Organigramma | Tipi, usi ed esempi

Gli organigrammi sono la rappresentazione grafica della struttura interna di un'organizzazione. Rappresentano le relazioni tra i diversi livelli di gestione e i lavoratori, ad esempio i rapporti di parentela e la catena di comando all'interno dell'organizzazione.

Le entità come i dipendenti e le posizioni sono rappresentate da caselle o cerchi. I livelli sono rappresentati dai livelli dell'organigramma, mentre le linee di collegamento e le linee a gomito rappresentano le relazioni.

Questi organigrammi sono disponibili in molte forme e tipi. È necessario decidere quale tipo di organigramma utilizzare in base alle proprie esigenze. I tipi di base sono:

a. Modello organizzativo gerarchico

I grafici gerarchici possono essere utilizzati per raggruppare la forza lavoro in base al reparto e alle competenze. Si tratta di un modello classico che funziona bene nelle organizzazioni medio-grandi. Ha una chiara catena di comando che comunica la struttura piuttosto bene a tutti i dipendenti.

Fonte: L'Org

b. Modello organizzativo a matrice

Il modello organizzativo a matrice si basa su gruppi interfunzionali. È perfetto per le organizzazioni che hanno diverse linee di prodotto. Il motivo è che incoraggia una comunicazione e una collaborazione più aperte tra i reparti.

Fonte: L'Org

c. Modello organizzativo piatto

Un modello organizzativo piatto è il modello organizzativo preferito dalle startup e dalle nuove organizzazioni. Il motivo è che elimina strati specifici che potrebbero non esistere in strutture più piccole, come il middle management. Questo tipo di organizzazione facilita un rapido processo decisionale. Tuttavia, quando l'azienda cresce, si potrebbe passare a un altro modello organizzativo, perché una struttura organizzativa piatta non può adattarsi a cambiamenti sostanziali.

Fonte: L'Org

Gli organigrammi sono essenziali per ogni organizzazione aziendale, perché forniscono un quadro chiaro del funzionamento dell'organizzazione e un metodo trasparente per indicare i responsabili. Migliorano le strutture interne e supportano una gerarchia di comunicazione definita.

• Gli organigrammi favoriscono la collaborazione e la comunicazione all'interno dei reparti e nell'ambito dell'intera organizzazione. Soprattutto in situazioni critiche e di emergenza, tutti sanno chi devono contattare immediatamente. In questo modo si risparmiano tempo e fatica e si evitano i malintesi.
• Quando hanno accesso a un organigramma dettagliato, ogni team sa dove deve riferire. Di conseguenza, gli organigrammi migliorano il flusso di informazioni e la reattività dei team.
• Gli organigrammi definiscono chiaramente le strutture organizzative, le gerarchie, i rapporti gerarchici e le responsabilità.
• Sono molto utili per i nuovi assunti perché spiegano il flusso di lavoro e la gerarchia delle comunicazioni, eliminando molte confusioni.

Gli organigrammi sono strumenti di visualizzazione efficaci per presentare la struttura e le relazioni del personale in un'organizzazione. Un organigramma ha i seguenti cinque usi principali:

Per visualizzare la struttura di gestione

Mostra la struttura gestionale dell'organizzazione a colpo d'occhio. Può anche mostrare altre strutture organizzative, come le relazioni tra aziende con proprietà comuni o affiliate.

Come strumento di pianificazione

Utilizzare gli organigrammi per visualizzare e pianificare le riorganizzazioni aziendali.

Un riferimento per i dipendenti

Fornisce un riferimento ai dipendenti per aiutarli a comprendere la rete generale e il loro ruolo nell'organizzazione. La stampa dell'organigramma per un nuovo dipendente lo aiuterà a inserirsi rapidamente nell'organizzazione. Con questa stampa, il dipendente può facilmente vedere chi è il suo superiore e chi sono i suoi colleghi senza disturbare gli altri dipendenti.

Un elenco di dipendenti

L'aggiunta di altre informazioni, come nomi, foto, titoli, numeri di telefono e indirizzi e-mail, consente all'organigramma di funzionare anche come elenco dei dipendenti.

In questi grafici è possibile utilizzare diversi simboli e forme.

• Entità

Negli organigrammi esistono diversi tipi di entità. Ad esempio:

1. È possibile creare una tabella generalizzata in cui le posizioni come Amministratore delegato, Direttore vendite, ecc.
2. Informazioni dettagliate. Qui è possibile aggiungere ulteriori informazioni. Tuttavia, si raccomanda che le informazioni dettagliate che superano le poche righe siano incluse come collegamenti ipertestuali.
3. Questo rende gli organigrammi piuttosto attraenti. È possibile vedere la foto del titolare della posizione insieme al nome, alla designazione, ecc.

• Connessioni

Le connessioni sono linee che mostrano le relazioni tra le entità, come le linee di comando, di comunicazione o di relazione.

