Le bacheche Kanban sono uno degli strumenti più efficaci per rappresentare i compiti e rendere il progetto più gestibile. Può essere facilmente creato in Asana per tenere traccia del lavoro, dare priorità ai compiti e gestire il lavoro tra i membri del team.
In questa breve guida, fornirò dettagli su come utilizzare una bacheca Kanban in Asana e ottenere il massimo da questo approccio. Questa metodologia Kanban mi ha aiutato molto nella gestione dei progetti del mio team e può essere utile per te se sei un leader di squadra responsabile di alcuni subordinati o coinvolto in diversi progetti.
In questo articolo
Come utilizzare la funzione Kanban Board in Asana
Per sfruttare al meglio la bacheca Kanban in Asana, la mia strategia preferita è seguire alcuni semplici passaggi che ho elencato di seguito. Puoi seguire passaggi simili e rendere i tuoi compiti più gestibili.
Passo 1: Accedi ad Asana
Accedi al tuo account Asana utilizzando le tue credenziali di accesso. Se è la prima volta che utilizzi lo strumento, crea un nuovo account sul sito web di Asana.
Dopo l'accesso ad Asana, vieni indirizzato verso uno spazio di lavoro personale con tutti i progetti esistenti visibili sul cruscotto. Se utilizzi Asana per la prima volta, la dashboard sarà vuota; tuttavia, puoi creare nuovi progetti e programmarli in base alle tue esigenze.
Passo 2: Visualizzazione della Kanban Board
Seleziona Bacheca come opzione di visualizzazione del progetto. I compiti sono mostrati su schede e il loro progresso è mostrato da una colonna all'altra.
Fai clic sul pulsante + nella barra laterale sinistra per configurare nuovi progetti o portafogli secondo le tue esigenze.
Passo 3: Imposta le colonne
Per impostazione predefinita, Asana ti fornisce tre colonne: Da fare, In corso e Fatto. Questi sono tra gli esempi più semplici della lavagna Kanban. Se hai bisogno di più fasi, aggiungi più colonne alla base della pagina utilizzando il pulsante + Aggiungi sezione.
Puoi anche riordinare le colonne secondo le tue preferenze semplicemente spostandole nelle posizioni desiderate.
Passo 4: Aggiungi attività alla bacheca
Una volta impostate le sezioni sulla tua bacheca, aggiungi i compiti nelle colonne arbitrarie in base allo stato/progresso del compito.
Per aggiungere un'attività, seleziona il + Aggiungi attività o premi Tab+N per creare una nuova attività più rapidamente. Puoi anche trascinare e rilasciare il compito da una colonna all'altra.
Passo 5: Modificare le attività
Espandi ogni scheda attività cliccando e ottenendo dati più specifici nella finestra aperta. Inoltre, puoi aggiungere una descrizione del compito, diversi sotto-compiti, file e collegamenti ad altri documenti o pagine web.
Passo 6: Assegna i compiti e stabilisci le scadenze
Fai clic sull'opzione Assegnatario e seleziona il membro del team a cui vuoi assegnare il compito. Questo ti aiuta a far eseguire e controllare ogni compito da qualcuno.
Per impostare le scadenze, scrivi nel campo della data di scadenza e cliccaci sopra. È anche possibile assegnare priorità e altri filtri per suddividere il lavoro e garantire la concentrazione sugli elementi più importanti.
Passo 7: Corsie Kanban di Asana
Per quanto riguarda la corsia Kanban di Asana, non lo consente nativamente; tuttavia, puoi imitarlo utilizzando sezioni o campi personalizzati. Ad esempio, puoi creare suddivisioni delle colonne per i diversi team, fasi o categorie. Questo ti aiuta anche a far risaltare i compiti individualmente pur essendo ancora sulla bacheca.
Inoltre, puoi utilizzare Gruppi Funzionali (campi personalizzati come tag o categorie) per imitare le corsie, il che fornisce una panoramica più dettagliata della distribuzione dei compiti.
Suggerimenti per l'uso di una Kanban Board
I seguenti sono i principali consigli per utilizzare una bacheca kanban in Asana:
Rimani organizzato: Cambia le schede e l'aspetto della bacheca Kanban per adattarli ai compiti in corso. Questo ti aiuta a rimanere organizzato, gestire facilmente il flusso di lavoro e aggiornare il tuo team sui progressi.
Limita il lavoro in corso (WIP): Per ridurre il carico di lavoro sui membri del team, limita il numero di compiti nella colonna In Corso. Puoi sempre modificare queste attività per mantenere un flusso di lavoro equilibrato.
Usa i modelli di Asana: utilizza il modello kanban di Asana per ridurre la necessità di iniziare da zero. Alcuni modelli sono flussi di lavoro predefiniti che richiedono meno tempo e semplificano il tuo lavoro.
Sfrutta l'automazione: Puoi utilizzare l'automazione di Asana per spostare la barra delle attività o per informare il team dei cambiamenti di stato. Questo garantisce che la tua scheda sia sempre aggiornata.
Utilizza le funzionalità di reportistica di Asana: usa le funzionalità di reportistica e i cruscotti per ottenere idee migliori sulle prestazioni dei tuoi team. Questi rapporti aiutano a individuare le tendenze, ad esempio i colli di bottiglia ricorrenti, e a prendere decisioni migliori per superarli.
Incoraggia la collaborazione del team: Promuovi il lavoro di squadra attraverso la discussione tra i membri sullo stato dei compiti, i nuovi sviluppi e i commenti sullo stato di ciascuna colonna sulla bacheca Kanban. Questo rende la comunicazione chiara e i conflitti vengono affrontati immediatamente.
Conclusione
Lavorare con una Kanban Board Asana mi aiuta a gestire i miei progetti creando un formato visivo e facilmente comprensibile dei miei compiti e del loro stato. Per massimizzare l'uso di Asana Kanban, devi imparare a organizzare il tuo spazio di lavoro e a stabilire le priorità dei compiti utilizzando i principi Kanban.
Inoltre, naviga i suoi elementi affinché il lavoro proceda senza intoppi e i progetti siano completati in tempo. Questi aggiornamenti e l'attenzione ai movimenti dei compiti sono importanti per mantenere la produttività e il flusso dei compiti, poiché evitano accumuli o arretrati.
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