Comment créer un horaire de travail parfait pour votre équipe ?
1. Qu'est-ce que l'horaire de travail ?
Un horaire de travail est une liste de salariés et des informations qui leur sont associées pour une période donnée, telles que les heures de travail, le lieu et les responsabilités.
L'horaire de travail optimal est toujours établi avant les deux semaines de déploiement. La planification du travail des employés est une activité vitale à la fois pour l'employé et pour l'entreprise. En effet, elle facilite la compréhension de l'obligation, ce qui s'est avéré bénéfique en cas de permutation, et elle est plus simple à appliquer.
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2. Les types d'horaires de travail
Il existe principalement 7 types d'horaires de travail basés sur la consommation et le temps de travail.
2.1 Horaire de travail à temps plein
Les employés à temps plein travaillent généralement de 9 à 10 heures (37 à 40 heures par semaine). Diverses industries, telles que celles de la peinture, de l'habillement et des produits chimiques, fonctionnent généralement à temps plein.
Les horaires sont ceux du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures. Les heures de travail sont longues, mais ce type d'horaire comprend une variété d'avantages pour les employés, tels que l'assurance maladie, les vacances et les jours de maladie, ainsi que divers plans de retraite.
2.2 Horaire de travail à temps partiel
Les employés à temps partiel travaillent souvent 4 à 5 heures par jour (17 à 20 heures par semaine). Les écoles primaires et secondaires fonctionnent généralement à temps partiel. Les horaires de travail sont ceux du lundi au jeudi, de 8 heures à 12 heures.
Bien que ce type d'emploi n'offre pas d'avantages tels que l'assurance, les congés de maladie, la retraite, etc., il offre la flexibilité nécessaire pour permettre à l'employé d'assumer ses responsabilités en dehors du travail.
2.3 Horaire de travail fixe
Un horaire de travail fixe est un horaire dans lequel les employés travaillent le même nombre d'heures par jour ou le même nombre de jours par semaine. De nombreux salariés à temps plein ont un horaire de travail fixe.
Il est largement utilisé par les entreprises basées sur des projets, par exemple, 4 jours de travail, 3 jours de repos. Autre exemple : de 8h30 à 17h, du lundi au vendredi, et de 15h à 23h, du jeudi au dimanche.
2.4 Horaire de travail rotatif
Lorsque les horaires de travail des salariés sont fixés, ils alternent entre les équipes de jour, les équipes de week-end, les équipes de nuit, les équipes tournantes et les équipes de nuit, ce qui est connu sous le nom d'horaires de travail rotatifs.
Les hôpitaux et les centres d'appel utilisent fréquemment cet horaire, avec des heures de travail allant de 7h00 à 15h00 ou de 13h00 à 21h00 pour l'équipe de jour ou l'équipe de nage, respectivement. Cet horaire oblige les employés à compromettre leur routine habituelle, mais leur permet de passer plus de temps avec leurs amis et leur famille.
2.5 Horaires de travail flexibles
Un horaire de travail flexible est un horaire dans lequel les heures de travail de l'employé sont flexibles tout au long de la semaine et sont déterminées conjointement par l'employé et l'employeur. Cette forme d'horaire de travail est infiniment adaptable par rapport à une norme définie du plan.
Dans ce cas, les horaires sont généralement partagés avec d'autres collègues. Par exemple, le lundi de 9h00 à 12h30, le mardi de 11h00 à 16h00, et le samedi et le dimanche de 14h00 à la fermeture.
2.6 Horaire de travail à temps partiel
Les salariés qui effectuent des heures supplémentaires travaillent plus que leurs heures de travail habituelles, par exemple plus de 8 à 10 heures par jour (> 40 heures par semaine).
Les heures supplémentaires sont généralement appliquées dans le cadre de projets de grande envergure ou pendant une période de temps spécifique au cours de laquelle il y a des sessions d'affaires, comme les festivals. Les heures de travail peuvent être doublées ou calculées sur la base d'un temps et demi. Ce régime reçoit toutefois quelques points supplémentaires, bien qu'il devienne souvent rapide et coûteux.
2.7 Horaire de travail des indépendants
D'autres ne connaissent pas ce type d'emploi. Pourtant, l'horaire de travail en free-lance est très logique, mais le risque de fraude est plus élevé. Les employés de ce plan de travail travaillent aussi longtemps que le délai le permet, ce qui est plus flexible que d'autres plans de travail.
3. Conseils pour la préparation du calendrier de travail
Lorsque l'on s'interroge sur la manière d'élaborer un horaire de travail, il convient de suivre quelques lignes directrices de base.
- Élaborez et suivez des politiques
Tout d'abord, vous devez élaborer un emploi du temps de base qui doit être respecté scrupuleusement. Définissez et mettez en œuvre diverses politiques en matière d'attentes, telles que les politiques avant, après et en retard. Acceptez les demandes de congé selon le principe du premier arrivé, premier servi. Définissez à l'avance l'approche de la rotation des équipes pour chaque membre du personnel et chaque équipe.
