Vantaggi e svantaggi dei diagrammi di Gantt per la gestione dei progetti
Che cos'è un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione del progetto che visualizza le informazioni e la dipendenza delle attività del progetto. Ogni barra sulla linea temporale rappresenta un'attività e visualizza la data di inizio e di fine e l'avanzamento in modo intuitivo. Combinando la tabella delle attività a sinistra e la linea temporale a destra, un diagramma di Gantt mostra informazioni dettagliate su ogni attività e sul progetto complessivo, a vantaggio dei project manager nella pianificazione del progetto.
Vantaggi del diagramma di Gantt
Sfruttate appieno i vantaggi del diagramma di Gantt per migliorare la comprensione e la comunicazione tra il project manager e i membri del team.
1. Visualizzazione chiara delle informazioni sul progetto
Diverso dai documenti di pianificazione del progetto realizzati con Word, un diagramma di Gantt mostra le informazioni essenziali su un progetto e sulle attività coinvolte in un grafico. Rispetto alle noiose spiegazioni a parole, le celle e le barre visualizzano l'avanzamento di ogni attività in un colpo d'occhio, consentendo al pubblico di vedere la data di inizio e di fine, la durata, la priorità e l'allocazione delle risorse di un'attività.
Ogni volta che si accede al diagramma di Gantt, si può vedere la percentuale completa delle attività e controllare lo stato del progetto per tenere il passo con i tempi. Visualizzando tutti questi elementi, potete rendervi conto della fattibilità del vostro programma e apportare le modifiche necessarie. Se si verifica un imprevisto, si è in grado di intervenire tempestivamente.
2. Migliorare la responsabilità e l'efficienza della comunicazione
Come si è detto, un diagramma di Gantt mostra una chiara visualizzazione di un progetto e delle attività coinvolte. Questa visibilità non solo fa risparmiare al project leader molto tempo per spiegare un progetto ai membri del suo team, ma impegna anche il team a seguire i progressi e a prepararsi per il compito successivo al momento giusto.
Inoltre, la pianificazione di un progetto con il diagramma di Gantt facilita la comprensione della tempistica da parte degli stakeholder e la comprensione immediata della ripartizione del progetto, stabilendo così la loro responsabilità. Se tutti hanno chiaro il proprio ruolo e i propri partner nel progetto, è possibile tenere sotto controllo le incomprensioni e gli sforamenti di budget. Il sistema consente al team di coordinare meglio le attività del progetto, migliorando così l'efficienza complessiva.
3. Rendere la pianificazione del progetto pratica e realistica
Per la maggior parte delle persone, la pianificazione di un progetto è solitamente vaga e ambigua. Tuttavia, quando si cerca di inserire il piano di progetto in un diagramma di Gantt che richiede la data di inizio e di fine nel calendario, la durata, la possibilità di ritardo, il costo e l'allocazione delle risorse, è necessario quantificare le informazioni per rendere le cose chiare. Si approfondisce il piano e si considerano più dettagli che influenzano la priorità e la praticabilità.
Per garantire la fattibilità e la realizzazione del progetto, una pianificazione realistica aiuta a evitare i ritardi e le perdite di denaro che ne possono derivare. Il processo di inserimento di un piano di progetto in un diagramma di Gantt costringe a riflettere attentamente sulle proprie idee e a fornire un piano pratico e maturo.
Svantaggi del diagramma di Gantt
1. Gestione e aggiornamento di un diagramma di Gantt che richiede molto tempo
Un diagramma di Gantt è composto da un diagramma delle attività a sinistra e da una linea temporale a destra. Se il progetto è complesso e coinvolge molte attività in una struttura di ripartizione del lavoro, tutte le attività non sono visibili in una singola vista di un Gantt, quindi è necessario scorrere verso il basso per visualizzare altre attività. Inoltre, le barre delle attività sulla timeline rappresentano solo il tempo piuttosto che le ore di lavoro e il carico di lavoro effettivi. Edraw Projects supporta l'aggiornamento automatico dell'avanzamento se l'opzione Avanzamento automatico è selezionata. Tuttavia, se qualcuno è assente, è necessario registrare manualmente la percentuale di completamento utilizzando il mouse. Se avete mai usato un diagramma di Gantt per gestire un progetto, vi accorgerete che non è facile riallineare le attività da una sezione all'altra.
2. Mancano le funzioni di collaborazione
Per i project manager, il diagramma di Gantt fa un buon lavoro nel pianificare le informazioni di base e nel calcolare i costi in tempo reale. Tuttavia, per i membri del team che hanno il compito di svolgere le attività, la collaborazione è più importante della pianificazione. Se devono gestire il carico di lavoro, condividere i documenti e comunicare sul lavoro, un diagramma di Gantt avrebbe dei limiti in termini di visibilità, coordinamento e chiarezza.
Come creare un diagramma di Gantt
I software professionali per i diagrammi di Gantt, come Edraw Project, aiutano molto i project manager a pianificare e gestire un progetto creando facilmente un diagramma di Gantt. Per creare un diagramma di Gantt, il project manager deve elencare tutte le attività e dividerle in sottoattività adeguatamente suddivise, quindi impostare le risorse disponibili per ciascuna attività. L'impostazione delle informazioni di base del progetto, come la data di inizio e di fine, la priorità dell'attività e il costo di base, è necessaria per rendere pratica ogni attività. Per saperne di più Esempi di diagrammi di Gantt e bilanciare i vantaggi e gli svantaggi dei diagrammi di Gantt per capire in che modo essi siano utili alla gestione dei progetti.
