독보적인 마인드맵 회의록 작성법!
매일 사무실에서 중요한 회의가 열리고 수많은 의사결정이 이뤄지며 회사나 개인의 운명을 바꿀 수도 있습니다. 회의에서 중요한 일들이 이뤄지는 만큼 회의록은 무척 중요합니다. 회의록은 회의에서 무엇을 논의하고 결정했는지, 어떻게 진행해야 하는지, 누가 언제 진행할지를 기록한 문서입니다. 이 포스팅에서는 회의록이 무엇인지, 왜 중요한지, 회의록에 어떤 것들을 포함해서 작성하고 주의할 점이 무엇인지 설명하고, 실제로 사용하는 회의록 양식을 예시로 보여 드리겠습니다.
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보안 인증 완료 | ios로 전환하기 >> 보안 인증 완료 | Android로 전환하기 >>1부: 효과적인 회의록이란?
회의를 참석해서 이것저것 써두었지만 나중에 다시 찾아보면 낙서가 더 많았거나 너무 짧은 메모 형태로만 적어서 이해하기 어려운 적이 있었을 겁니다. 결국 회의에서 중요한 정보를 놓쳤다는 것을 깨닫습니다. 효과적인 회의록은 회의 목적과 합의된 결과를 일목요연하게 작성한 의사록이며 나중에 다시 참조할 수 있고 후속 조치를 위해 활용할 수 있는 기록물입니다. 중요한 정보를 빠트리지 않고 명확하게 요점으로 작성하고 회의 끝난 후 회의록을 공유해야 합니다.
2부: 회의록 중요성
회의록을 작성하기가 귀찮고 많은 시간이 들어간다고 생각할 수 있겠지만 실제로 회의록은 시간과 비용을 많이 절약해줍니다. 회의록은 회의에서 논의되고 합의된 내용을 기록하고 공유한 것이기 때문에 동료들과 함께 동일한 기억과 아이디어를 가지게 되기 때문에 나중에 혼선이 생기는 걸 방지하고 문제가 발생하더라도 빠르게 대응할 수 있습니다. 모든 사람이 언제까지 무엇을 하는지가 적혀 있기 때문에 효과적인 협업할 수 있도록 도와줍니다.
회의록을 제대로 작성하지 않는다면, 회의 중 합의한 내용에 대해 서로 다르게 기억하고 있는 경우가 발생 시 다시 회의를 할 수밖에 없는 상황이 펼쳐집니다. 결국 불필요한 시간과 비용이 소모됩니다. 따라서 회의록은 팀을 위한 중요한 자원이며 회사 전체에 정보를 공유하고 전파하는 데 필수적인 수단입니다. 그러므로 회의록을 작성하는 습관을 들인다면 더욱 효율적으로 프로페셔널하게 일할 수 있습니다.
3부: 회의록 필수 구성요소 및 작성법
회의록을 작성할 때 다양한 정보를 작성해야 합니다. 효과적인 회의록을 쓰기 위해서 포함되어야 하는 요소를 살펴보면서 회의록 작성법을 배워보겠습니다.
- 회의 날짜, 시간, 장소
간단한 정보지만 업무 시점 기준을 제공하기에 필수적으로 작성해야 합니다. 회의가 언제 일어났고, 무엇을 했는지, 어떤 것이 미해결 상태인지를 이해할 수 있습니다.
- 참석자 (소속, 이름)
회의 참석 명단과 실제로 회의에 참석한 사람을 작성합니다. 어떤 사람들이 모여서 의사결정했는지 알 수 있습니다.
- 회의 목적
회의가 소집된 이유와 달성하려는 목표를 명확하게 작성합니다. 회의에 참석할 수 없었던 사람들과 이 회의의 결과를 보고 결정을 내려야 하는 사람에게 유용한 정보가 될 것입니다.
- 의제사항, 결과와 그 이유
각 의제 항목을 적고 결과와 그 이유를 작성합니다. 논의하는 대화를 그대로 기록하지 않아야 합니다. 의사결정 히스토리로서 기록하는 것일 뿐 속기록이 아닌 점 명심하세요.
- 차후 수행해야 할 업무, 마감일, 담당자
의사결정사항에 따른 수행할 업무 항목을 적고 각 업무를 담당하는 사람을 적고 언제까지 완료해야 하는지 마감일을 작성합니다. 효율적으로 협업을 해야 하는 일인만큼 나중에 혼선이 생기지 않도록 정확하게 작성해야 합니다.
위의 구성요소가 회의록 개요나 다름이 없습니다. 회의 가기 전에 미리 구성요소를 적어두고 회의 중에 관련 내용을 간략하게 작성할 수 있게 준비하는 것이 좋습니다. 중요한 내용을 빠트리지 않고 요점만 간략하게 작성해야 하는 점 잊지 마세요.
4부: 회의록 양식 예시
회의록이 무엇이고, 왜 중요한지, 그리고 회의록 작성법까지 모두 알아봤습니다. 회의록구성요소가 포함해서 명확하게 작성하면 되지만, 함께 공유하는 기록물인만큼 깔끔하고 효과적인 회의록 양식을 활용하는 것이 좋습니다. 몇 가지 소개해드리겠습니다.
1) 일반 회의록 양식
줄글 형태로 작성하는 것이 가장 일반적입니다.
표로 정리해서 회의록을 작성하면 더욱 깔끔하게 기록할 수 있습니다.
※ 이미지 출처: Microsoft Office
2) 마인드맵 회의록 양식
회의에 집중하면서 완전한 글을 쓰는 건 쉽지 않습니다. 회의가 끝나고 회의록 마무리한후 공유해야 합니다. 이를 쉽게 하려면 마인드맵을 활용하는 게 좋습니다. 두뇌에 시각적 연관성을 제공함으로써 새로운 정보를 저장하고 오랫동안 기억하는 데에 도움되기 때문에 회의록을 작성하기가 수월합니다. 마인드맵으로 작성 완료한 후 상단에 있는 [홈] > [아웃라인 모드]를 누르면 문서화되며, MS Office, PDF 등 문서로 저장할 수 있고 소셜미디어를 통해 바로 동료들에게 공유할 수 있습니다.
회의록뿐만 아니라 이드로우마인드(EdrawMind) 프로그램을 사용하면 언제 어디서나 아이디어를 기록하고 시각화 할 수 있습니다. 윈도우와 맥에서 모두 이용할 수 있고, 33개 테마 양식과 간트차트, 피쉬본, 타임라인을 포함한 22가지 마인드맵 그리기 템플릿을 제공하기 때문에 활용도가 높습니다. XMind, MindManager, PDF, 사진, 웹사이트 등에서 파일을 가져오거나 내보낼 수 있고, 소셜미디어에 바로 공유할 수도 있습니다.
또한 전세계 사용자들이 직접 만든 다양한 마인드맵을 공유하는 마인드맵 커뮤니티에서 아이디어 영감을 얻을 뿐만 아니라 적합한 마인드맵을 찾아 복사하여 편집할 수 있습니다. 공식 홈페이지에서 EdrawMind 프로그램을 다운로드 받을 수 있습니다.