Tutorial sulla pianificazione di un progetto: guida completa

La gestione del progetto è l'applicazione di conoscenze, tecnologie mature, competenze e strumenti per avviare e completare un progetto. Per avere successo nella gestione del progetto, dovresti fare una pianificazione di un progetto.

La pianificazione di un progetto è una fase chiave nel ciclo di vita di qualsiasi progetto, gettando le basi per il suo successo o fallimento. Include un processo dettagliato di definizione degli obiettivi, definizione delle attività, allocazione delle risorse e definizione delle tempistiche.

Questo articolo ti guiderà attraverso i punti chiave della pianificazione di un progetto e sottolineerà la sua importanza nel raggiungere gli obiettivi del progetto in modo efficiente ed efficace. Esploreremo i diversi tipi e fasi della pianificazione di un progetto e come sviluppare un piano di progetto. Che tu sia un professionista esperto o un principiante nella gestione dei progetti, questo articolo ti fornirà preziose informazionipianificazione di un progetto.

Che cos'è la pianificazione di un progetto?

La pianificazione di un progetto è un passo importante nella gestione di qualsiasi progetto. Tutto questo per creare un piano dettagliato che indichi chiaramente quali sono gli obiettivi del progetto e cosa coinvolgerà. Piano stabilisce obiettivi specifici e definisce i confini del progetto, il che aiuta a mantenere il lavoro focalizzato e impedisce di fare più di quanto inizialmente previsto. Include anche la fissazione di un calendario con scadenze per garantire che i progetti procedano in modo tempestivo.

La seconda parte della pianificazione di un progetto prevede risorse organizzative come team, strumenti e budget richiesti per il progetto. Piano include anche come comunicare con tutti gli interessati, affrontare potenziali problemi e mantenere le cose normali. Questa attenta organizzazione e preparazione sono fondamentali per garantire che il progetto proceda senza intoppi dall'inizio al completamento con successo.

Perché la pianificazione di un progetto è importante?

La pianificazione di un progetto è importante perché è come sviluppare una tabella di marcia per un progetto. Aiuta tutti a sapere cosa deve essere fatto, quando e come. Senza un piano, il progetto diventerà confuso, richiederà più tempo e costerà di più. Aiuta anche a evitare incidenti e problemi, perché pensi a cosa potrebbe andare storto e fai piani per affrontarlo.

Una buona pianificazione garantisce che tutti comprendano il proprio compito e come il proprio lavoro si inserisce nel quadro generale. Ciò significa che è più probabile che il progetto abbia successo e realizzi ciò che dovrebbe fare. Inoltre, aiuta a mantenere il budget e il tempo del progetto.

Tipo di pianificazione di un progetto

A seconda della natura del progetto, esistono tre tipi più comuni di pianificazione di un progetto: pianificazione verticale, pianificazione orizzontale e pianificazione congiunta

1. Pianificazione verticale

La pianificazione verticale (nota anche come pianificazione a cascata) è un metodo di pianificazione di un progetto vecchio stile. In un piano verticale, tutte le attività del progetto che portano all'obiettivo finale del progetto sono elencate in ordine dal primo all'ultimo. Ciò significa che il team deve completare un'attività per continuare l'attività successiva, l'attività successiva fino all'ultima attività.

Questo tipo di programma è più adatto per prodotti fisici con processi ripetitivi e risultati prevedibili. La pianificazione verticale è un po'rigida perché presuppone che tutto sia disponibile e che non ci siano strozzature impreviste, il che significa che non puoi deviare dal piano originale.

2. Pianificazione agile

I piani agili, noti anche come piani orizzontali, sono luoghi in cui diverse parti del progetto vengono eseguite contemporaneamente. In un piano agile, il nome del gioco è flessibilità; Team lavora rapidamente su piccoli pezzi del progetto, vede ciò che funziona, ciò che non funziona, cambia ciò che deve cambiare e adotta un approccio efficace. Questo tipo di piano di progetto è progettato per aiutare il team a diventare flessibile e diventare un comunicatore migliore a causa della necessità di una comunicazione frequente. Questo approccio non è adatto a progetti con budget limitati a causa delle molte incertezze.

3. Pianificazione congiunta

Un piano congiunto, o un piano ibrido, combina una cascata e un approccio di pianificazione agile. Combinare i due può essere impegnativo, ma una piccola guida per le parti interessate può essere di grande aiuto. Ciò significa anche che i progetti possono richiedere più tempo per essere completati, poiché il processo decisionale richiederà più tempo e potrebbero esserci molte duplicazioni, soprattutto se è necessario chiarire le responsabilità e il calendario. Tuttavia, questo non è tutto pessimistico, soprattutto se il project manager è esperto nei tre tipi di pianificazione di un progetto nella gestione del progetto.

