Diagrammi del flusso di lavoro

La documentazione e la visualizzazione sono una pratica essenziale in quasi tutti i progetti, poiché aiutano a creare una panoramica generale di un processo aziendale. Ciò consente di capire come funziona l'azienda. Esistono diversi strumenti/software che possono aiutare a creare una panoramica ordinata e professionale, e uno di questi è il diagramma del flusso di lavoro o diagramma del flusso di lavoro. Un diagramma di flusso di lavoro è solitamente considerato la base per altri strumenti di documentazione, come diagrammi di flusso dei dati, diagrammi di flusso e altro ancora.

Che cos'è un diagramma di flusso di lavoro?

In questo articolo tratteremo tutti gli argomenti essenziali relativi ai diagrammi di flusso di lavoro, tra cui:

Un diagramma di flusso è una rappresentazione grafica del flusso di lavoro con l'aiuto di un diagramma di flusso, che comporta l'illustrazione dei processi e delle attività aziendali, come il trasferimento o il flusso di informazioni, attività e documenti durante l'intera operazione del flusso di lavoro.

In parole povere, uno strumento di gestione dei progetti raffigura una serie di azioni che descrivono un lavoro o il modo in cui un particolare lavoro deve essere svolto. Aiuta a visualizzare come le attività si muoveranno tra le risorse. Inoltre, definisce a quale condizione una sequenza può andare avanti, indipendentemente dal fatto che si tratti di persone o macchine.

Un diagramma di flusso di lavoro ha molteplici scopi e vantaggi che si riveleranno utili per quasi tutte le organizzazioni. Questi benefici e scopi includono:

• Commercio elettronico: Questo campo è un luogo ideale per i diagrammi di flusso di lavoro, soprattutto quando si tratta di acquisti online e di consegna dei prodotti acquistati. In questo caso, un negozio online può utilizzare i diagrammi di flusso per rappresentare i passaggi seguiti dalla fase di acquisto/ordine fino alla ricezione dell'ordine da parte del cliente.
• Finanza: I diagrammi di flusso di lavoro si sono dimostrati utili e vantaggiosi anche in questo campo. Con essi è possibile mostrare le fasi da seguire dall'elaborazione del pagamento alla consegna e alla riscossione degli ordini acquisiti.
• Militare: Come in qualsiasi altra attività, anche in campo militare un diagramma di flusso di lavoro può essere utilizzato in diversi ambiti. Ad esempio, per mostrare le fasi che devono o dovrebbero essere eseguite durante un'operazione di dispiegamento.
• Medico: nel campo della medicina, un diagramma di flusso di lavoro può essere utilizzato anche per definire o raggiungere fasi e obiettivi specifici. Ad esempio, per illustrare i passaggi necessari durante le visite al pronto soccorso, un ospedale può utilizzare questo diagramma.
• Istruzione: Qualsiasi istituto di formazione può utilizzare questo tipo di diagramma per mostrare i diversi processi della scuola. Ad esempio, per illustrare i passaggi necessari per l'iscrizione.

Ogni diagramma di rappresentazione grafica utilizza simboli che spiegano le varie fasi e i processi dell'intero processo. Ecco i simboli di base dei diagrammi di flusso di lavoro e le loro applicazioni distintive

Il modo migliore per progettare un diagramma di flusso di lavoro completo è iniziare con un brainstorming, una ricerca e un'analisi dei dati. In questa fase non è prevista alcuna progettazione, ma solo la pianificazione dell'analisi e della categorizzazione dei dati disponibili. Ecco alcune delle cose da fare prima di creare un diagramma di flusso di lavoro:

1. Iniziate definendo il vostro punto di riferimento per il diagramma: Si tratta di clienti o di azienda? State visualizzando come volete che appaia la nuova implementazione? O come funziona attualmente il processo esistente?
2. Quindi, create uno schizzo approssimativo della vostra idea attuale: probabilmente è ideale per creare una panoramica generale che illustri le fasi di alto livello del vostro processo.
3. Fare ricerca: Questa fase consiste nell'entrare nei dettagli, raccogliendo le informazioni necessarie ed essenziali da utilizzare nella progettazione del diagramma. È possibile ottenere informazioni da persone e altre fonti pertinenti. A tal fine, ponetevi queste domande:
• Qual è il vostro obiettivo generale?
• Quali indicatori utilizzerete per indicare l'inizio e la fine del processo aziendale?
• In ogni fase, quali azioni sono coinvolte e chi è coinvolto in ciascuna di esse?
• Cosa succede dopo?
• Ci sono deviazioni da questo processo?".
4. Condurre un'analisi del flusso di lavoro: questo processo prevede diverse fasi che contribuiranno a eliminare le inefficienze. Le fasi comprendono la categorizzazione dei dati, l'individuazione delle aree deboli e l'inclusione di obiettivi futuri (pensare al futuro).
5. Una volta ottenute tutte le informazioni e l'analisi, si può passare alla fase di progettazione.

