Méthode 5W1H : Concepts, applications et conseils

La méthode 5W1H est un terme inventé d'après le poème de Rudyard Kipling qui figure dans son ouvrage intitulé Just So Stories, publié en 1902 :

"Je garde six hommes de service honnêtes

(Ils m'ont appris tout ce que je savais);

Leurs noms sont quoi et pourquoi et quand.

Et comment et où et qui"

Plus tard, ce poème est devenu la base sur laquelle la méthode a été nommée. Elle est devenue une approche de la résolution de problèmes, où chaque W et H aide à aborder un problème sous différents angles et à trouver des solutions possibles.

La méthode 5W1H peut être définie comme une méthode permettant d'aborder tous les W et H et de comprendre un problème. Par exemple, si une voiture a une consommation d'essence insuffisante, on peut se poser les questions suivantes :

• Qui a reconnu le problème ou qui conduit la voiture ?
• Qu'est-ce qui a changé - par exemple, l'entretien et les réparations effectués en dernier, le changement de station-service ?
• Quand le kilométrage a-t-il commencé à se détériorer ?
• Où sont les nouveaux itinéraires ou les nouvelles distances parcourues par la voiture ?
• Comment le problème est-il devenu perceptible ? Comment peut-on y remédier ?

Les questions peuvent être modifiées pour les rendre pertinentes quel que soit le problème ou la question abordée. Les W et H essentiels permettent de couvrir tous les aspects d'un problème afin de trouver une solution globale.

Source:https://www.velaction.com/

Il existe différentes applications de la méthode 5W1H dans le monde de l'entreprise ou de la production. Elle constitue la base de l'analyse des compétences ainsi que des techniques d'analyse des causes et des effets dans différents problèmes. La méthode 6M, qui fait référence à la main d'œuvre, aux matériaux, aux machines, aux mesures, aux méthodes, à la main d'œuvre et à Mère Nature sont quelques-unes des principales catégories où cette méthode trouve son utilité.

Les séances de brainstorming font également appel à cette méthode. La simplicité, la polyvalence et l'approche globale de la méthode permettent de structurer facilement un processus de brainstorming ou d'analyse.

Image par Gerd Altmann de Pixabay

La façon dont la méthode est utilisée est avec les étapes suivantes :

Premier W est quoi ?

Il pose la question de savoir ce qui doit être amélioré. Qu'est-ce que l'amélioration aiderait à réaliser et qu'est-ce qui devrait être fait.

Le deuxième W est "Où" ?

Il s'agit de questions relatives à l'emplacement. Faut-il changer la méthode ou l'orientation d'un travailleur? Par exemple, pourquoi opérer dans un certain endroit, ses avantages ou ses limites.

Le troisième W est Quand ?

Il aborde les questions relatives à la séquence de l'opération, à sa période et à son moment. Pourquoi il faut l'exécuter et à quel moment. Si l'on changeait la chronologie, l'exécution serait-elle meilleure ?

Le quatrième W est Qui ?

Il s'agit de savoir qui doit traiter le problème ou être responsable de la mise en œuvre de la solution. Il s'agit de l'attribution des tâches, de la collaboration et de la main-d'œuvre.

Le cinquième aspect est comment ?

Il s'agit de savoir comment une procédure ou une méthode doit être modifiée, si une méthode nécessite moins de dépenses ou de compétences ; si sa procédure doit être remplacée par une meilleure.

Le dernier W est Pourquoi ?

Ici, on peut réfléchir à tout, du problème perçu aux approches discutées pour le résoudre et l'améliorer.

Lorsqu'il s'agit de l'analyse des causes et des effets en tant qu'application de la méthode, elle s'effectue en dessinant un diagramme en arête de poisson. Il existe des logiciels comme Edraw qui permettent d'automatiser le processus. Grâce à une interface conviviale, l'utilisateur peut utiliser des modèles prêts à l'emploi, des images clipart et d'autres formes pour dessiner des diagrammes en arête de poisson afin de résoudre un problème.

Les avantages de la méthode 5W1H sont nombreux :

• Le processus est simple; les gens peuvent comprendre la démarche comme cela ressort du terme et de sa définition.
• Il est utile d'adopter une approche de résolution de problèmes systématique; on peut poser toutes les questions à chaque fois pour réussir à examiner un problème sous tous les angles.
• Versatile est un autre avantage de cette approche; elle peut être utilisée pour aborder tout type de problème car les questions peuvent être adaptées en fonction de chaque situation.
• Couverture ou vue globale d'un problème aide à aborder tous les aspects clés; une fois que l'on a une vue à 360 degrés d'un problème, on peut alors décider de la voie à suivre pour le résoudre.

Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous et ajouter des images lorsque vous le jugez nécessaire. Décrivez la situation initiale et identifiez votre problème, utilisez 5w1h templates from Edraw pour commencer à analyser le cas (rédigez les 6 parties détaillées - quoi/qui/quand/où/pourquoi/comment.)

