독보적인 마인드맵 회의록 작성법!
매일 사무실에서 중요한 회의가 열리고 수많은 의사결정이 이뤄지며 회사나 개인의 운명을 바꿀 수도 있습니다. 회의에서 중요한 일들이 이뤄지는 만큼 회의록은 무척 중요합니다.
회의록은 회의에서 무엇을 논의하고 결정했는지, 어떻게 진행해야 하는지, 누가 언제 진행할지를 기록한 문서입니다.
회의록을 잘 작성하려면 회의록의 구성요소를 잘 이해하는 것도 중요한데요, 회의 안건, 참석자, 논의 내용, 결론 및 후속 조치사항 등을 빠짐없이 기록해야 합니다. 회의록 작성을 보다 빠르고 효율적으로 하기 위해서는 이미 잘 만들어진 회의 템플릿을 활용하는 것도 방법입니다.
이 포스팅에서는 회의록이 무엇인지, 왜 중요한지, 회의록에 어떤 것들을 포함해서 작성하고 주의할 점이 무엇인지 설명하고, 실제로 사용하는 회의록 양식을 예시로 보여 드리겠습니다.
Part 1: 회의록의 정의와 구성요소
회의록이란?
회의록은 회의에서 나온 논의 내용과 결정된 사항들을 기록한 뒤 보존하는 문서를 말하는데요, 회의에 누고 참석했고 무엇을 이야기했는지를 비롯하여 어떠한 결론이 나왔고 누가 무엇을 언제까지 할지에 대한 후속 계획까지 체계적으로 담겨있어야 합니다. 즉, 회의록은 회의의 시작부터 끝까지의 진행사항과 결과를 정리한 공식 기록물입니다.
따라서 잘 작성된 회의록은 참석자뿐만 아니라 회의에 참석하지 않은 사람에게도 회의에서 다뤄진 핵심 사항을 정확히 전달하며, 이 후에도 누구나 참고하는데 어려움이 없어야 합니다.
✔️회의록의 주요 구성 요소
그렇다면 회의록에는 어떤 내용들을 포함해야 할까요? 회의록에는 일정한 구성요소를 포함해야 향후에도 핵심 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다. 보통 회의록 양식이나 템플릿을 활용하는데, 다음과 같은 항목들이 포함됩니다.
1.기본정보
- 회의 일시 및 장소
간단한 정보지만 업무 시점 기준을 제공하기에 필수적으로 작성해야 합니다. 언제 어디서 회의가 열렸는지 기록하여 회의가 언제 일어났고, 무엇을 했는지, 어떤 것이 미해결 상태인지를 이해할 수 있습니다.
- 회의명 혹은 주제
회의의 이름이나 주제, 목적을 작성하여 무슨 회의였는지 한 눈에 알 수 있도록 합니다.
- 주최자/주관자
회의를 주관한 사람이나 기관을 명기합니다.
2.회의 목적 및 안건
- 회의 목적
회의의 주요 목적이나 목표에 대한 간략한 설명을 작성합니다.
- 안건 목록
회의에서 다루어질 주요 안건을 기입합니다.
3.회의 내용 및 결과
- 주요 논의사항
회의에서 다룬 주요 안건을 핵심만 요약해서 작성하고, 주요 의견이나 제안, 반대의견 등을 간략히 정리합니다.
- 결정사항
안건에 대해 최종적으로 결정된 사항에 대해 기록하고 앞으로 무엇을 할 것이며 무슨 결론에 도달했는지 명확하게 정리합니다.
- 후속 조치 및 담당자 배정
회의 결과 후 도출된 해야할 일에 대한 목록을 작성하고 각 업무마다 담당자와 마감기한을 함께 명시합니다.
- 향후 일정 및 기타사항 논의
다음 회의 일정이나 미처 논의하지 못한 사항이 있다면 함께 작성해 놓아 이후 일정 조율과 업무관리에 참고합니다.
