Che cos'è una fattura?

Le fatture fanno parte della nostra quotidianità. Ogni acquisto che effettuiamo genera una fattura. Sia che andiamo in un negozio di alimentari, in un punto vendita al dettaglio o anche per un controllo medico, riceviamo una fattura quando paghiamo il prodotto/servizio. Le fatture sono la prova della transazione con i dettagli della transazione come data, ora, fattura totale, importo pagato, importo ricevuto, ecc. In questo articolo, daremo un'occhiata più da vicino a cosa è una fattura e come crearne una.

Una fattura è un documento che registra e dettaglia le transazioni tra un acquirente e un venditore. Include i dettagli della transazione come ora, data, nome del venditore, prodotti/servizi acquistati, importo totale e qualsiasi altro dettaglio importante relativo alla transazione. E' anche conosciuta come "fattura di vendita".

Una fattura viene in genere generata dal venditore al momento dell'acquisto o al momento della consegna del prodotto/servizio. Le fatture lasciano una traccia cartacea e servono come prova del pagamento o della transazione stessa.

Le fatture sono da sempre parte integrante dei tradizionali software di contabilizzazione e contabilizzazione. La fatturazione risale a 7000 anni fa in Mesopotamia, dove venditori e commercianti conservavano documenti scritti per registrare vendite e acquisti. Naturalmente, i metodi contabili e i sistemi di fatturazione si sono evoluti nel corso degli anni e nel XVI secolo quando le fatture hanno ricevuto il loro nome.

La parola fattura deriva dalla parola francese "envoys" o "envois" che significa posta o come l'atto di inviare qualcosa. Da allora, è stato introdotto il termine "fatture" per una ricevuta di acquisto.

Al giorno d'oggi, c'è una fattura per tutto! Vediamo perché li usiamo.

Le fatture vengono utilizzate per molti scopi, ma sono principalmente utilizzate per registrare una transazione. Le aziende utilizzano le fatture per tenere traccia dell'importo dovuto dal cliente. Questo li aiuta anche a monitorare il flusso di cassa totale dalle vendite. Inoltre, le fatture servono anche come prova della transazione e consentono alle aziende di ricevere il pagamento completo in tempo. Fungono anche da record di vendita per tenere traccia di:

• La data di vendita
• Il momento della vendita
• L'importo totale addebitato al cliente
• Importo pagato dal cliente
• Importo in sospeso

Ci sono molti documenti che possono sembrare una fattura ma non lo sono.

1. Ordine di acquisto

Molte persone mescolano le fatture con gli ordini di acquisto, ma sono entrambi documenti finanziari diversi. L'ordine di acquisto viene generato dai clienti ai fornitori per beni o servizi. Viene inviato prima ancora che venga creata una fattura. Dopo aver ricevuto l'ordine di acquisto, il venditore prepara l'ordine e genera una fattura per il cliente.

2. Fattura

Le fatture riscuotono pagamenti immediati mentre non è il caso delle fatture. Sebbene le fatture siano un tipo di fattura, non sono sempre una fattura. Ad esempio, quando mangi al ristorante, non puoi uscire senza pagare il conto. Tuttavia, se ti iscrivi per un abbonamento mensile in palestra, puoi pagare dopo un mese o su base bimestrale/trimestrale e la fattura viene generata di conseguenza.

3. Ricevuta

Una ricevuta conferma che l'ordine è stato pagato. Non fa rispettare i termini di pagamento.

Ogni fattura include i seguenti componenti:

1. Numero di fattura

Ogni fattura è contrassegnata da un numero univoco. Tengono traccia delle vendite e presentano le prove di tutte le transazioni di vendita.

2. Data

Ogni fattura contiene la data di acquisto, la data della fattura (la data di generazione della fattura) e la data di pagamento.

3. Nome e indirizzo

La fattura include i nomi dell'acquirente e del venditore (azienda/azienda/venditore) insieme all'indirizzo postale di ciascuno.

4. Descrizione dei prodotti/servizi

Questo è un elenco dettagliato di ciò che stai addebitando. Ogni prodotto o servizio deve essere chiaramente menzionato insieme al numero del prodotto (codice a barre) e alla quantità (importo del prodotto/servizio acquistato).