1. Linea continua. Significa che queste due entità hanno una relazione primaria. Ad esempio, il direttore vendite risponde all'amministratore delegato.
2. Linea tratteggiata. Questa linea tratteggiata o tratteggiata indica le relazioni secondarie. La relazione secondaria può significare un rapporto indiretto o un collegamento temporaneo. Ad esempio, potreste avere un responsabile a tempo pieno. Ma per un compito veloce, i vostri servizi sono delegati a un altro team, e voi fate rapporto al loro manager per un compito particolare. In questo caso, avete una relazione con il vostro manager a tempo pieno e una linea tratteggiata con il manager temporaneo.

Come ogni altra cosa, anche la creazione di un organigramma richiede alcune fasi di pianificazione. Ecco alcune linee guida per prendere alcune decisioni prima di passare al lavoro vero e proprio.

• Selezionare il software che si desidera utilizzare

È possibile utilizzare diversi software disponibili sul mercato. Si può iniziare con Excel e passare a software più avanzati. Tuttavia, uno strumento migliore può aiutarvi a risparmiare tempo, a creare un grafico più efficace e a consentire una facile manutenzione in futuro. EDrawMax è un software consigliato per la sua facilità d'uso e per le sue caratteristiche uniche, come i modelli precostituiti, l'importazione di dati organizzativi e l'esportazione in diversi formati.

• Raccogliere informazioni rilevanti

Assicuratevi sempre di raccogliere tutti i dati necessari in anticipo. In questo modo si risparmia tempo e si evitano situazioni di panico come correre di qua e di là per raccogliere informazioni. Un insieme di informazioni complete e ben organizzate è la chiave per un organigramma efficace e corretto.

Edraw Max dispone di modelli già pronti che rendono più semplice la creazione di un organigramma. È possibile scegliere un modello e modificarlo in base alle proprie esigenze. Ecco i semplici passaggi per creare organigrammi in EdrawMax.

Passo 1: Avviare il programma

Avviare un programma Edraw Max sul computer. Nella barra di navigazione sinistra, selezionare Nuovo>Organigramma.

Passo 2: Selezionare un modello (consigliato)

Edraw Max dispone di un'ampia libreria di modelli che coprono tutti i tipi di organigramma. Si consiglia di utilizzare uno di essi per risparmiare tempo e fatica. È possibile importare il modello nel proprio file o fare clic sulla sua miniatura. È possibile modificare il testo, le informazioni, gli stili e il layout del modello in base alle proprie esigenze.

Passo 3: Importare i dati dell'organizzazione

In alternativa, è possibile importare i dati organizzativi in Edraw max per creare un organigramma da migliorare in seguito. A tale scopo, lanciare la procedura guidata di importazione dei dati facendo clic sul pulsante Importa.

Qui è possibile modificare il layout dei contenuti e altri dettagli in base alle proprie preferenze.

Passo 4: Forme organizzative dalla libreria

Se pensate che i modelli e l'importazione di dati non facciano per voi, potete creare un organigramma da zero utilizzando le forme di Edraw Max.

Per aggiungere forme di organigramma, fare clic sull'icona accanto alla libreria dei simboli. Selezionare la forma di organigramma e fare clic su OK.

Passo 5: salvare ed esportare

Una volta terminate le modifiche, salvare il lavoro nella posizione preferita del computer. È anche possibile esportare il documento nei formati disponibili in EdrawMax. Può essere più facile di così?

1. Cercate di organizzare l'organigramma in modo che si adatti a una sola pagina. È possibile utilizzare una combinazione di disposizioni verticali e orizzontali per inserire l'organigramma in una sola pagina.
2. Cercate di creare caselle della stessa dimensione e distanziate in modo uniforme. In questo modo il vostro organigramma sarà più pulito e lineare.
3. Se avete dipendenti con due titoli, rappresentateli in due caselle diverse. Questo aggiunge chiarezza al grafico.
4. Quando si utilizza Edraw Max, è possibile importare i propri dati organizzativi per iniziare a lavorare.
5. Se si dispone di un organigramma più dettagliato con molte posizioni e livelli, la prassi migliore è quella di suddividerlo in organigrammi più piccoli e collegati.
6. Per informazioni dettagliate, utilizzate i collegamenti ipertestuali per non appesantire i grafici.

Questo è un organigramma gerarchico che rappresenta la catena di comando del reparto vendite. È breve, chiaro e pulito. Il numero massimo di livelli è quattro, mentre alcuni sotto-dipartimenti hanno solo tre livelli. In orizzontale, vediamo che ci sono cinque persone che riportano direttamente ai direttori delle vendite. Si può notare come un solo grafico fornisca la struttura completa, la catena di comando e il meccanismo di reporting.

La creazione di organigrammi è essenziale, ma anche la loro manutenzione è fondamentale per il successo. Un organigramma ben curato è il risultato di una manutenzione periodica e di aggiornamenti ogni volta che si verifica un cambiamento significativo nella struttura.

Altri esempi di organigrammi

I seguenti esempi di organigramma includono l'organigramma di un'impresa commerciale, la struttura organizzativa di una società, la struttura organizzativa gerarchica e l'organigramma dei servizi.

Organigramma della direzione accademica	Organigramma del reparto vendite	Organigramma della sanità pubblica non profit

Organigramma dell'ospedale	Organigramma del marketing dei contenuti	Organigramma della società di produzione