Come Creare Mappe Procedurali Interfunzion

Quando si tratta di illustrare visivamente i ruoli delle persone di un dipartimento o di più dipartimenti in un'organizzazione per eseguire processi mission-critical, i diagrammi di flusso regolari non riescono a servire pienamente lo scopo. È qui che entra in gioco un diagramma di flusso interfunzionaleche non solo mostra i compiti che devono essere completati, ma ritrae anche il dipartimento o il personale che è stato assegnato per portare a termine il lavoro.

Lo scopo principale di un diagramma di flusso interfunzionale è quello di illustrare il numero di dipartimenti o di persone coinvolte nella realizzazione di un particolare obiettivo, che si tratti della fabbricazione di un prodotto, dello sviluppo di un programma o anche della formazione.

Uno dei principali vantaggi di un tale diagramma è che dà una visione completa del processo o di più processi con un solo sguardo, senza che gli analisti o il personale amministrativo debbano passare attraverso le lunghe frasi che altrimenti dovrebbero fare in assenza di illustrazioni.

In poche parole, un diagramma di flusso interfunzionale rende più facile per la gestione analizzare l'intero flusso di lavoro e le persone coinvolte in esso. Questo li aiuta inoltre a valutare i requisiti attuali e futuri della manodopera, dando loro abbastanza tempo per preparare le assunzioni per migliorare la produzione.

Per esempio, se un'organizzazione sta pianificando di entrare nella produzione di computer portatili, avere un diagramma di flusso interfunzionale ben disegnato permette agli amministratori di vedere quanti reparti sarebbero necessari per preparare una macchina di qualità e quante persone ogni reparto dovrebbe avere per mantenere il processo senza problemi.

Per quanto ho visto, non c'è una differenza significativa tra entrambi. In realtà, diagrammi di flusso di distribuzione e diagrammi di flusso interfunzionali sembrano essere due sinonimi per lo stesso concetto, altrimenti indicato in un documento come "Process Map". Diagrammaticamente, i diagrammi di distribuzione mi sembrano più simili ai diagrammi di attività UML con corsie di nuoto (se hai familiarità con UML capirai immediatamente cosa intendo). In altre parole, i diagrammi di deployment sono diagrammi di flusso che si concentrano sul mostrare "chi fa quale attività". Ho trovato una definizione che dice "Un diagramma di flusso di spiegamento mostra il flusso effettivo del processo e identifica le persone o gruppi coinvolti in ogni passo.

Questo tipo di grafico mostra dove le persone o i gruppi si inseriscono nella sequenza del processo e come si relazionano l'un l'altro durante il processo". Mi sono anche imbattuto in un documento che identifica entrambi come la stessa cosa: "La mappa del processo, altrimenti nota come diagramma di flusso interfunzionale o diagramma di distribuzione - è uno strumento eccellente per visualizzare chiaramente i flussi di processo attraverso i confini organizzativi e identificare ritardi, passi ripetitivi, punti di controllo eccessivi, compiti specializzati e potenziali punti di fallimento del processo". Quindi, credo che sia plausibile affermare che i grafici interfunzionali e i grafici di distribuzione si riferiscono entrambi allo stesso concetto.

Un processo può essere un'esperienza illuminante ma scioccante. I processi tipicamente si evolvono nel tempo man mano che le persone e le condizioni del business cambiano. Il risultato sono strati di complessità e controlli non necessari. La vostra prima reazione potrebbe essere: "È davvero quello che facciamo?"

La vostra seconda reazione sarà quella di sistemare il processo. Ecco una lista di ciò che dovreste cercare: Passi senza valore aggiunto. Mettete in discussione ogni passo del processo. Chiedetevi, "Che valore aggiunge questa attività? Al nostro cliente interessa?". Combina, semplifica o eliminare le attività che non apportano valore.
Punti di controllo eccessivi. Le ispezioni e le approvazioni dei supervisori non sempre aggiungono valore aggiunto. Si evolvono principalmente a causa di una mancanza di fiducia nel processo. Eliminare le fasi di controllo che non sono critiche per i risultati di qualità.