✔️회의록의 중요성과 기능
회의록은 기록과 보존, 의사소통의 촉진, 그리고 법정 증거 등의 이유로 중요한 역할을 합니다. 회의록의 중요성과 기능에 대해 좀 더 자세히 알아보겠습니다.
1.기록 및 보존의 역할
회의에서 논의된 내용과 결정사항을 체계적으로 기록하는 것으로 시간이 지나면 흐려지는 기억의 한계를 보완하여 필요할 때 참고할 수 있는 중요한 자료가 될 수 있습니다.
2.의사소통 촉진
회의에 불참한 구성원들에게 정보를 전달하는 중요한 수단이 되어 팀원 모두가 동일한 정보를 공유하고 효율적인 협업이 가능합니다.
3.책임 소재 명확화
회의록에 기록되는 결정사항과 그에 따른 책임자가 기록되므로 후속 업무에 대한 이행의 여부를 추적하고 책임 소재를 분명히 할 수 있습니다.
4.법정 증거로서의 가치
계약과 관련된 중요한 회의일 경우 회의록이 법정 증거로 활용될 수 있으며 혹시나 발생할 법적 분쟁에 있어 중요한 증거자료가 될 수 있습니다.
5. 기업의 지식관리
의사결정 과정과 결과를 기록하여 기업이 지식과 정보를 체계적으로 관리하는 역할을 함으로써 조직의 역량을 향상 시킬 수 있습니다.
6. 의사결정의 투명성 확보
회의록은 의사결정의 과정을 투명하게 공개함으로써 조직 내에서의 신뢰를 쌓고 구성원들이 조직의 목표와 방향을 명확하게 이해할 수 있습니다.
Part 2: 회의록 양식 예시
회의록이 무엇이고, 왜 중요한지, 그리고 회의록 작성법까지 모두 알아봤습니다. 회의록구성요소가 포함해서 명확하게 작성하면 되지만, 함께 공유하는 기록물인만큼 깔끔하고 효과적인 회의록 양식을 활용하는 것이 좋습니다. 몇 가지 소개해드리겠습니다.
1) 일반 회의록 양식
줄글 형태로 작성하는 것이 가장 일반적입니다.
표로 정리해서 회의록을 작성하면 더욱 깔끔하게 기록할 수 있습니다.
※ 이미지 출처: Microsoft Office
2) 마인드맵 회의록 양식
회의에 집중하면서 완전한 글을 쓰는 건 쉽지 않습니다. 회의가 끝나고 회의록 마무리한후 공유해야 합니다. 이를 쉽게 하려면 마인드맵을 활용하는 게 좋습니다. 두뇌에 시각적 연관성을 제공함으로써 새로운 정보를 저장하고 오랫동안 기억하는 데에 도움되기 때문에 회의록을 작성하기가 수월합니다. 마인드맵으로 작성 완료한 후 상단에 있는 [홈] > [아웃라인 모드]를 누르면 문서화되며, MS Office, PDF 등 문서로 저장할 수 있고 소셜미디어를 통해 바로 동료들에게 공유할 수 있습니다.
Part 3: 이드로우맥스의 회의 템플릿 소개 및 활용법
이드로우맥스(EdrawMax)는 다양한 문서와 다이어그램을 쉽고 빠르게 만들 수 있는 소프트웨어 입니다. 특히 이드로우 맥스에 내장된 다양한 회의 템플릿 기능을 활용하면 간편하면서도 전문적인 회의록과 회의의 관련된 자료를 만들 수 있습니다.
✔️바로 사용할 수 있는 템플릿
1.비즈니스 미팅 아젠다 템플릿
비즈니스 미팅을 시간 순으로 정리한 템플릿입니다. 오프닝, 회의록 복기, 토론, 담당 업무 배정 등의 내용이 시간별로 정리되어 있습니다.
2.음식점 직원 회의 템플릿
회의의 목표와, 팀원 성과에 대한 인정, 주목할 만한 변화 및 성과, 논의 할 사항 및 목표 등의 내용이 포함된 템플릿입니다.
