Comment créer un diagramme de flux efficacement

Comment créer un diagramme de flux

La plupart d'entre nous ne savent pas comment faire face à des diagrammes de flux quand nous sommes les utilisateurs novices, mais avec le passage du temps et l'expérience nous gagnons expertise. Un bon diagramme de flux aide à comprendre le flux systématique d'informations dans le système. Si un organigramme n'est pas créé correctement, alors il peut induire en erreur le concepteur du système ou peut entraîner des conséquences de la fatigue. Par conséquent, il est très important que vous créer des diagrammes de flux avec la prudence et l'expertise. Je serais toujours vous suggérer d'utiliser le diagramme de flux pour faciliter le processus de la compréhension du système et de ses flux.

Même s'il y a beaucoup de symboles qui peuvent être utilisés dans des diagrammes de flux pour représenter les différents types de mesures, des diagrammes de flux précis peuvent être créés en utilisant très peu d'entre eux (par exemple, processus, décision, début, retard, nuage).

L'élément simple d'un diagramme de flux est une action simple, qui peut être quelque chose de frappant une enclume de faire un paiement en espèces, et est représenté par une boîte contenant une description de l'action. Le mapping de «ce qui suit ce qui» est indiqué avec des flèches entre les cases d'action séquentielles, comme indiqué dans diagramme de flux dans lequel il y a normalement une pour chacun.

Fig. 1. Élements de diagramme de flux

Le processus devient plus complex lorsque des décisions doivent être prises, sur lequel un autre ensemble de mesures doivent être prises. La décision est exposée dans un diagramme de flux comme une boîte en forme de diamant contenant une simple question à laquelle la réponse est «oui» ou «non», comme indiqué dans la figure 2. Des décisions plus complexes sont constitués de combinaisons de boîtes de décision simples.

Fig. 2. Décisions dans le diagramme de flux

Processus vont souvent mal autour de décisions, n'importe ce soit que la mauvaise question est posée ou la mauvaise réponse est donnée.

Lorsque les boîtes ne peuvent être directement connectés avec des lignes, les lignes séparées sont coordonnées avec des boîtes de connexion contenant les noms correspondants. Cela se produit généralement où les lignes se croisent sur une autre page, comme indiqué dans l'illustration.

Fig. 3. Diagrammes de flux poursuivis sur plusieurs pages

En utilisant plusieurs boîtes de raccordement, il est très facile pour les diagrammes de flux à devenir très grand, bien que ce n'est généralement vouée à l'échec, comme le diagramme de flux devient alors difficile à comprendre. La taille idéale pour un diagramme de flux est une page, car cela donne un seul «gros morceau» visuelle qui est assez facile à comprendre comme un seul élément.

Grands processus peuvent être décomposés en un ensemble hiérarchique de petits diagrammes de flux en représentant un processus de niveau inférieur comme une boîte sous-processus unique. Cela fonctionne comme une boîte d'action normale au niveau supérieur, mais peut être «zoom dans» exposer une autre diagramme de flux, comme le montre dans la figure 4.

Fig. 4. Sous-processus

Une boîte supplémentaire «d'action» qui peut être utile lors de l'analyse des processus est la boîte d'attente, qui met en évidence un retard (c'est à dire pas d'action) à l'illustration. C'est un point caractéristique lorsque le coût global d'un procédé peut être amélioré en agissant éventuellement sur d'autres procédés, afin de réduire le retard.

Fig. 5. Retard - symbole de diagramme de flux

Comment dessiner un diagramme efficace

Vous devez considérer quelques petites choses lors de l'élaboration d'un diagramme de flux efficace. Consultez un guide de diagramme de flux simple avant le commencement.

1. Définir les limites du processus avec les points de début et de fin.
2. Remplissez la grande image avant de remplir dans les détails.
3. Définir clairement chaque étape du processus. Soyez précise et honnête.
4. Identifier les décalages et les mesures non-valeur ajoutée.
5. Faire circuler le diagramme de flux à d'autres personnes impliquées dans le processus pour obtenir leurs commentaires.

Les diagrammes de flux ne fonctionnent pas s'ils ne sont pas exactes ou si l'équipe est trop éloignée du processus lui-même. Membres de l'équipe doivent être de vrais participants dans le processus et ne hésitez pas à décrire ce qui se passe vraiment. Un diagramme de flux complet devrait fournir une vision claire du fonctionnement d'un processus. Avec un diagramme terminé, vous pouvez:

1. Identifier les décalages et les mesures non-valeur ajoutée.
2. Identifier les responsabilités à chaque étape.
3. Brainstorming pour des problèmes dans le processus..
4. Déterminer dans le processus avec un diagramme de cause à effet entré majeure et mineure.
5. Choisissez les points chauds les plus probables avec le constructeur de consensus.

Guides pour tracer un diagramme de flux

Il n'y a pas de règles dures et rapides pour construire des diagrammes de flux, mais il y a des guides qui sont utiles à garder à l'esprit. Voici six étapes qui peuvent être utilisées comme guide pour l'achèvement des diagrammes de flux.

1. Accord sur un symbole de digramme de flux standard fixé à utiliser. Alternativement, une norme de l'entreprise peut être disponible. Il est important de convenir d'une norme car il y a plusieurs utilisations courantes contradictoires.
2. Dessinez une boîte de terminaison 'début' en haut de la zone de travail.
3. Ajoutez la première boîte ci-dessous la zone de départ, l'identification de la première action simplement en demandant, «Qu'est-ce qui se passe en premier?». Ajoutez une zone appropriée autour d'elle.
4. Ajouter des boîtes suivantes au-dessous de la boîte précédente, identifier chaque action en demandant, «Qu'est-ce qui se passe ensuite?». Dessiner une flèche dans la zone précédente à celle-ci.
5. Décrire le processus pour être tracé.
6. Commencez avec un événement «déclencheur».
7. Notez chaque action successive concise et claire.
8. Aller avec le flux principal (mettre des détails supplémentaires dans les autres diagrammes).
9. Faire des renvois à des renseignements à l'appui.
10. Rassemblez l'équipe qui est travailler sur la description du processus. Ceux-ci devraient inclure les personnes qui sont intimement impliqués dans toutes les parties du processus, pour assurer qu'il se décrit comme cela se produit effectivement, plutôt que d'une vision idéalisée.
11. Suivez le processus à une conclusion utile (fin à un point «cible»).
12. Si le diagramme final est d'être utilisé comme une partie d'un système formel, assurez-vous qu'il est identifié de manière unique.

Logiciel pour dessiner un diagramme de flux de qualité professionnelle

Avec le logiciel de dessin de diagramme, il est plus facile de dessiner un diagramme de flux d'aspect professionnel. Vous n'avez pas besoin de prendre soin de la compétence de dessin. Seulement besoin de comprendre l'ensemble de processus de diagramme de flux.

Si vous avez besoins de faire référence à des exemples de diagramme de flux, consultez le lien. Cliquez sur le lien suivant pour en voir plus, si vous voulez un modèle de diagramme de flux de commencer votre création.

Créer des diagrammes de flux de haute qualité au format Excel