Cos'è un organigramma
Parte 1: Cos'è un organigramma?
Un organigramma è una rappresentazione visiva che raffigura la struttura interna dell'azienda attraverso la descrizione di ruoli, responsabilità e relazioni tra entità e individui.
Quali sono i termini alternativi di un organigramma? Gli organigrammi sono anche noti come grafici gerarchici.
Parte 2: Storia dell'organigramma
Qual è la storia dell'organigramma? I primi organigrammi risalgono al 1854 circa, quando l'ingegnere scozzese-americano Daniel McCallum sviluppò organigrammi per la compagnia Erie Railroad, il più grande ma estremamente disorganizzato business ferroviario. Si stavano espandendo a un ritmo elevato, ma la disorganizzazione stava influenzando gravemente le sue prestazioni. McCallum ha inventato il diagramma per introdurre un senso di ordine e controllo all'interno dell'organizzazione. L'attenzione di McCallum è rimasta sulla divisione delle responsabilità e sul comunicare per bene i ruoli e le responsabilità.
Più tardi, nel 1917, un'altra forma piramidale simmetrica di organigramma fu sviluppata per la fiorente società Computing-Tabulating-Recording Company (CTR). Questo grafico mostrava le divisioni funzionali insieme alle suddivisioni geografiche e dipartimentali. CTR è stato successivamente rinominato International Business Machines (IBM). Questa struttura funzionale divenne lo standard per l'industria fino al 1950.
Nel 1960, abbiamo visto l'evoluzione degli organigrammi in una struttura basata sui prodotti e poi divisioni funzionali sotto i prodotti. Le aziende a quei tempi credevano di dover avere varie divisioni o gruppi di prodotti come entità separate. All'interno di queste entità, avevano diverse aree funzionali per una maggiore efficienza.
Gli anni '70 sono stati i tempi delle strutture organizzative a matrice, che sono state successivamente trasformate in strutture orizzontali per una maggiore autonomia e indipendenza.
Parte 3: Vantaggi e svantaggi dell'organigramma
Quali sono gli usi di un organigramma? Tantissimi: possono mostrare la catena di comando, le responsabilità, i ruoli e lo stile manageriale adottato. Questo è il motivo per cui gli organigrammi sono diventati un documento essenziale utilizzato in tutte le aziende, piccole o grandi.
Sono usati come riferimento durante il cambio di ruolo lavorativo, l'aggiunta o la rimozione di dipendenti e anche durante una presentazione per dare una panoramica delle organizzazioni. Per i nuovi dipendenti, gli organigrammi li aiutano a comprendere meglio la struttura generale e la gerarchia all'interno dell'azienda.
vantaggi
1. Gli organigrammi mostrano una chiara struttura di reporting. Aiuta i dipendenti a sapere esattamente come e cosa comunicare e dove segnalare. In caso di emergenza, un'azienda può risparmiare molto tempo prezioso con una struttura di reporting semplice. Con un organigramma dettagliato, tutti sanno chi è la persona rilevante da informare.
2. Sono un'ancora di salvezza per i nuovi dipendenti. Gli organigrammi li presentano alle persone con cui lavoreranno e si connetteranno facilmente con loro.
3. Gli organigrammi sono anche utili per bilanciare il carico di lavoro dei manager. Dall'organigramma possiamo vedere quante persone si stanno gestendo bilanciandole di conseguenza. Inoltre, la coerenza della delega di lavoro è migliorata quando sappiamo a quale dipartimento appartiene un dipendente e gli diamo solo i rispettivi compiti.
4. Sono molto utili nella pianificazione. L'allocazione delle risorse, la gestione della forza lavoro e la gestione delle risorse umane non possono sopravvivere senza un organigramma.
svantaggi
1.La manutenzione degli organigrammi è molto ingombrante, soprattutto se eseguita manualmente. Nelle grandi organizzazioni in cui il personale viene regolarmente cambiato, la manutenzione manuale richiede molto tempo e fatica.
2.I canali di comunicazione informale sono spesso ignorati. Le informazioni sulle relazioni orizzontali e sulle interazioni sociali sono scarse. Gli organigrammi si concentrano solo sulle relazioni formali basate sullo stile manageriale.
Parte 4: Caso d'uso dell'organigramma
Quali sono i casi d'uso dell'organigramma? Gli organigrammi sono utilizzati in molti campi per una vasta gamma di scopi. Discutiamo alcuni casi d'uso.
1. Pianificazione del budget e delle risorse
Gli organigrammi forniscono preziose informazioni sulla pianificazione delle risorse umane perché un organigramma mostra se una risorsa ha troppe responsabilità da gestire e la necessità di introdurre più forza lavoro. Allo stesso modo, l'organigramma di ridimensionamento mostra dove vengono allocati i dipendenti eccessivi.
Anche l'allocazione del budget alle risorse umane è gestita allo stesso modo.
2. Comunicazione interna
Gli organigrammi promuovono la comunicazione interna all'interno e tra i diversi dipartimenti in molti modi. Con un organigramma, tutti sanno chi è la persona più rilevante per qualsiasi situazione in un dipartimento; pertanto, tutte le domande e la comunicazione generale vengono scambiate con questa particolare risorsa piuttosto che fare la spola tra persone diverse.
In secondo luogo, all'interno dei reparti, una chiara catena di comando e gerarchia di reporting dice ai dipendenti di prendere ordini e dare feedback. Riduce un sacco di tempo sprecato.
Parte 5: Tipi di organigrammi
Quali sono i diversi tipi di organigrammi?
a.Organigramma gerarchico
Il grafico gerarchico raggruppa i dipendenti per reparto e set di competenze. Ha una chiara catena di canali di comando e reporting per mostrare lo stile manageriale e supporta la comunicazione. Questo modello classico funziona al meglio per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni.
b.Organigramma a matrice
Il modello organizzativo a matrice ha le sue fondamenta in gruppi interfunzionali. Questo grafico è adatto per le organizzazioni con più linee di prodotti perché incoraggia la comunicazione aperta e la collaborazione tra i reparti.
c.Organigramma orizzontale
Poiché gli organigrammi piatti rimuovono alcuni livelli che potrebbero non essere rilevanti per le organizzazioni più piccole come le startup, è un modello preferito per le startup e le nuove organizzazioni. Questo grafico facilita il rapido processo decisionale. Tuttavia, man mano che l'azienda cresce, potresti voler passare a un altro modello organizzativo perché una struttura organizzativa piatta non può adattarsi a cambiamenti sostanziali.
EdrawMax DesktopEdrawMax OnlineParte 6: Simboli/Elementi comuni
Entità
I diversi tipi di entità negli organigrammi sono:
1.Ruoli. Questi sono usati in grafici generalizzati come Managing Director, Sales Manager ecc.
2. Informazioni dettagliate. Le entità informative dettagliate iniziano con dettagli come nome, ruolo e dettagli di contatto. Successivamente, ulteriori dettagli possono essere collegati tramite collegamento ipertestuale per rendere il grafico compatto.
3.Foto. In questi tipi di entità, viene aggiunta anche una foto della risorsa insieme ad altri dettagli.
Connessioni
Queste righe possono mostrare la comunicazione, la segnalazione della connessione e una gerarchia.
1. La linea continua mostra una relazione primaria.
2. Linea tratteggiata. Questa linea tratteggiata raffigura relazioni secondarie.
Parte 7: Suggerimenti per l'organigramma
1.Dividi e governa. Gli organigrammi per le aziende medio-grandi possono facilmente estendersi sia verticalmente che orizzontalmente. Pertanto un approccio migliore è quello di dividere l'organigramma in vari sottografici e collegarli con l'organigramma principale tramite collegamenti ipertestuali.
2.Inizia con un organigramma generale con i nomi dei ruoli e aggiungi gradualmente ulteriori dettagli come i nomi e i dettagli dei dipendenti che ricoprono tali posizioni.
3.Lavora ordinatamente e aggiungi colori e forme per facilitare la lettura del grafico.
Parte 8: Esempio
Questo è un organigramma di un'azienda. Vi sono due ruoli sotto il proprietario principale, il direttore di produzione e il responsabile marketing. Il team di produzione comprende filiali di negozio e magazzino, che gestiscono l'equipaggio per supervisionare ed eseguire SOP durante il funzionamento.
Gli organigrammi sono uno strumento essenziale per il successo di qualsiasi azienda. Tuttavia, il vero valore di un organigramma può essere raggiunto solo attraverso l'accuratezza, i dettagli e la manutenzione continua.