3.학교 이사회 회의 템플릿
이사회 회의를 위한 회의 템플릿으로 크게 회의 시작, 권장 조치, 과거 업무, 신규 업무의 4가지 의제로 구성되어 있습니다.
4.일반 회의 템플릿
회의 전, 중간, 이후에 어떤 일이 수행되어야 하는지에 대한 기대치를 설정하여 회의의 생산성을 높일 수 있는 템플릿입니다.
✔️이드로우맥스 템플릿 활용하기
1단게: 이드로우맥스 템플릿 선택
이드로우맥스(EdrawMax)는 다양한 회의록 템플릿을 제공합니다. 프로그램 실행 후 템플릿 갤러리에서 ‘회의’와 관련된 템플릿을 검색하거나 [템플릿]>[비즈니스]>[전략 및 기획] 카테고리에서 회의 템플릿 선택이 가능합니다.
2단계: 텍스트 및 요소 삽입
템플릿 내의 텍스트 박스를 더블 클릭하여 회의시간, 참석자, 의제 등을 입력하고, 필요한 경우 도형, 아이콘 또는 이미지 등을 삽입하여 시각적인 요소를 추가할 수 있습니다. 드래그 앤 드롭 방식으로 쉽게 작업이 가능합니다.
3단계: 레이아웃 및 스타일 조정
텍스트나 폰트, 색상을 조정하여 문서를 보기 좋게 만듭니다. 레이아웃을 변경하거나 기호 등을 사용하여 스타일을 조정할 수 있습니다.
4단계: 저장 및 공유
작성된 회의록은 PDF나 워드 등의 다양한 형식으로 저장이 가능하며 공유 기능을 통해팀원들과 내용을 공유할 수 있습니다.
Part 4: 회의록 작성시 주의사항 및 회의록 관리방법
✔️회의록 작성 시 주의사항
회의록은 회의에서 논의된 내용을 정확하고 간결하게 정리하여서 회의 참석자는 물론 불참자까지도 회의의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 작성해야 합니다. 따라서 몇 가지 유의사항을 생각하면서 작성하기를 추천 드립니다.
명확하고 객관적인 표현 사용
먼저, 명확하고 객관적인 표현을 사용해야 합니다. 회의록은 모든 발언을 그대로 기록하는 것이 아니라, 핵심 내용을 간결하게 요약하고 개인의 의견이나 감정은 배제하고 객관적인 표현을 사용합니다.
반드시 포함해야 하는 항목 확인
회의일시와 장소, 참석자 및 불참자의 명단, 논의의 안건과 결정사항을 의제 순서에 따라 명확히 구분하여 작성합니다. 또한 담당자와 기한을 명시하고 다음 회의 일정과 예정된 안건에 대해 적어 놓아야 합니다.
구도와 서식의 일관성 유지
또한 구조와 서식의 일관성을 유지해야 합니다. 가능하면 회사에서 제공하는 템플릿을 사용하여 일관성을 유지하는 것이 좋습니다. 그리고 안건마다 번호나 제목을 붙이고, 결정된 사항이나 주요사항은 강조하거나 표로 정리하면 가독성을 높일 수 있습니다. 마지막으로 작성 후에 오타나 오기가 없는지 검토하도록 합니다.
✔️회의록 관리 방법
회의록은 작성 후의 관리도 중요합니다. 효율적으로 업무에 활용하기 위해서는 적절히 잘 관리되어야만 합니다.
1.협업 및 버전 관리
협업과 버전 관리가 가능한 프로그램을 사용하면 좀 더 수월하게 회의록을 작성할 수 있습니다. 여러 명이 함께 작업할 경우에는 반드시 한 개의 마스터 문서로 통일하여 혼선을 줄여야 하며, 문제 제목도 날짜와 회의명, 버전을 포함하여 명확히 표기해야 합니다.
