Guide du débutant sur la méthode Kaizen

Guide du débutant sur la méthode Kaizen

Nous allons examiner ici la méthode Kaizen, son fonctionnement, ses bénéfices, ses principaux éléments, ses principes et la manière dont on peut l'appliquer à sa vie personnelle ou professionnelle. Les exemples quant à la mise en application du Kaizen dans l'organisation d'entreprises peuvent être facilement mis en évidence par les modèles et les graphiques Edraw.

Le Kaizen est un outil ou procédé japonais relatif à la maîtrise de la qualité et qui s'appuie sur le concept d'amélioration continue. Ce terme japonais qui signifie amélioration continue est une philosophie qui vise à obtenir le meilleur par l'amélioration continue. Cette philosophie japonaise axée sur une constante amélioration consiste à apporter de petits mais fréquents changements aux méthodes de travail d'une organisation et à impliquer ses employés, ceci à différents niveaux. La méthode Kaizen peut être appliquée à différentes activités au sein d'une entreprise, qu'il s'agisse de marketing, d'entreposage, de finances, etc.

Elle agit comme une approche simultanée aux constantes modifications des procédures opérationnelles. Il peut s'agir de microchangements permettant aux organisations s'appuyant sur l'amélioration de constater la rentabilité et de déceler les changements de procédures favorisant la croissance lente mais régulière d'une entreprise.

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Le terme et concept de kaizen a été inventé par Masaaki Imai alors qu'il écrivait un livre portant sur ce sujet considéré au Japon comme la clé du succès concurentiel. Publiée dans les années 50, cette méthode a permis à Toyota de mettre en évidence l'amélioration continue de sa technologie, de sa qualité, de sa productivité ainsi que de ses mesures de sécurité.

Les éléments clés du système japonais d'amélioration continue ou Kaizen sont principalement au nombre de cinq. Il s'agit d'éléments fondamentaux tels que :

• L'auto - discipline
• Le travail d'équipe.
• Des cercles de qualité.
• Amélioration du moral.
• Suggestions d'amélioration.

La méthode Kaizen est un concept de gestion japonais qui prône un changement ou une amélioration incrémental(e), c'est-à-dire graduel(le) et continu(e). C'est aussi une philosophie de vie où les mêmes principes sont applicables lorsqu'on souhaite améliorer certains aspects de son existence. Les éléments clés de l'approche Kaizen 5s dans le cadre d'un scénario d'entreprise sont l'effort, la qualité, la communication, la volonté d'apporter du changement et l'implication des employés à différents niveaux.

Au nombre de dix, les principes fondamentaux du Kaizen 5s reposent sur les propriétés et éléments clés de laméthode Kaizen. Les dix principes fondés sur cette méthodologie sont les suivants :

• Le contrôle total de la qualité ou six sigma
• La robotique
• Des cercles de qualité
• L'orientation client
• L'automatisation
• La suggestion de systèmes
• La discipline au travail
• La maintenance productive totale ou TPM
• Une recherche de la qualité
• Le Kaban
• Le Juste à temps ou JIT
• Des activités en petits groupes
• Zéro défaut
• Des relations coopératives de travail ou de gestion
• Amélioration de la productivité
• Développement de nouveaux produits

Concernant la méthode Kaizen, certaines étapes sont nécessaires pour pouvoir la mettre en place au sein d'une organisation. L'objectif principal est d'amener les employés à se pencher sur la situation présente et sur l'état souhaité quant à leur lieu et modalités de travail. Après avoir l'avoir visualisé, ils vont devoir déterminer les moyens d'atteindre l'état désiré, au besoin y réfléchir au moyen d'un brainstorming.

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En général, la mise en œuvre se déroule en trois étapes :

• Encourager la participation

Le Kaizen 5s, ses éléments et principes clés nécessitent au préalable un stage de sensibilisation. Les personnes chargées de sa mise en œuvre au sein d'une organisation devront encourager les employés à s'impliquer et à promouvoir certaines activités Kaizen. Ils se doivent de réfléchir aux bénéfices tangibles ou monétaires pouvant découler de la mise en application de certaines activités Kaizen.

