I diagrammi di flusso dei conti da pagare consentono alle aziende di migliorare la propria condizione fiscale. Attraverso una rappresentazione effettiva, garantiscono l'aderenza ai protocolli di pagamento.
Nelle aziende moderne, una gestione finanziaria efficace è un pilastro del successo. La gestione del processo dei conti da pagare ha un impatto sulla stabilità finanziaria. Le aziende sono impegnate in innumerevoli transazioni con fornitori e venditori. Pertanto, la gestione efficiente di questi conti da pagare diventa fondamentale.
I diagrammi di flusso delle procedure di contabilità fornitori sono strumenti visivi che svelano il percorso di ogni pagamento. Questo articolo demistifica il concetto di un diagramma di flusso di elaborazione delle fatture di contabilità fornitori. Inoltre, la guida offrirà approfondimenti approfonditi sulla sua importanza, sui tipi e sui passaggi chiave. Impariamo a visualizzare il processo del diagramma di flusso di contabilità fornitori.
In questo articolo
Parte 1. Approfondimenti sui conti da pagare
I conti da pagare (AP) sono l'importo in contanti che un'azienda deve ai suoi fornitori e creditori. Possono essere pagabili per beni o servizi ricevuti a credito. L'importo dovuto viene registrato quando un'azienda acquista beni a credito da venditori o fornitori. Questo importo è solitamente archiviato nel conto AP. In termini più semplici, i conti da pagare rappresentano i debiti a breve termine che un'azienda deve ad altre aziende per gli acquisti. Si prevede che questi debiti vengano saldati entro un periodo specifico.
Puoi considerare AP come una metrica finanziaria nel bilancio di un'azienda. Un aumento di AP indica che l'azienda è in condizioni avverse. Sta facendo affidamento sull'acquisto di beni a credito piuttosto che effettuare pagamenti in contanti. Al contrario, una diminuzione dei conti da pagare significa che l'azienda sta saldando i suoi crediti precedenti. Inoltre, sta acquistando nuovi articoli in quantità inferiore a credito.
I conti da pagare possono includere molti tipi di debiti, come:
- Fatture
- Fatture dei fornitori
- Stipendi dei dipendenti
- Stipendi dei dipendenti
- Spese
- Tasse
- Pagamenti governativi
Parte 2. Che cos'è un diagramma di flusso delle fatture da pagare?
Un diagramma di flusso dei conti da pagare è una rappresentazione visiva del processo dei conti da pagare passo dopo passo. Il diagramma di flusso mostra come un'azienda gestisce i suoi debiti AP. Delinea tutti gli elementi fondamentali, come fatture, documenti ed elaborazione dei pagamenti. Tali elementi visivi semplificano i problemi dei pagamenti finanziari. Consentono inoltre alle aziende di conoscere, analizzare e ottimizzare le proprie procedure di pagamento.
Processo chiave nel diagramma di flusso dei conti da pagare
I processi specifici dei conti da pagare possono variare a seconda delle dimensioni dell'azienda e delle procedure interne. Tuttavia, questi sono passaggi comuni che si trovano tipicamente nell'elaborazione AP:
Ricevuta fattura
Il processo inizia con la ricezione di una fattura. Il fornitore o il venditore la invia per i beni forniti all'azienda a credito.
Verifica della fattura
Il team dei conti da pagare verifica l'accuratezza della fattura. Controlla se i beni o i servizi sono stati ricevuti, assicurandosi che non vi siano discrepanze.
Approvazione della fattura
La fattura raggiunge il personale o il reparto appropriato per l'approvazione. Il processo di approvazione può comportare l'autorizzazione in base alle policy aziendali.
Registrazione nel sistema contabile
Dopo l'approvazione, i dettagli della fattura vengono registrati nel sistema contabile dell'azienda. Di solito vengono salvati nel conto AP.
Revisione delle condizioni di pagamento
Il team dei conti da pagare esamina i termini di pagamento menzionati sulla fattura. Ad esempio, analizza il prezzo, la data di scadenza e gli sconti disponibili. Il team prepara quindi l'ordine di acquisto.
