Perché un diagramma di Gantt è efficace per la gestione dei progetti?

Che cos'è un diagramma di Gantt?

Before we analyze the importance of using Gantt charts in project management, let's first go through the basic concept of such charts. Generally, a Gantt chart is a presentation of project tasks scheduled over a period. Viene utilizzato per impostare e gestire progetti di diverse dimensioni. In un diagramma di Gantt è possibile verificare molti dettagli sulle attività, tra cui data di inizio e fine dell'attività, l' assegnazione delle risorse, pietre miliari, priorità dei compiti e così via. Inoltre, i software professionali di gestione dei progetti possono offrire agli utenti funzioni più avanzate, come i rapporti sul budget basati sui loro diagrammi di Gantt.

Perché usare i diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti?

Se avete difficoltà a prevedere la durata e le risorse del vostro progetto o se ritenete che l'elenco cartaceo delle cose da fare sia troppo semplice per aiutarvi a portare a termine i compiti, provate a usare i diagrammi di Gantt per risolvere questi problemi. Forse avete già sentito parlare dei diagrammi di Gantt, ma forse non sapete quanto possano essere potenti nella gestione dei progetti. Ora vorremmo condividere ulteriori approfondimenti sui diagrammi di Gantt, basandoci sui seguenti punti più significativi.

Informazioni sul progetto scansionabili e gestibili a colpo d'occhio

I membri del team possono individuare facilmente i componenti principali e le informazioni centralizzate del progetto: cosa, chi, quando, dove, perché e come. Nei diagrammi di Gantt avanzati, le attività possono anche essere visualizzate come linee orizzontali colorate e memorabili per i diversi team. Questi fattori sono molto utili anche per le riunioni di progetto, in cui potrebbe essere necessario riferire gli attuali problemi chiave del progetto.

Ben strutturato

I diagrammi di Gantt sono pieghevoli, espandibili e mostrano una chiara divisione del lavoro all'interno di un team. Pertanto, i singoli possono controllare il proprio livello di mansioni, mentre il project manager o il team leader possono monitorare l'andamento generale.

Produttivo per la gestione delle risorse

In realtà, i problemi possono verificarsi in caso di sovraccarico di risorse o di uso limitato delle stesse. Tuttavia, utilizzando diagrammi di Gantt dettagliati, i project manager possono assegnare i compiti in modo più efficace tra le risorse aziendali, come il budget, le attrezzature e i materiali. In questo caso, è facile per i manager misurare la capacità dei team nei diversi reparti per una decisione più accurata dell'ambito e del budget. Inoltre, potrebbe essere utile per dare la buona notizia di un budget ridotto ai partner commerciali esterni o agli sponsor.

Ottimo per la gestione del tempo

I project manager possono impostare le attività nei diagrammi di Gantt in base ai piani passati, attuali e futuri:

Per il piano passato, i team leader possono trarre conclusioni dal riempimento di maggiori spazi di tempo tra i compiti.

Per il piano attuale, i manager possono utilizzare i diagrammi di Gantt per impostare molte preferenze, come le seguenti, per comprendere meglio le relazioni interconnesse tra i diversi compiti in modo da ottimizzare il flusso di lavoro:

1 il periodo minimo per consegnare un compito;

2 la percentuale di avanzamento dell'attività;

3 la priorità (contemporaneamente o in un ordine chiaro) di tutti i singoli compiti;

4 se nel caso di eventi imprevisti durante un progetto, che probabilmente si verificano in quasi tutti i team di progetto, i team leader possono reagire e modificare rapidamente i diagrammi di Gantt basati sulla visualizzazione del calendario. Ad esempio, modificando le date o le ore di lavoro di una singola attività o reimpostando le milestone per le attività in ritardo.

Per il piano futuro, i responsabili delle decisioni possono guardare più lontano per assicurarsi che ogni attività stia lavorando verso l'obiettivo strategico finale del team. Più idealmente, il team di progetto può scoprire alcune scorciatoie per i propri compiti per raggiungere gli obiettivi prima del previsto.

Migliore coesione del team

La mancanza di comunicazione sembra essere un grosso problema per le organizzazioni aziendali che devono superare i fallimenti sul posto di lavoro. Tuttavia, con l'uso dei diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti, tutti i ruoli coinvolti sono in grado di vedere chiaramente chi sta lavorando su quali compiti o programmi specifici e se ci sono potenziali problemi, ecc. In questi casi si elimina la necessità di utilizzare un software separato per la comunicazione tra i team, poiché tutti sono sulla stessa pagina e quindi si possono evitare incomprensioni o scuse per la mancata esecuzione dei compiti.

Alto livello di motivazione

La milestone in un diagramma di Gantt possono essere utilizzati come fattori motivazionali per incoraggiare l'intero team di progetto a raggiungere gli obiettivi. È possibile stabilire delle tappe con frequenza settimanale o mensile in base a compiti o scadenze specifiche.

Applicabile ad un'ampia gamma di ruoli e settori

Data la crescente richiesta di progetti che coinvolgono più dipartimenti e più team, l'uso dei diagrammi di Gantt si adatta a un'ampia gamma di ruoli e settori professionali nella gestione dei progetti: project manager aziendali, direttori dei lavori, direttori operativi, direttori marketing, partner esterni, ingegneria, produzione, infrastrutture, sviluppo di software e opere governative, ecc.

Facile da capire per i non addetti ai lavori

I diagrammi di Gantt allineano in modo efficiente gruppi di persone che non hanno competenze professionali nella gestione dei progetti, come gli stakeholder con un background di conoscenze diverso, per far loro sapere cosa sta succedendo. Pertanto, tutti i tipi di stakeholder possono condurre i loro sforzi sulla base del piano desiderato. Utilizzare i diagrammi di Gantt in questo modo è come costruire un ponte tra il team di progetto e i sostenitori.

Altri esempi e modelli di diagrammi di Gantt gratuiti

I seguenti Esempi e modelli di diagrammi di Gantt gratuiti include le principali categorie di diagrammi di Gantt per la gestione delle costruzioni e dei progetti aziendali. Non esitate a fare clic su una qualsiasi di esse per visualizzare ulteriori dettagli.

Diagramma di Gantt dell'edificio governativo	Processo di costruzione generale	Processo di progettazione degli interni

Come creare facilmente un diagramma di Gantt?

I diagrammi di Gantt possono essere creati utilizzando un foglio di calcolo, oppure software di gestione dei progetti per programmi più complessi. Potete aggiungere rapidamente nuovi compiti, impostare formati e unità di misura dei dati, assegnare nomi ai compiti, creare dipendenze tra i compiti, gestire le risorse e generare rapporti, ecc. Per ulteriori funzioni, fare clic sul pulsante di download gratuito in fondo a questa pagina per provarlo subito.