Il existe différentes façons d'appliquer la méthode 5W1H au travail. Étant une approche universelle qui peut être appliquée à n'importe quelle situation, elle agit comme un outil analytique pour les équipes de projet et les gestionnaires qui peuvent l'utiliser efficacement avec d'autres pour faire du remue-méninges et dégager une voie pour atteindre un certain objectif d'équipe, de département ou d'organisation.

La définition d'un cheminement organisationnel est souvent une tâche complexe dans différentes situations. Afin de définir des chemins clairs pour atteindre certains objectifs, la direction générale d'une entreprise peut utiliser cette approche avec les étapes suivantes:

• Il est préférable de commencer par décomposer les problèmes complexes à l'aide d'un diagramme de cause à effet ou d'un diagramme en arête de poisson; cela permet de découper un objectif complexe en plusieurs petites parties; celles-ci peuvent ensuite être résolues les unes après les autres; cela permet également d'aborder les différents W et H et d'atteindre l'objectif principal.
• Un diagramme en arête de poisson peut commencer à faciliter une première séance de brainstorming. Il aide à identifier les différents W et à montrer comment la croissance organisationnelle peut être réalisée, ce qui est le principal H ici.

Déterminer les facteurs clés et les hiérarchiser, proposer des actions adaptées et, surtout, efficaces.

Créons un diagramme en arête de poisson en utilisant la méthode 5w1h.

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Dans cette situation, l'objectif principal est d'identifier les principaux domaines fonctionnels de l'organisation et la manière dont ils sont liés ou contribuent à définir l'ossature et la structure d'une organisation.

Avec cette approche de la méthode, on trouve trois étapes principales:

• La description de l'objectif final.
• Déterminer les facteurs clés et les fonctions prioritaires.
• Mettre en adéquation les fonctions et leurs actions.

Avec cette méthode, les questions sont d'abord posées dans la phase initiale. Selon la vue d'ensemble obtenue à partir des réponses, il est nécessaire de trouver les facteurs critiques et la manière dont ils contribueraient à l'objectif global.

Quoi?

Dans ce scénario particulier, cela peut impliquer ce qui suit:

• Objectif global de l'organisation et différentes tâches ou domaines fonctionnels requis.
• Quel serait le but, les procédures, les actions ou les machines à utiliser comme objectif organisationnel plus grand est décomposé en fonctions et départements.

Sample questions here would be about what are the bigger objectives or departmental objectives.

Qui ?

• Décidez qui sont les parties prenantes, les personnes affectées ou responsables.
• Les clients, les fournisseurs, les gestionnaires.

Les questions types ici porteraient sur les responsables d'un département ou d'une fonction et les rôles inférieurs également.

Où ?

• Cela indiquerait où serait l'emplacement d'une organisation ou le lieu de son fonctionnement's.

Des exemples de questions porteraient sur l'espace nécessaire, sur l'endroit où installer une unité de fabrication ou où situer différentes fonctions.

Quand ?

• Il s'agirait de discuter du calendrier de réalisation des livrables par fonctions ou départements ; de fixer la durée, les fréquences et les dates importantes.

Les questions types ici font référence au temps que prendrait le début d'un processus et pour que les livrables atteignent le client ou le marché final.

Comment ?

• Décider du mode de fonctionnement d'une organisation et de ses différents départements.
• Cela impliquerait des procédures à différents niveaux fonctionnels, la structure ou le flux de commandement, les techniques et les moyens à utiliser.
• Il pourrait également inclure une estimation sur les ressources ou le budget; les coûts impliqués et les budgets à allouer.

Les exemples de questions soulevées ici concernent les processus et les procédures aux niveaux fonctionnels; comment serait le flux ou la chaîne de commandement ainsi que les sommes d'argent ou les budgets à allouer pour les différentes fonctions.

Pourquoi ?

• Objectif global de l'organisation, buts et finalités.

Des exemples de questions seraient pourquoi un objectif organisationnel a été mis en place et comment il filtrerait vers les services fonctionnels ou les départements en conséquence. Cette question aide les équipes et les responsables organisationnels à avoir une vue d'ensemble.

5W1H est une méthode qui peut aider à délimiter une situation ou une tâche donnée avec une meilleure compréhension. Lorsqu'elle est utilisée avec des outils comme l'Edraw qui aide à créer des modèles, des organigrammes de cause à effet, elle permet de trouver des solutions efficaces pour des problèmes ou pour structurer une organisation comme dans l'exemple énoncé ci-dessus.

Avec la méthode et l'utilisation d'outils comme le diagramme en arête de poisson, elle peut aider les équipes ou les groupes de personnes à voir l'ensemble du tableau et non les différents aspects d'une situation ou d'un problème. C'est une façon structurée pour une personne de voir les problèmes possibles, leurs solutions et de trouver le lien avec les solutions pour atteindre l'objectif souhaité.

La polyvalence de la méthode réside également dans son applicabilité, des problèmes quotidiens aux tâches organisationnelles complexes ou aux objectifs de gestion de projet.