Processo di pagamento
Il team AP avvia il processo di pagamento. Potrebbe comportare la preparazione di assegni o l'utilizzo di altri metodi di pagamento. Il pagamento approvato viene inviato al fornitore entro il lasso di tempo stabilito.
Vantaggi dell'utilizzo del diagramma di flusso dei conti da pagare
Visualizzazione del processo
Il diagramma di flusso del ciclo dei conti da pagare mostra l'intero ciclo di vita dei conti da pagare. Questa rappresentazione visiva aiuta i membri a comprendere il flusso delle attività nella gestione dei conti da pagare. In questo modo, aiutano a evitare confusione e a garantire che tutti i soggetti coinvolti comprendano chiaramente il processo.
Visualizzazione del processo
Il diagramma di flusso del ciclo dei conti da pagare mostra l'intero ciclo di vita dei conti da pagare. Questa rappresentazione visiva aiuta i membri a comprendere il flusso delle attività nella gestione dei conti da pagare. In questo modo, aiutano a evitare confusione e a garantire che tutti i soggetti coinvolti comprendano chiaramente il processo.
Trasparenza e responsabilità
Con un diagramma di flusso del processo AP ben definito, la responsabilità diventa evidente. Questo perché ogni fase del processo AP è chiara. I dipendenti responsabili di compiti specifici possono essere facilmente identificati. Puoi promuovere un senso di responsabilità usando questo approccio. Questa trasparenza assicura che tutte le parti coinvolte comprendano i loro ruoli. Questa strategia riduce le possibilità di errore o le scadenze perse.
Controlli interni
Il processo di diagramma di flusso dei conti da pagare consente controlli interni. Garantiscono la conformità alle policy aziendali. Questi controlli aiutano a prevenire attività fraudolente, pagamenti non autorizzati o deviazioni dalle procedure approvate. Inoltre, il diagramma di flusso per il processo dei conti da pagare funge da riferimento per i revisori per verificare i controlli appropriati.
La formazione dei dipendenti
I diagrammi di flusso dei conti da pagare forniscono una panoramica strutturata dell'intero processo di pagamento. Rendono più facile per i nuovi assunti comprendere i loro ruoli e responsabilità. Questa strategia accorcia la curva di apprendimento. Garantisce inoltre coerenza nel processo di gestione dei pagamenti.
Miglioramento delle relazioni con i fornitori
I diagrammi di flusso del processo di elaborazione delle fatture per i conti da pagare favoriscono i pagamenti puntuali ai fornitori. I pagamenti puntuali aiutano a creare legami positivi con i fornitori. Tale cortesia porta anche a migliori condizioni di credito e sconti.
Rimozione del collo di bottiglia
Analizzando il diagramma di flusso del ciclo dei conti da pagare è possibile trovare colli di bottiglia nel processo AP. Possono individuare aree in cui si verificano ritardi. Inoltre, le aziende possono applicare miglioramenti di processo per aumentare l'efficienza.
Parte 3. Progetta il diagramma di flusso delle tue fatture da pagare con EdrawMax!
Con l'aumento dei debiti pagabili, l'elaborazione dei pagamenti diventa una sfida labirintica. Ma niente paura! EdrawMax viene in soccorso. Lo strumento apre un mondo di possibilità per aiutarti a superare facilmente questi ostacoli.
Questo strumento per diagrammi di flusso vanta grandi opzioni per semplificare la creazione del tuo diagramma di flusso di conti da pagare. Puoi usufruire della sua vasta gamma di modelli per rappresentare facilmente ogni passaggio.
Inoltre, lo strumento semplifica la creazione di diagrammi di flusso offrendo una funzionalità drag-and-drop. La libreria di simboli dello strumento è infinita e onnicomprensiva. Temi integrati, colori e importazione multimediale sono alcune delle altre caratteristiche notevoli di EdrawMax.
Come creare un diagramma di flusso delle fatture da pagare utilizzando EdrawMax?
Vuoi dare nuova vita al tuo ciclo AP vecchia scuola? EdrawMax è la soluzione che fa per te se vuoi mostrare i tuoi processi AP. Ecco come trasformare il tuo processo intricato in un diagramma rifinito:
Passaggio 1
Scarica l'appvlicazione "EdrawMax" o accedi alla sua versione online. Registrati per creare il tuo diagramma di flusso del processo AP.
