Plan d'urgence : Qu'est-ce que c'est et comment le faire
La planification d'urgence va au-delà des crises et des catastrophes importantes. Elle vous prépare à faire face à des problèmes plus courants et à des incidents de dernière minute tels que la perte de données, le manque de personnel ou la perte d'un fournisseur. C'est pourquoi il est important d'intégrer un plan d'urgence dans votre routine de travail.
Si vous souhaitez savoir ce qu'est un plan d'urgence et comment en créer un, poursuivez la lecture de cet article.
La signification du plan d'urgence
Un plan d'urgence est un dispositif de réponse à un événement négatif qui peut nuire à la réputation et aux moyens de subsistance financiers d'une entreprise. Les plans d'urgence dans un environnement commercial ne sont pas toujours négatifs. Ils peuvent également être utilisés pour des scénarios positifs, par exemple lorsque l'entreprise bénéficie d'un incroyable retour sur investissement.
Ainsi, un plan d'urgence est une stratégie proactive pour faire face à une situation inattendue. Il est établi pour tenir compte des événements destructeurs, de sorte que vous êtes déjà préparé à y faire face lorsqu'ils se présentent.
Le marché étant instable, les entreprises ont besoin d'un plan de secours pour faire face à toute situation inattendue en toute confiance. Montrez que l'objectif d'un plan d'urgence pour les entreprises est d'éviter l'imprévisibilité et de rester prêt à tout.
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Que doit comprendre un plan d'urgence ?
Lorsque vous gérez un projet, il existe de nombreux points de risque qui doivent être pris en compte dans un plan d'urgence. Par exemple, votre entreprise subit une perte en raison de dommages prévus à l'équipement suite à une catastrophe naturelle.
Pour faire face à de telles conditions inattendues, vous devez élaborer un plan d'urgence basé sur certains éléments. Bien que chaque entreprise ait son propre plan d'urgence en fonction de sa culture, il existe des éléments communs que tout plan d'urgence doit inclure :
- Informations
La signification d'un plan d'urgence n'est applicable que si elle permet d'identifier avec succès l'existence d'une éventualité. Il peut être à la fois quantitatif et qualitatif. Cela signifie que certaines entreprises utilisent des mesures comme informations, tandis que d'autres se basent sur un sentiment plus intuitif de l'entreprise en fonction des conditions du marché.
- Conditions aux limites
De nombreuses situations inattendues surviennent quotidiennement dans un environnement professionnel. Cependant, toutes les situations inattendues ne nécessitent pas un plan d'urgence. Par exemple, la vacance inattendue d'un poste d'employé est un problème d'entreprise. Pourtant, il est possible de s'y attaquer dès qu'il se présente sans avoir à mettre en place un plan d'urgence initial.
Ainsi, fixez des limites aux conditions et créez des plans d'urgence pour des circonstances plus pressantes et plus précieuses.
- Leviers
Les leviers sont les ressources qu'une entreprise peut utiliser pour corriger sa trajectoire. Tout plan d'urgence doit mentionner clairement les leviers pour savoir ce qui va aider. Ces leviers comprennent la réduction des dépenses administratives, la modification des processus d'approbation, l'augmentation des visites de vente, etc.
Les leviers doivent se concentrer soit sur l'impact sur les revenus, soit sur l'impact sur les coûts. Comme chaque entreprise est susceptible, e faire face à une situation qui aurait un impact sur ses revenus ou causer son mieux pour développer un plan d'urgence qui contient quel type de leviers.
- Processus de décision
Un plan d'urgence d'entreprise doit clairement indiquer le processus de décision nécessaire pour permettre l'utilisation des leviers. Ce processus varie d'une entreprise à l'autre, car chaque entreprise a sa propre ligne hiérarchique.
- Scénarios
Tout plan d'urgence comportant les éléments mentionnés ci-dessus est suffisant pour gérer efficacement toute éventualité. Cependant, la direction peut également créer 325 scénarios de haute probabilité pour se préparer à l'avance et évaluer à quoi ressemblerait chaque élément dans chaque scénario.
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Maintenant que nous avons mentionné tous les éléments importants d'un plan d'urgence, apprenons à en élaborer un.
Comment établir un plan d'urgence ?
Comme tout plan, un plan d'urgence nécessite une recherche et un brainstorming appropriés. Les étapes ci-dessous vous montreront comment élaborer un plan d'urgence efficace pour votre entreprise afin de vous préparer à toute situation inattendue :
1. identifier et prioriser les ressources
Analysez votre entreprise et dressez la liste de toutes les ressources cruciales comme les outils, les installations, les équipes, etc. Classez cette liste de ressources par ordre de priorité, de la plus importante à la moins importante.
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2. lister les principaux risques
Avant de vous préparer à une quelconque catastrophe, vous devez savoir à quoi vous vous préparez. Pensez à tous les risques possibles pour votre entreprise. Identifiez tous les impacts majeurs sur le cours de votre entreprise et ses ressources clés, telles que les machines, les employés du stock, etc.
Impliquez les autres membres de l'équipe pour vous assurer que vous ne manquez rien et que toute l'organisation est préparée. Parmi les situations inattendues auxquelles une organisation peut être confrontée, citons les catastrophes naturelles, les changements soudains de revenus et les menaces de sécurité.
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3. classer les risques par ordre de priorité
Classez les risques par ordre de priorité en fonction de leur impact. Après avoir dressé la liste de tous les risques possibles auxquels votre entreprise peut être confrontée, commencez à les hiérarchiser en fonction de la menace qu'ils représentent.
Pour cette étape, vous pouvez utiliser un tableau de probabilité risque-impact. Il s'agit d'un outil pratique pour évaluer et hiérarchiser les risques en fonction de la gravité de leur impact et de leur probabilité.
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4. créer un plan d'urgence
Après avoir établi un ordre de priorité, il est temps d'élaborer un plan pour atténuer ces risques et décrire les mesures à prendre si vous rencontrez un ou plusieurs de ces risques.
Lorsque vous créez un plan d'urgence pour votre entreprise, veillez à inclure des éléments visuels et à indiquer comment utiliser les principales ressources pour maintenir votre entreprise en activité. Vous devrez également préciser les responsabilités de chaque employé et établir un calendrier de mise en œuvre et d'exécution du plan.
Pour cette étape, vous pouvez utiliser un diagramme pour présenter visuellement le plan d'urgence.
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5. partager et maintenir le plan
Une fois que vous avez créé votre plan d'urgence, communiquez le plan à toutes les parties qui peuvent être potentiellement affectées. Décrivez les rôles et les responsabilités en temps de crise et demandez-leur d'examiner le plan.
Si vous recevez des commentaires, mettez le plan à jour si nécessaire et informez toutes les parties concernées des changements.
