1: Che cos'è un diagramma di Gantt?

Per dirla semplicemente, un diagramma di Gantt è una sorta di presentazione visiva a barre colorate di una serie di attività pianificate disaggregate in un determinato periodo. L'asse orizzontale rappresenta l'intervallo di tempo totale e la sequenza di attività in base alla frequenza giornaliera, settimanale o mensile, mentre l'asse verticale mostra le attività specifiche che devono essere completate. I project manager utilizzano tali grafici per aggiornare e monitorare risorse e membri del team lungo il percorso per raggiungere l'obiettivo finale.

Un'illustrazione disegnata orizzontalmente e visivamente spiega il progetto complessivo, il suo stato attuale, i suoi progressi e le persone coinvolte in esso è un diagramma di Gantt. Un tipico diagramma di Gantt è dettagliato e ha tutte le fasi del processo elencate insieme alle date di inizio e fine. Le barre orizzontali nel disegno rappresentano lo stato di avanzamento e le linee di collegamento tra le due fasi indicano quando l'attività è stata spostata da una fase a quella successiva.

Rispetto a molte altre tattiche di gestione del progetto, il diagramma di Gantt è un'invenzione più antica. In realtà, l'idea del diagramma di Gantt è stata indicata per la prima volta da un ingegnere polacco Karol Adamiecki nel 1896, che ha avuto l'idea di mostrare i passaggi visivamente per vedere facilmente i suoi piani di produzione dell'acciaio. Il risultato è stato spettacolare dal momento che Karol ha avuto finalmente quattro volte l'importo della produzione di acciaio originale. Karol chiamò il suo grafico come Harmonogram, che può essere considerato un precursore del moderno diagramma di Gantt.

Circa 14 anni dopo, Henry Gantt, un consulente aziendale, sviluppò l'idea di Karol in un modo più visivo e pubblicò per la prima volta la teoria del diagramma di Gantt nei paesi occidentali di lingua inglese. Tuttavia, la natura e il processo di creazione di grafici dei diagrammi di Gantt rimangono in gran parte gli stessi per aiutare i supervisori di progetto a controllare il programma di lavoro e l'avanzamento.

L'idea di preparare un diagramma di Gantt è nata nel 19° secolo. Il primo diagramma di Gantt è stato creato da Henry L. Gantt, che insieme al suo collega, Frederick Taylor, ha voluto descrivere la pianificazione e lo stato di avanzamento del progetto su cui stavano lavorando tramite un'illustrazione visiva.

Prima che la tecnologia prendesse il sopravvento e i PC diventassero più comuni, i diagrammi di Gantt venivano disegnati a mano e poiché i progressi venivano mostrati sotto forma di barre, a volte venivano anche chiamati grafici a barre.

Come accennato in precedenza, un diagramma di Gantt mostra tutte le attività che devono essere coperte per completare un progetto insieme al tempo di consegna previsto. Alcuni dei principali vantaggi offerti da un diagramma di Gantt includono:

• Programmazione

Un diagramma di Gantt consente ai manager di avere una linea guida approssimativa nella fase iniziale di un progetto. Il diagramma mostra quante fasi ci sarebbero nel processo e chi sarà responsabile di quale compito.

• Assegnazione delle risorse

Un diagramma di Gantt mostra che tipo di risorse sarebbero necessarie nel progetto e come e fino a che punto sarebbero impegnate in modo da poter estrarre la massima produzione con un investimento minimo.

• Monitoraggio e aggiornamenti

In qualità di manager, puoi persino monitorare l'avanzamento dei progetti di volta in volta e avere un'idea corretta dello stato attuale della disponibilità delle risorse con l'aiuto di un diagramma di Gantt.

• Modifiche

Poiché i progetti potrebbero non andare secondo ciò che erano stati inizialmente pianificati, e alcune modifiche devono sempre essere apportate quando le cose vengono prese sul terreno pratico, un diagramma di Gantt offre un chiaro assaggio delle incongruenze che un processo potrebbe attraversare. Con una tale intuizione, diventa più facile per i manager affrontare i problemi apportando modifiche di base nel flusso di lavoro.