Passaggio 2
Vai all'opzione "Nuovo" nel pannello di sinistra. Scegli la scheda "Disegno vuoto" o "Diagramma di flusso di base" .
Passaggio 3
Per procedere con un modello, clicca sull'opzione "Modelli" . Digita "Account Payable Flowchart" nella barra di ricerca. Scegli il modello di diagramma di flusso che preferisci.
Passaggio 4
Abbozza tutte le forme richieste sulla tela. Puoi trascinare e rilasciare i simboli dalla Libreria simboli sulla sinistra.
Passaggio 5
Inserisci il testo pertinente in ogni forma. Per questo, fai doppio clic sulla forma e modifica i tuoi dati.
Passaggio 6
Unisci tutte le forme disegnando dei connettori. Vai all'opzione "Connettore" nel menu "Home" per i connettori.
Passaggio 7
Adatta l'aspetto del tuo diagramma di flusso applicando il tema desiderato. Per questo, vai al menu "Design" . Esegui le tue modifiche manuali preferite.
Passaggio 8
Dopo aver completato il tuo diagramma di flusso AP, salvalo. Clicca sull'icona "Esporta" in alto per esportare il tuo diagramma di flusso.
Parte 4: I migliori esempi di modelli di diagrammi di flusso dei conti da pagare
Niente parla più forte di un esempio visivo. Abbiamo introdotto questi modelli AP per personalizzare i tuoi flussi di lavoro di pagamento. Dai un'occhiata a questi modelli di diagramma di flusso del processo AP:
Il diagramma di flusso soprastante spiega come un processo di account suppliers si muove tra i vari reparti. Il reparto acquisti richiede prima il prodotto specifico. Prepara l'ordine di acquisto per i beni acquistati. Questo ordine raggiunge il fornitore, che lo conferma. Il fornitore invia la fattura al reparto Account Payable. Il reparto AP invia la richiesta di pagamento al reparto Accounting. Il responsabile della contabilità prepara l'assegno e lo trasferisce al fornitore.
Il processo di pagamento contabile inizia con un contratto tra l'azienda e un fornitore. Il reparto contabilità crea un modulo di domanda che specifica cosa è necessario e i costi. Dopo l'approvazione, viene creato un ordine di acquisto. Il PO viene inviato al capo contabile per la revisione. Se tutto è corretto, il pagamento viene effettuato in base all'ordine di acquisto. Il pagamento viene registrato nel libro mastro generale per i registri finanziari.
Nel processo AP dell'azienda, il three-way matching prevede il coordinamento tra diversi reparti. Il livello Accounts Payable verifica le fatture dei fornitori rispetto agli ordini di acquisto e ai documenti giustificativi. Il database del computer memorizza tutti i dati rilevanti per un facile riferimento. Una volta abbinato, il cassiere esegue pagamenti accurati. Il libro mastro generale registra il pagamento effettuato. Questo processo garantisce pagamenti tempestivi e conformi
Il diagramma di flusso soprastante mostra il processo AP dal punto di vista del fornitore. Quando un cliente effettua un acquisto, il fornitore crea una fattura. La fattura viene inviata all'acquirente per la verifica della merce. Il fornitore può applicare uno sconto come segno di apprezzamento. Se l'acquirente effettua il pagamento, il fornitore stampa un report AR. Se un pagamento diventa inesigibile, il fornitore lo contrassegna come "inesigibile".
Conclusione
I diagrammi di flusso dei conti da pagare offrono una panoramica strutturata dell'intero percorso di pagamento. Garantiscono pagamenti puntuali, promuovendo al contempo la chiarezza fiscale. Utilizzando questi diagrammi visivi, le aziende possono rafforzare le relazioni con i fornitori. L'utilizzo dei diagrammi di flusso dei conti da pagare è un passo trasformativo verso la chiarezza finanziaria.
Abbiamo presentato un processo completo per creare un diagramma di flusso del processo AP. Inoltre, puoi prendere spunto dai modelli di conti da pagare descritti sopra.
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