Voulez-vous faire votre diagramme WBS ?
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Faire face aux difficultés tout en gérant une équipe, des ressources et des outils est une pratique quotidienne pour un chef de projet.
Cependant, si vous appliquez la stratégie 'Diviser pour mieux régner' à vos gigantesques projets professionnels, gagner plus de clients et conclure de plus gros contrats sera un jeu d'enfant pour vous. En termes d'entreprise, cela s'appelle créer un diagramme WBS. Vous divisez un grand projet en étapes plus petites et vous les réglez.
Cette approche permet de diviser une tâche importante en sous-tâches et de motiver l'équipe à franchir chaque étape rapidement. L'achèvement des lots de travaux à un niveau particulier est centré sur la réalisation des produits livrables de la classe qui le précède.
1. Qu'est-ce qu'un diagramme WBS ?
Les structures de répartition du travail sont principalement mises en place pour que les choses se passent bien pendant la gestion du projet. Sans une structure appropriée, il devient difficile de mesurer la progression, l'efficacité et la précision d'un flux de travail.
Le diagramme WBS fournit une image claire des livrables du projet et du chemin exact qui mènera l'équipe vers l'achèvement et le succès d'un projet particulier. En termes simples :
Un diagramme de structure de répartition du travail est une répartition hiérarchique axée sur les résultats du travail à fournir par l'équipe pour mener à bien un projet particulier.
Des millions de chefs de projet ne jurent que par cette approche, et de nombreuses études le confirment. La plupart des chefs de projet préfèrent adopter la stratégie descendante (discutée plus loin dans ce blog) pour créer une telle structure avec le diagramme entier divisé en niveaux selon leurs exigences.
Objet :
Le but premier d'une approche structurelle est d'organiser et d'identifier les livrables d'un projet particulier. Cela vous évite de passer à côté de livrables et d'étapes essentiels qui garantissent le succès d'un projet.
Investir votre temps dans la planification du WBS améliorera la qualité du travail fourni et fixera des objectifs mesurables pour l'ensemble de l'équipe, ce qui vous permettra d'identifier plus facilement ce qui n'a pas fonctionné et où cela n'a pas fonctionné. N'est-ce pas ?
Consultez nos connaissances Edraw pour en savoir plus sur Qu'est-ce qu'un diagramme de structure de répartition du travail (WBS) ?
Bureau EdrawMaxEdrawMax en ligne2. Trois types de diagrammes WBS avec exemples
La hiérarchie structurelle d'un plan WBS comprend trois types de base. Lors de la création d'une telle structure, vous pouvez suivre l'une des trois approches suivantes pour trouver la meilleure option correspondant à vos préférences :
Structures-par-étapes
Une structure par phases met l'accent sur les phases de la gestion de projet, tandis que le produit livrable final occupe la position la plus élevée dans la hiérarchie de la structure.
Vous trouverez chaque produit livrable dans la phase respective de la gestion de projet à laquelle il appartient. Le produit livrable final se trouve en haut du diagramme, tandis que les niveaux inférieurs du diagramme présentent les cinq phases de la gestion de projet :
- Initiation
- Planification
- Exécution
- Contrôle
- Fermeture
Comme vous pouvez le constater, la structure WBS d'une campagne marketing se compose de 5 phases :
- Recherche
- Planification
- Création
- Publier
- Rapports
Structures-fondées-sur les résultats attendus
Dans le cycle de vie d'un projet, lorsque les lots de travaux et les livrables sont prioritaires à chaque niveau de planification WBS, cela s'appelle une structure basée sur les livrables.
Le projet entier est divisé en résultats ou livrables plus petits nécessaires pour achever le travail. Les livrables ne sont pas définis en termes de phases de travail, mais sont mentionnés individuellement à chaque niveau de tels diagrammes.
Dans ce cas, la formation, les rôles spécifiques au projet, les sites d'essai et l'achèvement des essais sont les résultats attendus de la structure.
Structures-fondées-sur la responsabilité
Le troisième type de diagramme WBS comprend une structure basée sur les responsabilités individuelles des membres de l'équipe. Les départements ou les membres de l'équipe qui gèrent une responsabilité particulière sont au centre de cette structure.
La tâche finale de protection des données des clients est divisée en responsabilités individuelles de chaque service, compte tenu du processus du service d'assistance, du développement du système, des communications, etc.
Vous pouvez obtenir d'autres modèles de la section Topologie du réseau - Exemples et modèles.
En outre, EdrawMax propose plus de 12 000 modèles gratuits dans notre communauté de modèles.