Eccessivi passaggi di consegne. Ogni volta che le attività del processo si spostano da un giocatore al successivo, c'è un potenziale di ritardo o di cattiva comunicazione. Cercate di organizzare il lavoro in modo che ogni giocatore diventi più un generalista e meno uno specialista. Questo ridurrà la complessità di molteplici passaggi di consegne.

Specializzazione. La catena di montaggio sta cedendo il passo a modelli cellulari per l'organizzazione di gruppi di lavoro o squadre, sia in fabbrica che negli uffici amministrativi. Le informazioni fluiscono più velocemente, con meno distorsioni, migliorando sia la qualità e la velocità del lavoro. Consolidare i compiti dove possibile.

Come accennato in precedenza, un diagramma di flusso interfunzionale aiuta la direzione a valutare quale dipartimento dovrebbe svolgere quale ruolo per completare un processo. Ad un livello ancora più granulare, il diagramma parla anche della responsabilità di ogni individuo coinvolto nel lavoro. Pertanto, prima di iniziare a preparare un diagramma interfunzionale, è necessario:

• Conoscere l'output finale

Riprendendo l'esempio discusso prima, se si sta progettando di avviare un impianto di produzione di computer portatili, è imperativo sapere che tipo di PC si vuole offrire agli utenti finali alla fine della giornata.

• Capire i passi coinvolti

La prossima cosa che dovreste avere sulla vostra scrivania è un progetto di massima che indichi i passi che devono essere fatti per ottenere il lavoro.

• Responsabilità distribuite

Con la corretta valutazione dei passi, cercate dei modi per semplificare i processi distribuendo i compiti tra più dipartimenti. Questo aiuta i membri dello staff a concentrarsi su un solo obiettivo per garantire una produzione di qualità, piuttosto che essere sovraccaricati da diverse responsabilità.

• Budget

Questa è probabilmente la parte più importante dell'intero processo, perché ti aiuta a valutare quante persone puoi coinvolgere, quanti altri membri dello staff puoi assumere, o anche quanti di loro dovrebbero essere assegnati a un dipartimento diverso per una produzione regolare.

• Uno strumento di disegno efficiente

Sono finiti i giorni in cui la gente disegnava diagrammi e grafici su carte da disegno usando pennarelli e penne da disegno. Con l'evoluzione dell'era digitale, dove la maggior parte delle cose vengono fatte su computer e dispositivi intelligenti, diventa estremamente importante scegliere un efficiente strumento di diagrammi come Wondershare EdrawMax per accelerare la preparazione di un diagramma di flusso interfunzionale senza errori che può essere visualizzato sugli schermi e può anche essere condiviso online o stampato per riferimento.

Con i punti di cui sopra in mente, si può saltare subito nella creazione di un diagramma di flusso interfunzionale.

Lo scopo essenziale di questo modello è quello di aiutarvi a diagrammare la relazione tra un processo aziendale e la parte responsabile. Edraw supporta entrambi i diagrammi di flusso orizzontali e verticali interfunzionali.

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Quando si parla di EdrawMax, è sostenuto da un marchio riconosciuto a livello mondiale e di fiducia come Wondershare. Inoltre, EdrawMax non è solo in grado di disegnare un diagramma di flusso interfunzionale, ma può anche essere utilizzato in vari altri settori come la costruzione, lo sviluppo del software, l'ingegneria meccanica, le reti di computer, il marketing, la gerarchia organizzativa, ecc.