• Veloce da accogliere "immagini grandi e piccole"

Ruoli diversi possono avere esigenze diverse in termini di conoscenza di cosa sta succedendo con un progetto specifico. Il "quadro generale" aiuterebbe le persone che non hanno esperienza di membri del progetto, come le parti interessate o altri sponsor esterni, a esaminare rapidamente la percentuale complessiva di completamento o il processo di un'attività specifica. Al contrario, la visualizzazione "piccola immagine" è per i membri del team di progetto che necessitano di un controllo più dettagliato del loro progetto.

• Comunicazione di squadra più responsabile

L'assegnazione delle attività, le relazioni tra le attività e lo stato di avanzamento del progetto sono abbastanza chiari da consentire ai team leader di monitorare il lavoro e costringere i membri in difficoltà ad accelerare. Inoltre, le pietre miliari nei diagrammi di Gantt possono essere utilizzate come strumento motivazionale.

• Migliore utilizzo delle risorse

I diagrammi di Gantt funzionano alla grande per risolvere le risorse di destrezza tra diversi progetti. Inoltre, per le attività che hanno una durata simultanea, tu come project manager puoi facilmente monitorare e individuare attività sovraccaricate o sottoutilizzate utilizzando i diagrammi di Gantt.



• Stimare le attività in modo più appropriato

La stima di un progetto sembra essere una grande sfida per i project manager. Nei diagrammi di Gantt, tuttavia, i leader del team possono stimare in base ai dati e alle risorse esistenti. Quindi ora potresti chiederti gli svantaggi dell'utilizzo dei diagrammi di Gantt? Sentiti libero di leggere questi vantaggi e svantaggi dell'articolo del diagramma di Gantt per la risposta.

Come per tutto il resto, ci sono anche degli svantaggi nell'usare un diagramma di Gantt. Questi svantaggi sono elencati di seguito:

• Imperfezione

Poiché i diagrammi di Gantt contengono quasi tutti, se non tutti, i dettagli del progetto, potrebbero diventare eccessivamente complessi nel tempo e finire per perdere la perfezione. In parole semplici, quando si tratta di precisione, si può fare affidamento sui diagrammi di Gantt ma non possono essere considerati completamente affidabili.

• Relatività

I diagrammi di Gantt non mostrano sempre chiaramente i compiti correlati, come quelli che dipendono da quelli illustrati. In poche parole, un diagramma di Gantt è utile solo per dimostrare le principali attività che devono essere eseguite per completare i progetti e non contiene tutti i dettagli del processo.

I diagrammi di Gantt sono una pratica comune in molti settori. Alcuni di questi sono elencati di seguito:

1. Stabilimenti di produzione

Poiché un prodotto fabbricato subisce diverse fasi prima di essere reso disponibile al pubblico, in tali impianti viene utilizzato un diagramma di Gantt per illustrare le fasi e le attività che devono essere eseguite durante il processo.



2. Pubblicità e Marketing

Dalla ricezione di un prodotto alla vendita agli utenti finali, devono essere fatte molte pubblicità. Un diagramma di Gantt viene disegnato dai responsabili marketing per illustrare e persino valutare la procedura seguita per migliorare le vendite. Tale diagramma di Gantt suggerisce anche ai manager quando le nuove reclute sono necessarie per un'ulteriore espansione.

In realtà, i diagrammi di Gantt possono essere utilizzati anche nei campi della strategia aziendale come campagne di marketing, programmi di consulenza, scrittura di rapporti, pianificazione di eventi e altro ancora. Ad esempio, l'esempio del diagramma di Gantt qui mostra come impostare l'analisi aziendale di un nuovo mercato.



3. Industria di Internet

I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati anche per settori online, come la creazione di nuovi siti Web, software o applicazioni di sviluppo e così via. Anche in questo caso, tutte queste attività sono interdipendenti, quindi il tuo team potrebbe dover seguire una sequenza chiara dalla creazione del wireframe dell'interfaccia utente al test del sito web. Scopri ulteriori approfondimenti nell'esempio di diagramma di Gantt sottostante per la durata dell'attività, la priorità dell'attività e le pietre miliari ecc.



4. Costruzioni

Poiché la costruzione di un edificio è un compito complesso che richiede molta pianificazione strategica, viene disegnato un diagramma di Gantt per elaborare le fasi che l'intero processo di costruzione deve seguire.