• Enseignement et Formation

Il conviendra de présenter et d'expliquer aux salariés commes aux associés les fondements de la méthode Kaizen . Une formation ciblée est alors requise. Les chefs d'équipe devront être formés à la méthodologie japonaise du processus d'amélioration continue et à la manière dont elle peut être mise en application dans le cadre de la vision et du contexte de leur entreprise ; ils devront apprendre à mener une évaluation impartiale et à proposer des stratégies visant à accroître la participation.

• Amélioration des niveaux de qualité

Une fois le stage de formation terminé, les praticiens pourront se pencher sur les moyens de mettre en place cette méthode à long terme et de généraliser l'application du système Kaizen 5s. Cela permet d'aligner les objectifs de l'entreprise avec ce qui a été planifié. L'idéal, souvent, est de confier à un service central l'évaluation et la mise en application de l'approche Kaizen.

1. Comment employer le Kaizen dans le cadre de sa vie personnelle ?

L'approche Kaizen peut s'avérer utile à une personne désireuse d'apporter changement et amélioration dans sa vie. Les différents éléments ou principes dont elle est imprégnée peuvent permettre de mieux cerner un problème spécifique. A force de se demander pourquoi, on peut aboutir à la racine principale d'un problème. Si, par exemple, une personne souhaite perdre du poids, elle pourrait associer cette idée à des questions telles que pourquoi perdre du poids et en quoi cela pourrait lui être profitable. S'il peut paraître stupide de simplement rechercher l'apprence physique, on peut également envisager des motifs comme le bien être, la préservation de sa santé, ou encore le fait de gagner en énergie qui va permettre d'accomplir bien des choses.

La perte de poids est un exemple d'application pratique du Kaizen pouvant permettre d'apporter du changement dans sa vie personnelle, voire de l'améliorer en continu.

2. Comment utiliser le Kaizen pour améliorer ses affaires ?

Si l'on souhaite mettre en place le Kaizen sur son lieu de travail, un des exemples Kazen serait d'apporter du changement dans la philosophie de l'entreprise. Les employés pourraient être informés que les choses seront faites différemment. Il s'agirait alors de favoriser les propositions précises visant à améliorer les procédés et d'autre part, de valoriser et de récompenser les employés.

Pour réussir la mise en œuvre du Kaizen dans une organisation, il faut former l'équipe de direction et l'amener à passer de la parole aux actes. Si des suggestions ou de l'aide sont proposées pour améliorer la situation, elles doivent être prises en compte. Une organisation pourrait également établir un processus par lequel les suggestions faites par les employés sont acceptées, leur faisabilité est examinée et un plan d'action est mis en place. Cela peut se faire en trois étapes :

• Toutes les suggestions soumises sont examinées puis évaluées ; si elles ne sont pas réalisables, les employés reçoivent un retour d'information en conséquence.
• Les employés sont formés à l'amélioration des processus et à la manière dont ils peuvent y contribuer.
• Un système de récompenses est créé, dans lequel les employés qui travaillent dur et mettent en avant l'amélioration des processus sont récompensés de la même manière.

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Le logiciel Edraw propose différents modèles qui peuvent aider à élaborer des plans d'amélioration des processus. Par exemple, la cartographie des chaînes de valeur est une technique utilisée par plusieurs entreprises pour définir, puis analyser et optimiser le flux de matériaux ou d'informations d'un processus de production.

Dans un tel modèle, il y a des étapes où des valeurs sont ajoutées et des étapes qui n'ajoutent pas de valeur. Ils aident les responsables ou les équipes à mettre en place un système de circulation de l'information et à planifier une utilisation plus intégrée et plus efficace des ressources.

Le PDCA ou planifier faire vérifier agir est une autre solution pratique de présenter la mise en œuvre du processus Kaisen. Il existe des modèles pratiques disponibles sur Edraw.

Conclusion

Kaizen est un outil pratique pour apporter une amélioration continue ou initier des changements. Ses éléments et principes clés offrent plusieurs façons de l'appliquer dans la vie personnelle ou dans les procédures de l'entreprise.