5. Importo

Tutte le voci sono riassunte in basso con “importo totale†. L'importo totale include il prezzo del bene/servizio più eventuali tasse applicabili.

6. Termini di pagamento

Queste sono le condizioni di pagamento che i clienti devono rispettare. Sono presentati come "Net 14" o "Net 30", il che significa che il cliente ha rispettivamente 14 giorni o 30 giorni per pagare.

Esistono diversi tipi di fatture a seconda dello scopo. Ecco i tipi di fattura più comuni:

1. Fattura pro forma

Una fattura pro forma viene generata prima che il prodotto o il servizio venga consegnato al cliente. Queste fatture informano i clienti sull'ambito e sul costo dell'ordine previsto. Le fatture pro forma indicano ai clienti quanto pagheranno una volta consegnato l'ordine. I termini di pagamento della fattura pro forma possono essere modificati in qualsiasi momento prima della consegna.

2. Fattura scaduta

Come suggerisce il nome, si tratta di una fattura non pagata che supera la data di scadenza. Quando una fattura è scaduta, significa che il tuo cliente o cliente non ti ha pagato entro i termini di pagamento concordati. Questa fattura viene generata per ricordare al cliente di pagare indicando nuovi termini di pagamento.

3. Fattura provvisoria

Le fatture provvisorie vengono generate per fatturare un progetto di grandi dimensioni in più fasi/pagamenti. Queste fatture vengono inviate ai clienti man mano che il progetto avanza. Consentono alle aziende di gestire il flusso di cassa durante un progetto a lungo termine.

4. Fattura di credito

Una fattura di credito serve a rimborsare o offrire uno sconto a un cliente. Tale fattura include l'importo negativo a copertura del costo dell'importo restituito al cliente.

5. Fattura ricorrente

Le fatture ricorrenti raccolgono pagamenti ricorrenti. Sono fatturati per un progetto in corso. Ad esempio, un'agenzia potrebbe emettere fatture ricorrenti a un cliente ogni mese per i servizi continui forniti.

6. Fattura di debito

Una fattura di debito viene generata quando un'azienda aumenta l'importo che un cliente deve pagare per un prodotto/servizio.

7. Fattura commerciale

Una fattura commerciale è per merci esportate a livello internazionale. Queste fatture calcolano le tariffe e includono il nome, l'indirizzo e il numero di telefono dell'acquirente e del venditore, i nomi e la quantità delle merci esportate e il paese di origine.

Segui queste linee guida per creare una fattura:

1. Credenziali

Una fattura deve essere generata dal venditore dopo l'acquisto. Dovrebbe servire come richiesta di pagamento con termini di pagamento confermati chiaramente menzionati.

2. Aggiungi tutti i componenti

Per creare una fattura, devi assicurarti di aggiungere tutti i componenti necessari di una fattura come nome, ora, data, articoli, importo totale, ecc.

3. Scegli il mezzo

Le fatture possono essere sia cartacee che elettroniche. Molte piccole imprese utilizzano fatture cartacee. Tuttavia, la compilazione di fatture fisiche può richiedere più tempo e fatica. Sono anche più suscettibili di errori e omissioni. Al giorno d'oggi, ci sono molti software come EdrawMax che ti permettono di creare fatture usando modelli personalizzabili – veloci, facili e convenienti. Puoi inoltrarli come copia elettronica o scaricarli e stamparli.

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• Scopri come creare una fattura

Esempio 1

Questo è un modello di fattura di EdrawMax. Puoi modificare e personalizzare. Inoltre, possono anche essere condivisi online o salvati in più formati di file. Puoi anche scaricarli e stamparli.

Esempio 2

Questo modello di Microsoft Excel è una semplice fattura. Ottieni fatture di base gratuite su Excel da modificare e personalizzare. Queste fatture sono xlxs. Formato del file.

Esempio 3

Microsoft Word offre anche semplici modelli di fattura gratuiti. Queste fattura saranno in formato dox. formato.