2.신속한 배포 및 팔로우업 하기
회의록은 회의 종료 후 가능하며 하루 내에 배포하는 것이 좋으며 메일이나 협업 툴 등을 활용하여 참석자 및 관련된 사람들에게 신속히 공유합니다. 메일로 보내는 경우, 본문에 주요 결정사항과 액션 아이템을 간략히 정리해주면 더욱 효율적으로 전달됩니다. 또한 다음 회의 때 지난 회의록에서 나온 액션 아이템의 진행 여부를 반드시 점검해야 합니다.
3.보관 및 접근 권한 관리하기
회의록은 팀 전체가 접근 가능한 장소에 보관하며, 연도별 혹은 프로젝트별로 구분하여 설정하는 것이 좋습니다. 또한 중요한 문서인 경우 접근 권한을 명확히 구분하는 것이 필요하며 민감한 자료의 경우 별로도 관리하거나 제한된 접근 권한을 부여해야 합니다.
4.보존기간 및 폐기기준 정하기
회사 문서 관리 규정에 따라 회의록의 보존 기간을 정하고 이를 준수해야 합니다. 오래된 회의록은 주기적으로 정리하며 문서 폐기시에는 정보 유출을 방지하기 위해 완전히 삭제하도록 합니다.
이드로우맥스
올인원 다이어그램 소프트웨어
- 강력한 호환성: Visio,MS office 등 파일 호환 가능
- 다양한 운영체제: (윈도우,맥,리눅스,ios,android)
100% 안전 | Mac 버전으로 가기 >> 100% 안전 | Linux 버전으로 가기>> 100% 안전 | Windows 버전으로 가기 >> 100% 안전 | ios 버전으로 가기 >> 100% 안전 | android 버전으로 가기 >>마치며
회의록은 단순한 기록을 넘어서 조직에서의 의사결정을 명확히 하고 업무를 체계적으로 진행하고 분담할 수 있도록 도움을 줍니다. 회의록 작성을 효과적으로 하려면 회의록의 구성요소를 빠짐없이 기록하고, 객관적이고 정확한 관점으로, 체계적 후속 조치 관리가 이루어져야 합니다. 이번 글에서 소개된 회의록 작성에 대한 구체적인 팁과 그리고 이드로우맥스 템플릿 활용법을 숙지한다면 더욱 효율적이고 전문적으로 회의록을 작성할 수 있을 것입니다.
또한 회의록 작성 이후에는 회의록을 체계적으로 관리하고 공유하는 과정도 중요합니다. 이를 통해 회의 참석자들 간의 명확한 의사소통이 가능해지고, 업무 진행 사항도 명료하게 파악할 수 있습니다. 회의록 작성에 투자하는 시간이 때로는 아깝게 느껴질 수도 있겠지만 궁극적으로는 조직의 효율성과 투명성을 높이고 성과의 향상을 위한 중요한 업무의 일환이라는 사실을 잊지마세요.
회의록의 중요성을 인식하여 체계적인 작성방법을 습득하는 것은 거의 모든 조직 구성원에게 필요한 역량입니다. 이드로우맥스와 같은 프로그램의 도움을 받아 전문적인 템플릿을 활용하여 회의록을 작성한다면 부담을 좀 덜면서도 훨씬 효율적으로 회의록을 작성하실 수 있으실 거예요. 지금부터 이드로우맥스와 함께 회의록 작성을 시작해보시길 권해드립니다.
질문 1. 회의록 작성 시 반드시 포함해야 하는 항목을 무엇인가요?
회의 제목, 일시, 장소, 참석자 명단, 주요 논의사항, 결정된 내용, 후속 조치 등이 포함되어야 합니다.
질문 2. 회의록 작성 시 주의사항은 무엇인가요?
객관성을 잘 유지하고 불필요한 정보를 배제하며 가독성을 높일 수 있도록 구조화된 형식을 사용하면 좋습니다.
질문 3. 회의록과 녹취록의 차이점은 무엇인가요?
회의록은 요약된 핵심 내용을 기록하는 것이며 녹취록은 회의에서 발언된 내용을 그대로 기록하는 것입니다.