Non importa quanto complesso possa essere un progetto, il diagramma di Gantt può essere suddiviso in cinque parti principali:

1. Nomi delle attività - mostra direttamente di cosa tratta un'attività, ad esempio progettazione digitale o sviluppo di software, ecc.

2. Barre delle attività - questo elemento indica informazioni come la data di inizio e fine dell'attività, la durata dell'attività e l'avanzamento dell'attività in percentuale. Per l'avanzamento dell'attività vengono utilizzati due colori diversi per differenziare la parte completata e la parte non finita.

3. Relazioni tra le attività - normalmente coprono la priorità e le dipendenze delle attività, ad esempio, in che misura un'attività si sovrappone all'altra o la sequenza di esecuzione delle attività; In genere, le dipendenze delle attività possono essere impostate in base a inizio-fine, inizio-inizio, fine-fine e fine-inizio. La dipendenza fine-inizio significa che l'attività B non può iniziare finché l'attività A non è terminata.

4.Pietre miliari viene spesso mostrato in una piccola icona a forma di diamante nel diagramma di Gantt come un importante risultato finale per sottolineare il passo importante.

5. Gestione delle risorse - si tratta fondamentalmente di chi dovrebbe fare cosa utilizzando quali tipi di materiali, ecc. Nel progetto di seguito, Gwen e Dylan sono assegnati a svolgere i lavori di promozione che iniziano il 14 agosto 2018.

Per diagrammi di Gantt più avanzati utilizzati in progetti complessi, potresti anche vedere:

Un paio di suggerimenti importanti che potresti voler tenere a mente durante la preparazione di un diagramma di Gantt includono:

• Prepara un elenco di ogni attività che deve essere completata. Aggiungi ogni attività in una riga separata.
• Assicurati di elencare le attività nell'ordine in cui devono essere eseguite.
• Definire un colore e una forma standard delle barre che devono essere utilizzate per mostrare l'avanzamento. Assicurati di utilizzare lo stesso stile di formattazione per mantenere il diagramma di Gantt coerente e facilmente leggibile.
• Aggiungi quante più descrizioni puoi per rendere il grafico informativo. Tuttavia, non sovrappopolare con troppo testo.
• Considerare l'utilizzo di linee di collegamento verticali tratteggiate per mostrare quando un'attività viene spostata alla fase successiva.
• Prendi in considerazione l'utilizzo di un'applicazione per PC efficiente come Wondershare EdrawMax per facilitare e accelerare il processo di creazione del diagramma di Gantt.

Nei primi tempi, i diagrammi di Gantt sono tutti disegnati a mano su carta. Al giorno d'oggi, tuttavia, software di gestione dei progetti senza carta con funzioni avanzate del diagramma di Gantt per accelerare la produttività complessiva del lavoro. Puoi aggiungere rapidamente nuove attività, impostare formati e unità di dati, assegnare un nome alle attività, creare dipendenze tra attività, gestire risorse e generare report, ecc. EdrawProj sembra essere uno dei migliori strumenti di gestione dei progetti.

L'immagine sopra è un esempio di un diagramma di Gantt generico che elenca tutti i progetti attualmente attivi nella prima colonna. La colonna include anche le sotto-attività coinvolte in ciascuno dei progetti. Le altre colonne mostrano la cronologia prendendo come scala un anno intero e la durata dei progetti è divisa in quattro trimestri.

Le barre presenti accanto a ciascuna riga della prima colonna mostrano la durata e il periodo dell'anno in cui un'attività secondaria è stata (o dovrebbe essere) completata e il processo è stato spostato alla fase successiva.

La preparazione di un diagramma di Gantt è semplice e può essere creata anche su un foglio Microsoft Excel. Tuttavia, si consiglia vivamente di utilizzare un'applicazione per PC efficiente come Wondershare EdrawMax che non solo accelera il processo di disegno con l'aiuto delle sue icone e simboli incorporati, ma rende anche semplice creare un'illustrazione ben disegnata che può essere esportato sul tuo computer nel formato che preferisci, oppure stampato su carta per la distribuzione fisica.

Altri esempi

I seguenti esempi e modelli di diagrammi di Gantt gratuiti includono le principali categorie di diagrammi di Gantt per la costruzione progetti gestionali e imprenditoriali.

Diagramma di Gantt per edifici commerciali	Processo di costruzione generale	Diagramma di Gantt dell'edificio governativo