3. Repérer un bon diagramme WBS
Pour repérer un bon diagramme WBS, vous devez rechercher les caractéristiques qui le distinguent. Il devrait idéalement servir tous les objectifs pour lesquels il a été conçu. Voici une liste de points à vérifier lors de la recherche d'une bonne structure :
Exclusivité mutuelle
Un diagramme bien structuré peut être identifié par ses composantes qui s'excluent mutuellement. Cela signifie que tous les éléments livrables mentionnés dans une structure doivent être placés stratégiquement de manière à ce qu'aucun d'entre eux ne se chevauche avec un autre. Il s'agit d'une caractéristique que l'on retrouve dans un diagramme de ce type rédigé par des professionnels.
Complètement exhaustif
L'essence de la hiérarchisation structurelle d'une tâche est de l'achever dans les délais et de promouvoir les meilleures pratiques qui permettront de la mener à bien sans compromettre la qualité. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'établir un diagramme exhaustif, c'est-à-dire qui couvre tous les aspects d'un projet sous tous les angles possibles. Vous devez être en mesure de trouver toutes les tâches qui peuvent potentiellement contribuer à l'amélioration du projet dans une structure unique.
Une définition claire
Il n'est pas possible d'obtenir des résultats de grande qualité s'il existe une marge d'ambiguïté. Un bon diagramme mentionne clairement tous les lots de travaux, les responsabilités ou les phases. Vous devez être en mesure de définir sans difficulté les termes utilisés dans la structure.
Facile à gérer
L'essentiel d'un outil structurel est de vous faciliter la gestion. Si le diagramme ne facilite pas les choses et ne les accélère pas, vous devrez peut-être reconsidérer votre travail avec cette structure.
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Estimation précise
En divisant un grand projet en étapes plus petites, vous devrez vous assurer que chaque étape est compatible avec les ressources disponibles. Un diagramme WBS performant donne une estimation précise du temps et des ressources consacrés à une tâche spécifique.
Peut être mesuré avec précision
Enfin, un signe rapide d'une structure efficace est le fait que tous les objectifs et responsabilités mentionnés sont mesurables dans une certaine mesure. L'ensemble du diagramme est ainsi mesurable et facile à suivre. Vous pourrez quantifier précisément la progression de votre concert à chaque niveau.
4. Comment créer des diagrammes WBS ?
Maintenant vient la partie où vous plongez dans la création d'un diagramme WBS. Une excellente structure ayant toutes les caractéristiques mentionnées ci-dessus peut sembler difficile à réaliser, mais voici EdrawMaxet des conseils qui vous aideront à passer à travers le processus tout à fait en douceur :
Étape 1 Décider de la hiérarchie la plus élevée dans la structure
Commencez la formation d'un WBS en déterminant l'énoncé de votre projet. Cette déclaration servira de produit final au sommet de la hiérarchie structurelle.
Étape 2 Attribuer des niveaux inférieurs
Le moment est venu de décider du type de structure que vous souhaitez mettre en place. Ensuite, vous devrez soigneusement diviser le projet en une liste de produits à livrer, de responsabilités ou de phases dans le cadre de la tâche.
Après la formation des niveaux inférieurs, assignez chaque tâche à une personne possédant les compétences et les ressources nécessaires pour la mener à bien dans les délais impartis.
Étape 3 Mettre les choses en images
L'étape suivante du processus est celle que de nombreux gestionnaires ont du mal à suivre en raison de l'exigence supplémentaire de bonnes compétences en matière de conception. Cependant, l'utilisation d'un modèle de gestion de projet WBS ne déçoit jamais et permet d'accélérer les choses.
Pour réaliser une structure stellaire, vous devez disposer d'un excellent modèle disponible gratuitement sur une plateforme en ligne appelée EdrawMax. Il peut s'agir de votre plateforme de référence pour toutes sortes de ressources en matière de gestion de projet.
Étape 4 Test du diagramme
Enfin, vérifiez l'efficacité de votre diagramme en le mettant à l'épreuve. Utilisez ensuite ce modèle pour votre prochaine mission de gestion de projet et constatez vous-même la différence.
Vous voulez un tutoriel détaillé ? Consultez la rubrique Comment dessiner un diagramme de topologie de réseau pour en savoir plus !
5. Le bilan
Les bonnes stratégies de gestion de projet, comme les diagrammes WBS, peuvent augmenter votre productivité de façon exponentielle. Vous serez en mesure de traiter plus de projets par mois ou par semaine, ce qui augmentera vos marges bénéficiaires et votre chiffre d'affaires. En outre, la connaissance de stratégies précieuses et d'EdrawMax vous aidera à devenir un meilleur gestionnaire à long terme.
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