협업툴 플로우 사용법 및 장단점 리뷰!
마이크로소프트 최고 경영자 사티아 나델라는 “2년 걸릴 디지털 전환이 2개월 만에 이뤄졌다”라고 평가했습니다.재택근무가 늘어나면서 업무의 형태 또한 빠르게 변화하고, 업무 혁신과 조직성장을 위한 관리자들의 고민이 늘어나고 있습니다. 실제로 2020년, 코로나로 인하여 업무의 디지털 전환이 순식간에 이루어졌는데요.
이렇게 코로나가 가져온 디지털 전환의 가속화는 모든 기업들을 시험에 이르게 만들었습니다. 디지털 가속화의 변화의 바람에 올라타느냐, 타지 못하느냐가 기업의 생산성에 크게 영향을 끼쳤기 때문입니다.
특히 21세기는 기술 변화에 따른 생산성의 간극이 매우 커질 것이기 때문에, 이러한 생산성의 간극을 줄이기 위한 성공의 열쇠는 바로 이 디지털 혁신, 디지털 전환에 있을 것으로 보고 있습니다.
성공적인 디지털 전환을 위해서는 디지털 기술을 활용하여 사용자 중심의 최적화된 일하는 환경과 방식을 구현하는 것, 즉 일하는 방식의 전체적인 변화를 의미합니다. 이를 통해 업무 전문성과 생산성을 향상시킬 수 있고, 직원들 입장에서도 효율성 떨어지는 야근에 목을 매지 않아도 되기 때문에 일과 생활의 균형을 맞춰 직업 만족도를 높일 수 있습니다.
이러한 디지털 전환을 위한 협업툴은 시중에 이미 많이 있지만, 저는 그 중에서도 협업툴 플로우를 소개해드리고자 합니다. 국내 기업에서 만든 협업툴 플로우는 시공간의 제약 없이 일할 수 있는 환경을 구축하고, 효율적이고 스마트한 업무 분담으로 생산성을 향상시키며, 직원의 업무 경험 및 수직적인 조직문화 혁신을 통해 직원들의 직업 만족도를 높이는 것을 목표로 하고 있습니다.
국내 스타트 기업에서 제작한 협업툴 플로우
협업툴 플로우는 프로젝트 별로 그룹을 생성하여 업무 혼선을 방지하고 효율적으로 프로젝트를 관리 및 진행할 수 있는 협업툴로, 팀원 및 외부 파트너도 초대가 가능하여 다른 메신저를 따로 사용할 필요가 없습니다.
제가 협업툴 플로우를 사용하며 처음 느낀 점은, 사용해 본 적이 없는 툴임에도 매우 익숙하다는 것이었는데요. 바로 인터페이스 때문이었습니다. 페이스북과 LinkedIn과 매우 비슷한 구성으로 어렵지 않게 사용할 수 있었습니다. 플로우 역시 타임라인 방식으로 글과 파일을 공유할 수 있으며, 내가 만든 프로젝트에 담당자와 팀원을 지정할 수 있습니다.
또한 요청, 진행, 피드백, 완료, 보류의 단계 설정을 통하여 프로젝트의 진행 상황을 한 눈에 파악, 주요 일정을 팀원들과 공유, TODO 리스트 작성 및 체크 등으로 하나하나 업무 진행 상황을 체크할 수 있다는 것 역시 플로우의 큰 장점이었습니다.
또 한가지 흥미로웠던 기능들 중 하나는 게시물 읽음 확인 기능이었습니다. 게시물 우측 하단에 읽음 0명이라고 뜨기 때문에 누가 언제 읽었는지 알 수 있는 기능인데요. 메시지를 받고서 받지 못했다는 핑계를 원천 차단할 수 있습니다. 다만, 스크롤을 내리며 휘리릭 읽는 것은 게시물을 읽음으로 치지 않습니다.
이렇게 한다면 정말로 스크롤을 내리며 게시물을 제대로 보지 못하고 지나치는 경우까지 읽음으로 뜨게 되어 팀 내의 불화를 일으킬 수 있는 소지가 다분하죠? 그렇기 때문에 플로우에서는 해당 게시물을 클릭하여 프로젝트에 들어올 경우, 혹은 팀원이 ‘모두 읽음’을 클릭했을 경우에만 팀원이 게시물을 읽음으로 표시합니다.
또한, 담아두기라는 기능을 통해 피드 내에서 내가 관심 있는 글, 또는 자주 확인할 필요가 있는 글들을 따로 모아서 보관할 수 있습니다. 인터넷의 ‘즐겨찾기’와 비슷한 기능인데요. 피드 내에 새로운 글이 계속 올라와 내가 필요한 글이 금방 올라가 버리는 경우, 스크롤을 계속 해서 올려야 하는 불편함을 덜어줄 수 있는 기능입니다.
저는 현재 프리랜서인데요, 저 역시 무료 협업 툴을 하나 이상 사용하고 있습니다. 이메일이나 USB를 주고받는 것 보다 협업툴의 장점이 크기 때문입니다. 협업툴을 사용하면 미팅 일정이나 마감 일정 등을 캘린더를 통해 한 눈에 쉽게 볼 수 있기 때문에 스케쥴이 꼬여 당황할 일도 줄어듭니다.
또, 한 번 업로드한 파일은 서버에 영구 보관되기 때문에 언제든 꺼내 볼 수 있는 것, 지난 파일들을 컴퓨터에 쌓아 두고 있지 않아도 되는 것이 정말 편리하더라고요. 또한 PC뿐만 아니라 모바일도 지원되기 때문에 이동 중에도 언제든 변경된 업무 관련 사항을 확인할 수 있어서 좋았습니다.
무료 협업 툴 플로우에서는 메신저 기능을 통해서 실시간 대화를 할 수 있기 때문에 카톡이나 스카이프 등 개인적인 메신저를 공유하지 않아도 되는 것이 정말 마음에 들었습니다. 카톡으로 업무 관련 대화를 할 경우 내 프로필 사진이나 프로필 메시지가 신경이 많이 쓰이는데, 플로우를 사용하니 그런 걱정이 덜해서 좋았습니다.
플로우와 함께 사용하기 좋은 툴-마인드맵!
지금까지 협업툴 플로우에 대해서 알아보았는데요. 플로우를 사용하며 (이드로우 마인드)EdrawMind 같은 마인드맵 프로그램을 함께 사용하면 그 시너지가 무한대로 올라갈 수 있을 것 같습니다.
사용법이 간단하기 때문에 초보자도 어렵지 않게 사용할 수 있어 툴 사용법을 따로 배우지 않아도 바로 적용할 수 있어 매우 효율적이기 때문인데요. 아직까지 디지털 업무 혁신을 위해 고민하는 분들이라면 꼭 추천하고 싶은 프로그램 조합입니다.
더 많은 협업툴을 비교해보고 싶다면 아래 링크로 들어가 만나보세요. 전에 썼던 글인데 카카오워크,네이버웍스,팀즈,슬랙,플로우를 비교해봤습니다. >>협업 프로그램 5가지 비교
이드로우 마인드
모든 기능을 갖춘 마인드 매핑 소프트웨어
- 운영체제:Windows, Mac, Linux, 웹 모두 지원
- 브레인스토밍 모드와 프레젠테이션 모드
- 그룹 및 실시간 협업 가능
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