Cos'è una SOP?

Procedura operativa standard (SOP) nota anche come procedura operativa permanente. Si tratta di una guida passo passo contenente istruzioni su come devono essere completate operazioni/compiti di routine specifici. SOP aiuta le organizzazioni a ridurre gli errori di comunicazione, che è essenziale per garantire l'efficienza, l'uniformità delle prestazioni e la qualità dei risultati.

È simile a un diagramma di flusso del processo. Tuttavia, un diagramma di flusso del processo spiega i passaggi generali per completare un'attività, mentre SOP spiega di più su un processo specifico o uno di questi passaggi.

Ad esempio, un diagramma di flusso del processo per l'iscrizione di nuovi dipendenti può contenere i seguenti processi/passaggi: {Domanda >Riesame della domanda> Colloquio > Appuntamento > Formazione> Inizia a lavorare}. Una SOP, quindi, prende uno di questi processi e spiega ulteriormente, ad esempio, il processo di formazione che spiega {Dove, come, quando viene eseguito, cosa include, quanto tempo impiegherà, ecc.}.

Per garantire che un determinato compito sia sufficientemente completato, devono essere fornite istruzioni chiare e dettagliate. Questo, quindi, dimostra l'importanza e il motivo per cui dovresti usare SOP. E proprio come qualsiasi altro strumento di gestione dei progetti, SOP ha i suoi vantaggi e svantaggi, e li affronteremo qui:

Vantaggi

1. L'aiuto SOP facilita il controllo e la garanzia della qualità per i lavori di routine, le valutazioni dei processi e persino la gestione dei processi.
2. Le SOP forniscono coerenza
3. SOP migliora la responsabilità delineando le responsabilità di ogni persona all'interno di un'organizzazione.
4. Risolve i problemi di sicurezza riducendo la cattiva comunicazione tra i dipendenti
5. Aiuta un'organizzazione a monitorare e misurare la propria competenza
6. Aiuta a verificare l'efficacia dei processi aziendali fungendo da lista di controllo
7. Aiuta nell'analisi di tutti i passaggi e riduce i passaggi improduttivi o ridondanti che sono o possono rallentare la produzione.
8. Quando si ricreano sistemi operativi in nuove impostazioni, SOP funge da documento di riferimento.

Svantaggi

1. Il SOP è rigido e scoraggia l'improvvisazione
2. SOP non delinea tutto, o non copre tutti gli scenari, e talvolta può portare a errori di processo o ritardi.

I documenti SOP sono strumenti multiuso utilizzati in diversi campi o aree per aiutare a creare coerenza nei lavori di routine. Alcuni dei campi in cui le SOP sono applicabili includono:

1. Settore medico: ad esempio, che mostra una procedura in cui un'infermiera dovrebbe seguire mentre si occupa di un paziente.
2. Settore aziendale: questo documento è applicabile in vari modi quando si tratta di gestione dei processi aziendali. Ad esempio, una POS può essere utilizzata per spiegare il processo di formazione dei nuovi dipendenti.
3. Settore manifatturiero: proprio come in altri campi, nel campo manifatturiero viene utilizzata una POS per fornire un elenco di istruzioni dettagliate relative alla produzione di un prodotto specifico.
4. Settore educativo: oltre ad essere ideale per gli affari e altri campi, questo documento può essere utilizzato anche nel campo educativo. Ad esempio, puoi usarlo per fornire istruzioni dettagliate agli studenti su cosa fare e come farlo per completare con successo una pratica o un'attività specifica. Questo è l'ideale nelle lezioni pratiche che richiedono procedure precise e attente per essere seguite.

Le procedure operative standard sono suddivise in tre tipi principali, che si basano sul formato. Pertanto, i tre formati principali includono: il formato passo-passo, il formato diagramma di flusso e il formato gerarchico. E anche se ogni organizzazione può creare un documento SOP in un formato che funziona meglio per loro, sceglie comunque di lavorare con uno di questi formati.

