíduos e leva 14,1 dias para ser processada. No entanto, pesquisas mostram que o tempo extra gasto em aprovações nem sempre se traduz em um pagamento mais preciso. Apesar de gastar mais tempo na autorização de pagamento, os fornecedores contestam um décimo deles.

Veja como você pode usar fluxogramas de contas a pagar para resolver esse problema.

Agiliza processos complexos

Os processos de contas a pagar podem ser complicados porque geralmente há um departamento com sistemas e processos díspares. Ainda assim, há pouco tempo para os funcionários processarem todos os pagamentos. Essa instância é típica de um processo desatualizado de contas a pagar, no qual a maioria das etapas é manual, incluindo o processamento de faturas.

Com vários fornecedores e uma longa lista de contas, é difícil para os funcionários de contas a pagar acompanhar tudo. Usando um fluxograma de contas a pagar, você pode ver exatamente como as etapas se encaixam. Então você pode descobrir quais ações causaram os problemas e fazer melhorias.

Incentiva uma comunicação mais simples

Os fluxogramas de contas a pagar fornecem às pessoas uma maneira conveniente de transmitir processos, ações e orientações. Também dá aos participantes um meio de discutir as melhores maneiras de atingir seus objetivos. Ao deixá-los saber a conectividade de suas tarefas por meio da visualização, 67% dos funcionários têm melhor desempenho em seu trabalho. Essa ferramenta também ajuda os gerentes a mediar problemas, quebrar elos fracos na comunicação da equipe, analisar resultados e acompanhar o progresso.

Ajuda a entender melhor o fluxo de trabalho

Os fluxogramas de contas a pagar são de fácil compreensão. Em vez de ler documentos longos, você pode consultar o fluxograma, o que economiza muito tempo. Além disso, os fluxogramas de contas a pagar mostram os dados em etapas lógicas, tornando mais fácil para o usuário entender as etapas logicamente à medida que seguem a sequência usando símbolos.

Um processo do ciclo completo de contas a pagar é uma área que as empresas podem aprimorar. Contas a pagar significa pagar apenas contas e faturas precisas, independentemente do tamanho da empresa. Aqui estão as etapas essenciais para projetar o fluxograma de contas a pagar.

Receber faturas

O departamento de contabilidade recebe e codifica as faturas do departamento de compras. Aqui você analisa a fatura e decide se é aceitável ou não. Você pode relatar quaisquer discrepâncias, como diferenças entre o que você pediu e o que recebeu ou qualquer dano.

Aprovar faturas

Em seguida, encaminhe-o para a pessoa ou departamento que recebeu o produto. É para a verificação de recebimento e para resolver quaisquer problemas com os detalhes. Também é necessário encaminhar a fatura corretamente para evitar atrasos.

Autorizar pagamento

O pagamento de faturas depende de prioridade e prazos. O processo de aprovação de pagamento começa com aqueles com status de alta prioridade. Normalmente, a fatura é encaminhada para a equipe financeira e, em seguida, para o controlador ou CFO para revisão e aprovação.

Processar pagamento

O processamento do pagamento pode começar após a aprovação do pagamento. A forma de pagamento depende dos processos do departamento de contabilidade e da preferência do fornecedor. Você pode enviar pagamentos aos fornecedores automaticamente ou manualmente.

Se você deseja simplificar o processo ou reestruturar um sistema de contabilidade antigo, o EdrawMax faz com que começar seja fácil. Esta poderosa ferramenta de fluxograma ajuda você a reduzir as etapas demoradas ao planejar uma revisão do sistema de contabilidade. Usando recursos ajustados do EdrawMax, você pode realizar seus objetivos em um instante.

Uma das características mais relevantes do EdrawMax são seus fluxogramas personalizáveis ​​de contas a pagar e interface intuitiva. Você pode criar planos de gerenciamento de mudanças eficazes com o EdrawMax. Ele ajuda você a otimizar os processos e criar um sistema de fluxo de trabalho organizado, fornecendo uma visão clara do seu negócio atualmente.

Por meio do EdrawMax, versão software ou online, é fácil criar fluxogramas sofisticados de contas a pagar. O EdrawMax oferece suporte a vários formatos de arquivo, incluindo PDF, Visio, Microsoft Office e muito mais. Você pode importar e exportar elementos com facilidade.

Vamos ver como criar um fluxograma de contas a pagar com o EdrawMax.

Passo 1 Acesse o EdrawMax online ou baixe o software

Cadastre-se para uma conta se você nunca usou EdrawMax. Depois disso, você pode usar o EdrawMax gratuitamente. Você pode usar recursos básicos para criar fluxogramas de contas a pagar. Para obter mais recursos, você sempre pode atualizar para uma assinatura premium.

Passo 2 Use um modelo ou escolha um fluxograma básico

Você pode começar com uma página de desenho em branco no EdrawMax e criar um novo fluxograma de contas a pagar do zero. Para fazer isso, clique em "+" acima de Desenho em branco ou clique em Fluxograma básico.

Você também pode criar um fluxograma de contas a pagar usando um modelo predefinido de nossa biblioteca de modelos. Você pode editar alguns exemplos de fluxograma de contas a pagar para torná-los seus adicionando outros elementos. Basta clicar em Modelos na barra de navegação do lado esquerdo.

Passo 3 Projete o fluxograma de contas a pagar

Adicione texto, personalize cores, tamanho e posição e simplifique o fluxograma de contas a pagar da maneira que desejar. Dessa forma, você pode criar uma apresentação do processo que reflita a marca da sua empresa.

Formatar forma: Clique em Estilo para abrir o painel Preenchimento/Linha/Sombra e personalizar uma forma. Você também pode clicar na forma que deseja editar. Ele abrirá o painel Estilo/Preenchimento/Linha.

Inserir texto: Para adicionar texto ao seu fluxograma de contas a pagar, clique em T na barra de navegação superior. Em seguida, clique na forma onde você adicionará o texto. Como alternativa, você pode clicar com o botão direito do mouse na forma que deseja editar. Selecione Inserir para adicionar texto, notas, comentários, hiperlinks ou anexos ao seu fluxograma de contas a pagar.

Passo 4 Decida se deseja salvar/exportar/imprimir/compartilhar o arquivo

EdrawMax permite que você obtenha facilmente o fluxograma que você criou. Você pode salvá-lo como um arquivo na nuvem ou como um modelo pessoal. Exportá-lo para gráficos, PDF, Word, PowerPoint ou outro formato é simples com o EdrawMax, na versão software ou online. Você pode até mesmo compartilhá-lo através de rede social.

Para fazer isso, clique em Arquivo no painel de navegação superior. Em seguida, selecione se deseja salvar, exportar, imprimir ou compartilhar seu fluxograma de contas a pagar.

Os exemplos de fluxograma de contas a pagar nesta seção lhe darão algumas ideias. Você pode usá-los, especialmente se quiser otimizar seu processo de contas a pagar.

Exemplo 1. Processo de Contas a Pagar

Este exemplo de fluxograma de contas a pagar envolve quatro etapas comuns: captura de fatura, aprovação de fatura, autorização de pagamento e execução de pagamento. Quando uma empresa compra itens a crédito, seu departamento de AP paga vendedores, fornecedores e credores. Seguindo este fluxograma contábil, o processo mostra aos credores que você pode estruturar adequadamente seus cronogramas de pagamento, melhorando sua reputação. Além disso, ele protege as empresas contra faturas erradas ou ilegais, comparando-as com ordens de compra.

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Processo de Contas a Pagar

Exemplo 2. Fluxograma de Contas a Pagar

Este fluxograma de contas a pagar mostra como o departamento de compras trabalha com o departamento de contabilidade, incluindo contas a pagar. A contabilidade receberá uma nota da compra informando que a compra foi a crédito. Os responsáveis ​​pelo contas a pagar revisarão a fatura. Uma vez validado por eles, eles criam uma solicitação de pagamento a partir daí.

O departamento de contas a pagar envia uma fatura atestada ou solicitação de pagamento e um cheque ao signatário do cheque da empresa. Depois disso, o signatário do cheque decide se aprova e assina a solicitação de pagamento. Após a aprovação do signatário do cheque, o departamento de contas a pagar envia o cheque aos seus credores e registra a fatura como paga.

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Fluxograma de contas a pagar

Exemplo 3. Modelo de Fluxograma de Contabilidade

Aqui está um fluxograma simples de contas a pagar. O processo de contas a pagar também considera os comprovantes ao receber uma fatura do departamento de compras e conciliar tudo após o pagamento a crédito. Além disso, esse processo envolve a correspondência de ordens de compra com mercadorias e serviços recebidos.

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Modelo de Fluxograma de Contabilidade

Antes de criar um, você precisa entender o que está envolvido no processo de fluxograma de contas a pagar. No fluxo de trabalho contábil, os símbolos mostram o caminho a seguir para realizar o trabalho. Diferentes formas representam diferentes operações ou etapas em um fluxograma. Uma seta e uma linha indicam a ordem em que as etapas são executadas, juntamente com suas interações.

Embora existam diferentes símbolos de fluxograma de contabilidade disponíveis, aqui estão os ​​símbolos de fluxograma mais comumente usados que você precisa conhecer:

• Símbolo do terminal: Uma forma oval representa os pontos inicial e final de um processo. Frequentemente contém as palavras "Início" ou "Fim".
• Símbolo de decisão: Uma forma de diamante representa uma etapa em um processo em que você deve responder a uma pergunta e chegar a uma decisão. Normalmente, esta é uma pergunta de sim/não ou verdadeiro/falso.
• Símbolo do processo: Uma forma de retângulo representa uma etapa em um processo.
• Símbolo do documento: Um ícone de documento representa os pontos de referência adicionais envolvidos. Pode ser um documento impresso ou um relatório.
• Símbolo da linha de fluxo: Uma seta representa o fluxo direcional e as conexões exclusivas entre as etapas de um processo.

A etapa mais crucial na criação de um fluxograma de contas a pagar é encontrar um bom programa de fluxograma que atenda às suas necessidades. Várias opções estão disponíveis, incluindo soluções online como o EdrawMax. Seus fluxogramas de contas a pagar são um método rápido, fácil e comprovado de acompanhar essas transações de contas a pagar. Com tantos modelos já disponíveis, você certamente encontrará o que atende às suas necessidades.

Fluxograma guia completo

Confira este guia completo para saber tudo sobre fluxograma, como tipos de fluxograma, símbolos de fluxograma e como fazer um fluxograma.

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