Dopo aver scaricato e installato Wondershare EdrawMax sul vostro computer, potete seguire le istruzioni passo dopo passo fornite di seguito per disegnare un diagramma interfunzionale semplice o anche complesso:

Passo 1: Scegliere un modello con cui iniziare

Lanciate EdrawMax sul vostro computer (qui viene utilizzato un PC Windows 10 per l'illustrazione), cliccate Flowchart dal pannello delle categorie a sinistra, e cliccate Cross-Functional Vertical o Cross-Functional Horizontal template category dalla riga superiore nella finestra di destra. Dalla sezione inferiore della finestra, fare clic per selezionare il modello preferito in base alle proprie esigenze. Nota: puoi scegliere qualsiasi modello che ti piace e poi rinominare i suoi campi per adattarli al tuo tipo di industria.

Passo 2: Personalizzare il modello

Quando il modello di grafico si apre, fai doppio clic su una delle caselle di testo disponibili o sulle intestazioni di colonna nell'area di lavoro e cambia il testo per adattarlo al meglio alle tue esigenze. Puoi anche trascinare le forme aggiuntive dalla libreria a sinistra nell'area di lavoro e posizionarle nella posizione che preferisci per rendere il grafico più informativo. Gli strumenti nel pannello di destra possono essere usati per formattare e decorare le forme dopo averle selezionate nell'area di lavoro.

Passo 3: Salvare ed esportare il diagramma di flusso

Una volta che il diagramma di flusso interfunzionale è stato creato con successo, puoi fare clic sull'icona Salva dalla barra degli strumenti di accesso rapido in alto per salvare il file del progetto EdrawMax sul tuo PC. Per la distribuzione e la condivisione, è possibile fare clic sull'opzione Altro sull'icona Esporta e scegliere il formato preferito in cui esportare il diagramma di flusso.

Anche se fare un diagramma di flusso interfunzionale è semplice finché hai una chiara idea di ciò che vuoi nella tua mente, un paio di consigli professionali elencati di seguito ti aiuteranno certamente a trovare un design migliore e ben dettagliato.

• Annotare gli elementi chiave su un pezzo di carta, e tenere il foglio a portata di mano come riferimento mentre si disegna il diagramma di flusso interfunzionale
• Etichettare correttamente le intestazioni di colonna e le forme
• Aggiungere commenti alle forme ovunque sia necessario per specificare cosa o chi rappresentano e quale ruolo è stato loro assegnato
• Sentitevi liberi di aggiungere tutte le forme che volete per rendere il grafico il più dettagliato possibile
• Assicurati di esportare il diagramma di flusso nel formato più accettabile, e salva anche il file EdrawMax, solo nel caso in cui tu voglia fare delle modifiche al diagramma in futuro

Anche se quasi tutto sul diagramma di flusso interfunzionale è stato coperto nelle sezioni precedenti, usare un esempio per rendere le cose ancora più chiare non sarebbe male. Vero?

Il diagramma qui sopra indica l'intero processo per ordinare un pasto in un ristorante. Come potete notare, nella prima fase, il cliente entra nel locale e fa un ordine. La seconda corsia del diagramma è dedicata al cameriere, dove accetta e conferma l'ordine e poi trasmette il messaggio allo chef, che nel diagramma occupa un posto nella terza corsia. Lo chef inizia a cucinare e, al termine, consegna il pasto al cameriere, che in cambio serve il cibo al cliente. Il cliente poi effettua il pagamento, il cameriere lo raccoglie e salda il conto, dopodiché il processo finisce.

Il diagramma di cui sopra è ben disegnato ed elabora l'intero processo di ordinazione e pagamento in un solo colpo d'occhio, servendo così bene il suo scopo.

A seconda della scala dell'organizzazione, secondo il numero di processi che esegue e il tipo di business in cui si trova, ci potrebbe essere un diagramma di flusso interfunzionale o molti. Mentre la preparazione di un diagramma decente può essere fatta manualmente, utilizzando uno strumento efficiente come Wondershare EdrawMax è fortemente suggerito in quanto aiuta a preparare un grafico senza errori in un tempo relativamente molto inferiore.