일잘러의 기획서, 제안서 작성 꿀팁?
기획서, 제안서는 기업이 사업 제안을 의뢰한 기업에게 의뢰받은 사업을 어떻게 진행할 것인가에 대한 계획을 정리한 자료를 의미합니다. 물론 의뢰를 직접 받지 않았더라도, 불특정 다수의 기업을 대상으로 직접 사업 아이템을 소개할 때 작성하기도 합니다. 또한 새로운 제도나 업무 개선 및 마케팅 계획, 인사 총무 개선책 등에 관한 제안을 할 때에도 사용됩니다. 회사 생활을 하는 직장인이라면 기획서, 제안서 작성을 해야 할 상황이 있을 것입니다.
기획서는 사내대상기획서와 사외대상기획서로 분류됩니다. 사내대상기획서는 인사 총무 또는 경영에 관한 내용을 담고 있으며, 사외대상기획서는 주로 마케팅에 관한 기획을 다룹니다.
제안서는 새로운 제도나 신제품 개발 등을 제안하며 그 방향을 함께 제시하고 정리하여 문서화 한 자료를 말합니다. 제안서 역시 기획서처럼 사내대상 문서와 사외대상 문서로 나뉩니다. 사내대상 제안서는 기업 내에서 진행중인 사업이나 사안을 실현하기 위한 해결 방법을 제시하며, 사외대상 제안서는 사업을 의뢰한 기업에게 어떻게 의뢰받은 사업을 진행할 것인지에 대한 실행 계획을 제시합니다.
그렇다면 기획서와 제안서의 차이는 무엇일까요? 가장 큰 차이점은 바로, 기획서는 주로 정해진 격식이 있으며 이를 따르는 것이 좋은 반면, 제안서에는 규정이나 제한이 크게 있지 않으며 글쓴이의 생각에 따라 항목을 더 추가할 수 있다는 것입니다. 제안서가 기획서에 비해 형식이 비교적 더 자유롭다고 볼 수 있겠죠?
기획서나 제안서는 정보를 전달하기 위한 목적으로 작성됩니다. 때문에 간결하고, 한 눈에 들어오는 디자인이 무엇보다 중요합니다. 아무리 기획서의 내용이 좋고 기발하다고 한들 조잡한 양식의 디자인의 기획서를 들여다보며 머리 아파할 상사나 의뢰인이 있을까요? 가장 중요한 것은 구조를 간결하게 하여 보는 이로 하여금 피로를 느끼지 않게 하는 것입니다. 그를 위해서는 내용을 구조화하는 것이 중요합니다.
내용을 효과적으로 구조화하기 위해서는 다음과 같은 내용을 필수로 정리해야 합니다.
첫째, 무엇을 실시하는가? 추진하고자 하는 사업에 대해 정확히 설명합니다. (기획의 내용)
둘째, 목표는 무엇인가? 대상(Target)을 지정합니다(기획 목표)
셋째, 어떻게 추진할 것인가? 사업 추진 전략과 추진 방안에 대해 서술합니다. (기획 방법)
넷다째, 언제 어떤 일정으로 진행할 것인가? 세분화된 사업 계획에 대해 설명합니다. (기획 시기, 기획 기간)
다섯째, 누가 실시할 것인가? 담당자와 관계자를 정합니다. (담당자, 관계자)
여섯째, 어디서 실시할 것인가? 사업 추진할 지점 혹은 지역을 지정합니다. (기획 장소)
일곱째, 얼마의 비용과 이익이 발생할 것인가? 사업으로 인해 들어갈 비용과 그를 통해 얻게 될 기대 효과를 예상합니다. (기획 예산)
이렇게 여덟 가지의 내용이 알차게 들어가 있어야 하기 때문에 대부분의 제안서, 기획서들은 이 내용을 목차로 사용합니다. 위에서 정리한대로, 제안서, 기획서를 작성할 때에는 상대가 나에게 어떤 질문을 던질 것인가? 즉, 상대의 입장에서 생각하며 상대가 어떤 것을 알고 싶어할 것인지를 먼저 예상해 보고 그 내용을 문서에 포함하는 것이 가장 중요합니다.
한 가지 주의할 점은, 이러한 제안서, 기획서를 작성 시 텍스트로 구구절절 풀어쓰는 것은 가독성이 떨어진다는 것입니다. 같은 내용을 다루고 있더라도 간결한 문체를 사용하며 적절히 그래프나 이미지를 사용하는 것이 전달에 더 효과적일 수 있습니다.
특히, 기대효과를 먼저 두괄식으로 제시하면 흥미를 유발할 수 있고 전달력도 높아집니다. 그러니 기대효과를 먼저 제시한 이후에 왜 그런 결과를 가져오는지에 대한 이유를 덧붙여 주면 더욱 효과적으로 메시지를 전달할 수 있을 것입니다.
지금까지 제안서, 기획서 작성 팁에 대해서 정리해 보았습니다. 정리한 내용을 Wondershare사의 이드로우 마인드(EdrawMind)라는 프로그램을 사용하여 마인드맵을 이용해 이미지화하여 다시 정리한 모습입니다.
이미지화하면 전달력이 높아지기 때문에 한눈에 잘 들어오고 문서 파일이나 이메일에 첨부하기도 쉽습니다. 제가 사용한 소프트웨어 이드로우마인드는 공식 사이트에서 무료로 다운받을 수 있습니다. 마인드맵으로 업무계획을 정리하거나 프로젝트 간트차트를 만들면 업무 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있습니다.
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