Quindi, come appare ogni formato?

1. Formato passo dopo passo

Se il processo in questione è abbastanza semplice e può essere completato senza errori minimi o minori, il formato passo-passo è il tipo ideale di SOP da seguire. In casi come questi, potrebbe essere meglio creare un elenco cronologico che mostri le istruzioni dell'elenco da seguire quando si completa un processo.

2. Formato del diagramma di flusso

Il formato del diagramma di flusso è utile quando si ha a che fare con un progetto con più processi e risultati di un'unica azione. Con esso, puoi illustrare visivamente le azioni da intraprendere in determinati punti durante il processo. Inoltre, puoi anche mostrare quale risma ha il compito di completare una particolare attività e dove procedere dopo.

3. Formato gerarchico

Il formato gerarchico è quello che io chiamo un aggiornamento del formato Step-by-Step. Entrambi i formati sono simili nel design generale; tuttavia, il formato gerarchico fornisce maggiori dettagli sui passaggi elencati nell'altro formato.

Ad esempio: una SOP passo-passo ti darà i passaggi 1, 2, 3, 4… mentre la SOP gerarchica avrà i passaggi 1a, 1b, 1c; 2a, 2b, 2c; 3a, 3b, 4

Allora, perché questo formato? Ebbene, per completare sufficientemente un determinato compito, a volte tu oi tuoi dipendenti potreste aver bisogno di ulteriori istruzioni sui passi da compiere. Pertanto, questo formato consente loro di capire ancora meglio cosa è necessario e cosa si aspetta da loro.

Affinché la tua POS sia chiara ed efficace, dovrebbe contenere i seguenti quattro elementi:

• Lo scopo: prima di tutto, chiediti: "Quali problemi* dovrebbe risolvere il mio SOP?" Rispondendo a questo, stai definendo e delineando lo scopo del tuo documento SOP. Assicurati di avere una descrizione concisa dei problemi.
• Procedura: in secondo luogo, come vorresti che le attività fossero completate? Quindi, poiché hai già definito le attività da completare, ora crea una linea guida su come completare tali attività. Assicurati che siano elencati in ordine sequenziale per essere facilmente comprensibili.
• Ambito: oltre a definire lo scopo e le procedure della SOP, è anche importante considerare l'applicabilità della SOP. Quindi, è applicabile?
• Responsabilità: dopo essersi assicurati che tutti gli elementi di cui sopra siano ben impostati, definire ora responsabilità e doveri. Quindi, delinea chi fa cosa e con chi comunicare in caso di problemi.

Per garantire che una determinata attività sia completata in modo efficiente e con successo, sarà necessario creare una SOP professionale. Ecco alcuni dei suggerimenti essenziali per aiutarti in questo:

• Sii conciso. La cosa principale che rende efficace il documento SOP è la sua comprensibilità. Quindi, per creare un documento SOP non verificabile, assicurati che sia il più breve possibile mentre trasmetti solo informazioni importanti.
• Inizia con i comandi di azione. L'espressione tramite scrittura è un altro concetto chiave per creare una SOP efficace. Pertanto, all'inizio di ogni istruzione di attività, usa un verbo per chiarire che questo deve essere fatto.
• Assicurati che sia scansionabile. Il suo è un suggerimento importante quando si elencano istruzioni dettagliate. Ciò semplifica il flusso di lavoro aiutando le persone responsabili a comprendere e distinguere chiaramente un passaggio dall'altro.

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Il diagramma di flusso del processo infermieristico di seguito mostra visivamente istruzioni semplici e dettagliate su ciò che un infermiere dovrebbe fare e su come prendersi cura del paziente con cordone ombelicale. Una delle cose notevoli di questo diagramma di flusso è che presenta tre categorie. Queste categorie forniscono ulteriori/maggiori informazioni sulle cose necessarie e sull'ambiente. Non solo mostra le istruzioni passo passo, ma fornisce anche informazioni più dettagliate sull'intero processo.