- Planifiez le plus tôt possible
Établissez dès que possible un plan pour le prochain horaire. Cela aidera l'employé à développer une routine et à s'acquitter de ses responsabilités. En outre, lorsque vous planifiez à l'avance, vous êtes en mesure de créer un meilleur horaire de travail. Ainsi, le personnel n'est pas obligé de déménager ou d'intervertir le programme prévu.
- Déterminez et spécifiez les compétences requises pour chaque équipe
Comme nous le savons tous, tous les salariés d'un secteur donné n'ont pas les mêmes capacités, qualifications, efficacité ou expérience. Ils peuvent différer dans une certaine mesure les uns des autres. L'horaire doit être un horaire directeur qui utilise les qualités de chaque employé pour chaque poste et chaque équipe.
- Utilisez la technologie de planification
Il existe de nombreux programmes de planification sur le marché qui peuvent générer un horaire de travail automatique pour votre entreprise. Les logiciels de planification des employés sont plus efficaces que la planification traditionnelle, qui se fait manuellement. Ils sont simples à utiliser et peuvent faire gagner du temps à votre entreprise.
- Faites preuve de souplesse et d'humilité
Lorsque vous établissez un horaire de travail, n'oubliez pas que vos collaborateurs sont aussi des personnes. Tenez compte de leur routine quotidienne, de leur forme physique et de leurs antécédents familiaux. Elle est plus flexible. Vous leur donnez la permission de remplir une petite partie de leur calendrier de travail. Cela motivera le personnel, ce qui se traduira par une équipe de travailleurs plus productive.
4. Comment créer le calendrier de travail
En général, et avec EdrawMax, il existe des étapes de base pour créer un horaire de travail adéquat.
4.1 Comment créer un plan de travail en général
Étape 1 : Il ne doit y avoir qu'une seule version de l'horaire de travail à tout moment.
Comme le plan de travail doit toujours être conforme à la même version, le logiciel doit être correctement choisi au début du processus. Il est préférable de planifier le travail de l'employé à l'aide d'une technologie de planification en ligne comme EdrawMax plutôt que d'autres outils hors ligne. Vous pouvez apporter des modifications au planning actuel ou le corriger. Cela vous fera gagner du temps et est facilement accessible à tout le monde.
Étape 2 : Veillez à ce que le calendrier de travail soit disponible dès que possible.
Il est préférable de distribuer le calendrier le plus tôt possible. Pour y parvenir, utilisez un programme basé sur le cloud qui vous aidera à répartir le calendrier sur l'ensemble du personnel. Il est fortement conseillé de notifier le calendrier révisé deux semaines à l'avance, quel que soit le type d'entreprise.
Ainsi, les employés auront suffisamment de temps pour s'acclimater et leur désir de changer d'équipe sera moindre. Veillez à ce que le personnel soit libre de poser des questions sur le nouvel horaire avant deux semaines, car cela vous aidera à vous en souvenir.
Étape 3 : Évitez la microgestion des horaires.
Encouragez toujours la bonne volonté de vos employés en reculant légèrement, car il s'agit là de la meilleure méthode pour créer un horaire de travail irréprochable. Un endroit doit être laissé à la disposition de l'employé pour qu'il puisse indiquer quand il souhaite travailler plutôt que de s'en souvenir. Pour créer le nouvel horaire, utilisez les informations de cette section la prochaine fois que vous attribuerez une équipe.
Toutefois, vous devez connaître les compétences, les aptitudes et les qualifications du personnel que vous planifiez, ou conserver un dossier distinct à cet effet. Vous éviterez ainsi que des membres moins expérimentés et non qualifiés ne changent d'équipe à la place d'une personne qualifiée.
Étape 4 : Créez un calendrier bien défini.
Évitez d'imposer aux employés des horaires imprévus ou irréguliers, et évitez de créer des horaires de travail difficiles à maintenir dans un semblant d'ordre. La santé physique des travailleurs est directement liée aux changements d'équipe. Lors de l'élaboration d'un programme de permutation des équipes, gardez à l'esprit vos employés âgés et malades.
Étape 5 : Limitez au maximum les conflits d'horaire.
Lors de l'élaboration d'un horaire, il convient de veiller à la cohérence. Évitez les changements d'équipe fréquents et préservez les conflits liés aux changements d'équipe. Lors de l'établissement des horaires, il convient de garder à l'esprit les responsabilités et les préférences des travailleurs. Évitez toute partialité entre les membres de l'équipe de travail.
4.2 Comment créer un horaire de travail dans EdrawMax
Étape 1 : Ouvrez EdrawMax en ligne/logiciel et sélectionnez Formulaire ;
Étape 2 : Choisissez un modèle dans la collection de modèles et continuez à le modifier jusqu'à ce que vous soyez satisfait ;
Étape 3 : Une fois votre programme de travail terminé, exportez-le dans plusieurs formats et incluez-le dans votre présentation ou votre rapport. Vous pouvez également l'imprimer directement.
5. Conclusion
Plusieurs mesures doivent être prises avant d'envisager la création d'un calendrier de travail. Le calendrier de travail doit être établi le plus longtemps possible à l'avance. Le meilleur calendrier de travail est toujours celui qui encourage les bonnes volontés, qui est plus prévisible et exempt de conflits d'intérêts. EdrawMax est le meilleur outil pour produire rapidement un calendrier de travail et d'autres diagrammes.