Le varie fasi del ciclo di vita del progetto

Ogni progetto ha un ciclo di vita, indipendentemente dalle sue dimensioni; Per essere eseguito meglio e più facilmente, deve essere suddiviso in più fasi. Secondo la Project Management Association (fonte inserita), ogni progetto è diviso in 5 fasi, che sono:

• Avvio del progetto: Questo è il primo passo nella pianificazione di un progetto e prevede la determinazione degli obiettivi e degli obiettivi del progetto. In questa fase è stato inoltre condotto uno studio di fattibilità per comprendere la praticità e l'applicabilità del progetto.
• La pianificazione: In questa fase di pianificazione di un progetto, l'ambito è definito suddividendo la struttura di lavoro. Altre cose che vengono decise in questa fase sono il tipo di piano di progetto (approccio del progetto), i costi del progetto, le stime delle risorse e della qualità, le dipendenze delle attività e le tempistiche e i traguardi del progetto. Principale risultato qui è il piano di progetto.
• Esecuzione dei lavori: è qui che succede tutto; Inizia con il primo incontro, dove tutto viene comunicato alle persone coinvolte nel progetto. Man mano che il progetto avanza, si tengono riunioni periodiche e vengono inviati rapporti sullo stato periodici per vedere se la pianificazione corrisponde al timestamp. Questa è la fase più lunga del progetto.
• Monitoraggio: Questa fase non è una fase in sé perché coincide con la fase di esecuzione. Le fasi di monitoraggio e controllo assicurano che il progetto proceda come previsto e sia coerente con il piano cartaceo.
• Chiusura e assistenza: Questo è il passaggio finale in cui le parti interessate o i clienti ottengono i risultati finali, vengono rilasciati eventuali pagamenti in sospeso, il che indica che il contratto per il completamento del progetto è stato firmato e la previsione è stata valutata con successo o fallimento.

Come si crea un piano di progetto?

Per avere un piano di progetto perfetto, dovresti dedicare abbastanza tempo alla creazione di un piano di progetto e assicurarti che abbia questi passaggi;

• Definizione delle parti interessateStakeholder è chiunque sia interessato al progetto; Includono clienti o clienti, membri del team di progetto, utenti finali e chiunque sia interessato all'interno e all'esterno dell'organizzazione.
• Presentazione delle parti interessate: Questo è il luogo in cui si è tenuto il primo incontro per presentare tutte le parti interessate e unificare la visione del progetto. Ciò che viene sottolineato in questa fase è la portata del progetto, gli obiettivi, il budget previsto, il calendario del progetto e i ruoli e le responsabilità di ciascun stakeholder.
• Elencare le risorse richieste: elenca tutto ciò che è necessario per avviare, eseguire e completare il progetto. Elencare il personale necessario e il loro stipendio, i materiali e le attrezzature necessari, i loro costi e qualsiasi altra cosa possa essere necessaria.
• Fissazione degli obiettivi: mettere insieme i punti principali del primo incontro per formare un progetto; Che si tratti di un prodotto o di un servizio, dovrebbero esserci obiettivi e risultati nel calendario specificato.
• Dare la priorità alle attività e creare piani: Ora che gli obiettivi e i risultati sono in atto, tutte le attività sono elencate in ordine di importanza e interdipendenza. È possibile utilizzare i grafici (come i diagrammi di Gantt) per disegnare una sequenza temporale.
• Identificazione dei rischi: identificare tutti i rischi che possono ostacolare il progetto e sviluppare strategie per mitigare il rischio.
• Comunicazione: condividere i piani di progetto con le parti interessate e mantenere aperti i canali di comunicazione per fornire a tutte le parti interessate un aggiornamento sullo sviluppo del progetto sulla base di frequenze concordate.
• Rivalutazione: Man mano che il progetto avanza, il progetto viene costantemente riesaminato per vedere se il traguardo atteso è stato raggiunto e l'area che deve essere riparata viene modificata.
• ValutazioneProgetto di localizzazione attuale è stato completato ed è tempo di valutare il successo o il fallimento, vedere cosa è stato appreso e cosa può essere migliorato nel prossimo progetto.

Esempio di pianificazione ingegneristica

La società B prevede di aprire un altro ufficio in una nuova città (città A) e il direttore operativo ha il compito di anticipare l'apertura e l'allestimento di una nuova filiale. Questo è il piano del progetto;

Nome del progetto: Ampliamento al nuovo ufficio di A Town

Ambito del progetto: La creazione di un ufficio funzionale nella città di A; Questo include selezione del sito, pianificazione finanziaria, conformità legale, installazione dell'infrastruttura, personale e marketing

Calendario dei progetti: dal 1 ° dicembre 2023, termina entro 6 mesi

Le migliori pratiche per la pianificazione di un progetto

1. Scegliere lo strumento giusto

La scelta del giusto strumento di gestione del progetto è fondamentale per una pianificazione e un'esecuzione efficaci. Questi strumenti vanno dal software di gestione e pianificazione delle attività alle piattaforme di comunicazione per il lavoro di squadra. Per esempio,EdrawProjÈ uno strumento di pianificazione del progetto versatile che copre tutti i requisiti della pianificazione del progetto, tra cui la gestione delle attività, l'allocazione delle risorse e il monitoraggio dell'esecuzione. Inoltre, è disponibile una versione gratuita con accesso alle funzionalità più elementari.

2. Registrare tutto

Salva la documentazione dettagliata di tutti gli aspetti del progetto. Ciò non solo aiuta a mantenere la chiarezza durante tutto il ciclo di vita del progetto, ma funge anche da riferimento per progetti futuri.

3. Coinvolgere le parti interessate

Mantenere una comunicazione regolare con tutte le parti interessate, inclusi membri del team, clienti e sponsor. Comprendi le loro esigenze e aspettative e informali sullo stato di avanzamento del progetto.

Conclusione

Pianificazione del progettoCreare un piano che definisca l'inizio e la fine del progetto. Piano dovrebbe coprire tutti i dettagli del progetto, inclusi obiettivi, ambito, compiti, costi, risultati e scadenze. Piano di progetto è una chiara tabella di marcia per il progetto per tutte le parti interessate; È uno strumento di responsabilità per tutti coloro che partecipano al progetto. Per stare lontano da mal di testa e frustrazione, è importante avere un piano di progetto per guidarti attraverso le pietre miliari e assicurarsi che sia completato prima della scadenza.

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