Innanzitutto, EdrawMax è uno strumento di visualizzazione online multifunzionale che può essere utilizzato per creare un'ampia gamma di grafici, diagrammi e altri contenuti visivi. Detto questo, ecco 5 passaggi per creare un diagramma di flusso di lavoro professionale per il vostro progetto:

Fase 1: per prima cosa, è necessario iscriversi a EdrawMax se non si dispone ancora di un account. Tuttavia, se lo avete già, potete semplicemente registrarvi e passare alla fase successiva.

Fase 2: sul lato sinistro, vedrete un riquadro di navigazione, fate clic su "Diagramma di flusso" e poi su "Flusso di lavoro".

Fase 3: Si aprirà un nuovo rubinetto, in cui sono presenti diversi modelli di flusso di lavoro che potete utilizzare per prendere/cliccare e modificare in base alle vostre esigenze. Se invece volete creare un diagramma completamente nuovo da zero, fate clic sul segno "+" per aprire una nuova finestra del foglio di lavoro.

Fase 4: creare un diagramma ben personalizzato utilizzando i diversi strumenti di formattazione presenti nella libreria di Edraw. È possibile regolare l'allineamento, la forma, il colore, il carattere, la dimensione e molti altri dettagli per ottenere un diagramma ben progettato.

Fase 5: Una volta terminata la progettazione o la modifica del diagramma del flusso di lavoro, fate clic su "File" e poi su "Salva con nome" per salvare il diagramma.

Nota: Edraw consente di salvare ed esportare i diagrammi in diversi formati, tra cui file MS Office, PDF, SVG, Visio vsdx e Graphics.

Molti pensano che i diagrammi del flusso di lavoro debbano essere creati da qualcuno con conoscenze specialistiche di programmazione. Ma con il software giusto non è così. Anche i processi aziendali più complessi possono essere mappati con il software Edraw Workflow, sviluppato con un'interfaccia grafica di facile utilizzo. L'ampia gamma di strumenti intuitivi consente a chiunque di creare diagrammi di flusso di lavoro professionali e accurati senza alcuna competenza di codifica. Edraw è un software per il disegno di flussi di lavoro rapido e potente, che fornisce forme vibranti predefinite per il disegno di diagrammi di flusso di lavoro.

Scaricando il software Edraw Workflow Diagram, potrete utilizzare i modelli integrati per creare e presentare i vostri diagrammi di flusso di lavoro in pochi minuti. In questo modo è diventato facilissimo creare diagrammi di flusso di informazioni, automazione dei processi aziendali, reingegnerizzazione dei processi aziendali, contabilità, gestione e attività delle risorse umane.

Ogni forma può essere facilmente modificata nel colore. Sono ideali per mostrare i diversi reparti di un'azienda o le diverse fasi di un tipico processo aziendale:

Per creare un diagramma di flusso di lavoro professionale, seguite i suggerimenti riportati di seguito:

• Quando si progetta il diagramma, utilizzare elementi coerenti (linee, forme, colori e testi).
• Mantenete tutto su una sola pagina. Ricordate che un buon diagramma di flusso è quello che sta in una sola pagina. Se è troppo grande, provate a seguire le seguenti pratiche:
• Provare a ridimensionarlo
• Progettare il grafico in modo che scorra da sinistra a destra e poi in basso fino alla riga successiva.
• È anche possibile suddividere i grafici più grandi in una serie di grafici più piccoli.
• I dati devono scorrere da sinistra a destra o dall'alto verso il basso.
• Invece di un simbolo decisionale tradizionale (simbolo del diamante), utilizzare un percorso diviso per rappresentare una decisione
• Quando si progetta un diagramma con linee di ritorno, posizionarle sotto il diagramma di flusso.

Un diagramma di flusso di lavoro può aiutare a progettare un processo di content marketing efficiente e a gestirlo in modo efficace. Il diagramma seguente mostra l'intero processo dall'inizio alla fine da utilizzare nel content marketing.

• Le sue crostate con la creazione di bozze
• Poi, il processo di approvazione della bozza, in cui sono previste due decisioni: l'approvazione della bozza o la proposta di modifiche.
• Se la bozza è approvata, si passa alla fase successiva, che consiste nel creare la grafica da utilizzare nell'articolo.
• Il passo finale è il caricamento nel CMS, l'ottimizzazione e la pubblicazione.

Ci sono vari esempi di diagrammi di flusso di lavoro sia nel software che nella pagina web. Alcuni esempi utilizzano le corsie di nuoto. Sono facilmente modificabili. Di seguito è riportato un esempio di diagramma di flusso di lavoro che presenta la procedura di gestione dei documenti.

Il diagramma del flusso di lavoro è facile da creare con Edraw se si conosce già il processo del flusso di lavoro. I nostri simboli di flusso di lavoro predefiniti rendono la progettazione del flusso di lavoro molto più semplice e veloce. Per imparare a usare le forme, fate clic su Come creare un diagramma di flusso di lavoro. Per illustrare meglio come utilizzare il flusso di lavoro per presentare il processo di lavoro, ecco due esempi pratici: