I team cercano tecniche che migliorano l'efficienza e l'adattabilità. Kanban, un sistema di gestione del flusso di lavoro visivo, è diventato uno strumento indispensabile. Kanban, derivato dai metodi di produzione di Toyota, sottolinea la consegna continua senza sovraccaricare i membri del team.
Visualizzare le attività e limitare il lavoro in corso aiuta i team a rilevare i colli di bottiglia, migliorare le operazioni e adattarsi rapidamente alle esigenze in cambiamento.
Questo articolo esplora i principi del Kanban e come si applicano allo sviluppo dei progetti. Diamo un'occhiata a EdrawMind, uno strumento intuitivo per la creazione di mappe mentali e la gestione del lavoro con funzionalità Kanban.
In questo articolo
Che cos'è Kanban?
Kanban, derivato dalla parola giapponese che significa "cartello" o "tabellone", è un sistema di gestione del flusso di lavoro visivo che mira a massimizzare l'efficienza e promuovere il miglioramento continuo.
Kanban, un concetto creato da Toyota alla fine degli anni Quaranta, era precedentemente uno strumento efficace per l'economia poiché abbinava beni e servizi offerti con la domanda effettiva e, di conseguenza, il surplus e lo spreco erano ridotti al minimo.
Elementi di un Kanban
Gli elementi chiave del Kanban includono
- visualizzare il lavoro e i processi,
- limitare il lavoro in corso (WIP),
- e aggiungere flusso.
Su una bacheca kanban, divisa in colonne per rappresentare le fasi del flusso di lavoro, come 'Da Fare', 'In Corso' e 'Fatto', gli elementi di lavoro sono rappresentati come schede.
In questo modo, i membri del team possono facilmente tenere traccia della posizione attuale del lavoro e individuare dove alcuni processi sono bloccati, in modo da poter procedere verso quei punti critici e migliorare le loro prestazioni.
Al centro di Kanban ci sono i limiti WIP, un tetto massimo al numero di compiti "in corso" che possono verificarsi in una specifica fase del flusso di lavoro. L'obiettivo dei team è mantenere un peso moderato delle attività in corso per garantire che tutte le attività siano completate prima di iniziarne di nuove, incoraggiando così la produttività.
Quando userai un Kanban?
Sebbene Kanban sia associato alla produzione, è stato impiegato anche in numerose discipline, come lo sviluppo software, la gestione dei progetti e l'assistenza sanitaria. La sua flessibilità e l'enfasi sulla consegna continua lo rendono ideale per ambienti di lavoro in cui il lavoro arriva inaspettatamente e richiede un rapido adattamento.
In sintesi, Kanban è un sistema visivo e agile di gestione del flusso di lavoro che riconosce e promuove la trasparenza, limita la quantità di lavoro in corso e stimola l'evoluzione e la crescita perpetua all'interno di un team. È, quindi, molto efficace per le organizzazioni che cercano di essere il più efficienti possibile migliorando continuamente i loro livelli di reattività.
Come Utilizzare Kanban nello Sviluppo di Progetti?
Kanban nello sviluppo dei progetti consente ai team di visualizzare i compiti, gestire i processi in modo più efficace e aumentare la produttività.
Ecco una guida passo-passo su come utilizzare Kanban nello sviluppo di progetti, inclusi i metodi di base per stabilire e perfezionare un sistema Kanban per una gestione efficiente dei progetti.
1. Configura la tua bacheca Kanban
Una bacheca Kanban è uno strumento efficiente che mostra le attività e le fasi nell'avanzamento dei progetti. Dovresti iniziare progettando una bacheca che possa essere divisa in diversi elementi di flusso di lavoro. Layout come ‘Backlog’, ‘Da fare’, ‘In corso’, ‘Revisione’ e ‘Fatto’ sono i più comunemente usati. Questi possono essere adattati per soddisfare i requisiti di progetti specifici.
Ogni compito è assegnato a una scheda che dettaglia vari aspetti, come la sua descrizione, il suo proprietario, il suo punteggio e la data di scadenza. In questo modo, ogni membro del team può sapere a che punto si trova ciascun compito e la sua importanza per il progetto.
2. Definire i Limiti del Lavoro in Corso (WIP)
L'uso dei limiti di lavoro in corso (WIP) pone un limite al numero di compiti che possono apparire sotto determinati tipi di colonne e quindi riduce la probabilità di sovraccaricare lo sforzo, creando al contempo un flusso di lavoro più equilibrato.
Spostare i compiti nelle colonne attive o di revisione aiuta il team a svuotare il lavoro in corso e a controllare il multitasking, il che migliora la produttività complessiva del team.
Impostare i limiti WIP è uno sforzo collaborativo che considera il realismo, il potenziale operativo del team e le aspettative del progetto. Questi limiti dovrebbero essere monitorati e aggiornati frequentemente per raggiungere il risultato ottimale desiderato.
3. Rafforzare il Tempo e le Priorità con la Colorazione dei Compiti
Usa colori, etichette e tag per evidenziare i compiti che sono molto importanti o urgenti. La maggior parte delle applicazioni che utilizzano il sistema Kanban in ambienti informatici usano codici colore, che permettono di distinguere facilmente i vari livelli di urgenza dei compiti.
Attivare scadenze, dipendenze o segnalazioni di problemi/blocchi su schede avanzate/secondarie consente al team di lavorare sui compiti più urgenti e risolvere i problemi molto più rapidamente, riducendo così il tempo di completamento del progetto.
4. Sviluppare una Routine per la Revisione del Consiglio di Amministrazione
Nelle riunioni di team, la discussione attiva sui progressi compiuti nei compiti è arricchita dall'aggiornamento della lavagna Kanban, visualizzando dove è probabile che ci siano ostacoli e quali passi saranno necessari per implementare i cambiamenti. La maggior parte dei team avrà riunioni giornaliere o incontri settimanali per aggiornare tutti sui loro compiti e sulle questioni correlate.
Le retrospettive, almeno una alla fine di ogni fase (formale) di un progetto o regolarmente, permettono all'unità di auto-valutare i parametri di prestazione e identificare aree di miglioramento nell'operazione Kanban nella prossima serie di progetti.
5. L'enfasi dovrebbe essere sul processo, non sui prodotti finiti.
Ogni metodologia classica di gestione dei progetti Kanban ha una data di scadenza per il progetto, ma nel Kanban abbracciamo un flusso di lavoro continuo. Per mantenere uno stato di lavoro costante, non c'è una scadenza evidente per i progetti in cantiere, rendendo possibile essere altamente reattivi ai requisiti in evoluzione.
Questo non vuol dire che le scadenze non si applichino, specialmente quando un prodotto è destinato a un cliente. Nel Kanban, tuttavia, non ci sono tempi obiettivo per completare un'attività; piuttosto, c'è un'attenzione a spostare l'attività attraverso il flusso di lavoro, il che rende l'approccio utile per progetti caratterizzati da esigenze dinamiche.
6. Analizzare e migliorare il flusso di lavoro
Il Kanban enfatizza il miglioramento continuo. Monitorare metriche chiave come il lead time (il tempo dalla creazione del compito al completamento) e il cycle time (il tempo dall'inizio alla fine) ti aiuterà a comprendere l'efficienza dei tuoi processi. Se vengono individuati colli di bottiglia, i membri del team possono collaborare per ideare soluzioni, come ridurre i limiti di WIP o riassegnare i compiti.
Quando si analizzano i dati sulle prestazioni, il team può riconoscere schemi e aree di miglioramento, il che porta a una maggiore efficienza e al miglioramento del processo a lungo termine.
Come creare una bacheca Kanban
Molti strumenti offrono funzionalità Kanban, e scegliere uno strumento semplice e facile da usare può migliorare notevolmente la produttività. Può farti risparmiare tempo e fatica, e le funzionalità semplici possono rendere il processo di creazione più fluido, permettendoti di concentrarti maggiormente sulla gestione del gusto piuttosto che sull'apprendimento di software complessi.
Uno di questi strumenti è EdrawMind di Wondershare. Ha un'interfaccia intuitiva e funzionalità flessibili che rendono la gestione delle attività più semplice. Una caratteristica distintiva è la sua funzione Kanban, che ti consente di gestire i compiti in modo visivo.
Passo 1
Scarica EdrawMind o provalo online gratuitamente. Registrati o accedi utilizzando le credenziali di Wondershare o dell'account dei social media.
Passo 2
Seleziona Task Kanban dalla pagina principale.
Passo 3
Questo apre la tela predefinita della Kanban Board, dove puoi personalizzarla. Puoi aggiungere più colonne e schede per aggiungere dettagli in base al tuo progetto.
Passo 3
Una volta che hai finito di aggiungere più colonne e tutti i dettagli alle schede, puoi utilizzare le opzioni del pannello di destra per cambiare il colore, il design e la visualizzazione degli elementi.
Passo 4
Per ulteriori personalizzazioni del design nella particolare scheda, fai clic con il tasto destro su di essa e seleziona dalle opzioni.
Passo 5
Dopo tutte le modifiche, puoi condividere questa bacheca con i membri del tuo team o colleghi per ricevere feedback e collaborare.
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