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프로젝트를 더 스마트하게 하는 법! 프로젝트 캘린더 이용하기

프로젝트 캘린더라는 말을 들어 보신 적이 있으신가요? 한 프로젝트를 정확하고 시간에 맞추어 끝내기 위해 필요한 도구가 바로 프로젝트 캘린더입니다. 프로젝트 캘린더는 일하는 날, 쉬는 날 그리고 각 시간에 대해 명확하게 파악할 수 있도록 만들어줍니다. 월별, 분기별, 연별로 어떤 업무를 계획하고 실행해야 하는지에 대한 가이드라인을 제공하는 매우 중요한 툴이라고 할 수 있어요. 우리가 계획을 세우지 않고 마구잡이로 일을 진행하다 보면 예상했던 기한내에 업무를 끝마치지 못할 때도 있고 때로는 다른 일 때문에 이전에 한 일을 까먹게 되는 경우도 있습니다. 오늘 말씀드릴 프로젝트 캘린더를 이용하면 앞으로 이런 불상사가 없어지실 거예요.

프로젝트 캘린더는 보통 프로젝트 매니저가 팀에 부과된 업무를 끝마치기 위해 시간을 효율적으로 안배하기 위해 사용됩니다. 팀 멤버별로 업무량을 구체적으로 할당할 수 있고 이 덕분에 모두 투명성을 가지고 전체 프로세스를 이해할 수 있게 하죠. 또한 각 업무의 책임감 또한 팀 멤버들이 느낄 수 있기 때문에 전체 팀을 잘 이끌어 가기에 큰 도움을 줍니다.

프로젝트 캘린더를 만드는 프로세스를 설명 드리자면 우선 첫번째로 어떤 업무(task)를 진행하여야 하는지에 대한 명확한 구분과 설명이 있습니다. 부과된 프로젝트를 위해서 각각 어떤 상세한 업무와 단계를 거쳐야 하는지 작성하여 봅니다. 그리고 각 업무에 어떤 사람들이 적합할지 표시를 해봅니다.

두번째로 캘린더에 그 프로젝트를 끝내기 위해서 어떤 날까지 각 업무를 마쳐야 하는지 표시를 해봅니다. 이 작업은 한 프로젝트를 기한안에 끝내기 위해 꼭 필요한 작업입니다. 각 단계를 언제까지 진행해야 할지 명확히 작성해봅니다.

마지막으로 향후 작업 계획을 디테일화 하는 것입니다. 프로젝트 캘린더가 팀이 일하기로 한 날이 언제이고 몇 시간을 작업할 수 있을지 각 일별로, 주별로, 월별로 보여줄 수 있도록 표시해줍니다. 여기서 또 필요한 작업은 중요한 고객들, 특정한 매니저, 상사를 만날 수 있는 날 혹은 시간을 명확히 표시해두는 것입니다. 이런 부분까지 표시를 해 둔다면 프로젝트를 더 원활히 진행할 수 있을 것입니다.

제가 요즘 즐겨 사용하고 있는 원더쉐어 이드로우맥스(EdrawMax)프로그램을 이용하여 손쉽고 빠르게 프로젝트 캘린더를 만드는 방법을 설명해 보겠습니다.

프로젝트 캘러린

우선 EdrawMax 프로그램을 실행하여 줍니다. <신규 +> -> <비즈니스> -> <프로젝트 캘린더>를 선택하면 밑에 부분에 여러 프로젝트 캘린더 템플릿이 나타나게 됩니다. 자신의 목적에 맞는 템플릿을 선택하여 쉽게 편집하면 간단하게 프로젝트 캘린더를 만들 수 있습니다.

프로젝트 캘러린

주요 작업 일정을 표시할 때는 간략하게 꼭 그 날에 마쳐야 하는 일을 적어 넣습니다. 전체적인 프로젝트 흐름을 파악할 수 있고 타임라인에 대하여 팀원들 모두 상기할 수 있을 것입니다.

프로젝트 캘러린

이 템플릿은 월간 코스 캘린더인데, 각 팀원들이 매일마다 해야 하는 작업을 표시할 수도 있고, 필라테스 강사분들 혹은 학생들도 자신의 월간 캘린더를 작성하여 더 생산적인 일상을 계획하도록 도와줍니다.

프로젝트 캘러린

링크를 클릭하시면 위와 같은 페이지가 나타나는데, 여기서 “project calendar”를 검색해줍니다.

프로젝트 캘러린

이 템플릿은 각 phase 별로 좀 더 직관적인 프로젝트 캘린더를 표시해주었습니다. 이렇게 원하는 템플릿을 클릭하고 오른쪽 상단에 있는 버튼을 클릭해 줍니다. 그러면 자신의 EdrawMax 프로그램에서 해당 템플릿이 열릴 것이고 자신의 목적에 맞게 편집을 해주시면 됩니다.

제가 커뮤니티에서 찾은 여러 유용한 프로젝트 캘린더를 소개해 드리겠습니다.

프로젝트 캘러린