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Vous avez donc beaucoup de tâches à accomplir et vous commencez à vous sentir dépassé. Respirez profondément. Vous pouvez le faire. Pour mieux gérer ce problème, vous pouvez utiliser un organigramme GTD. GTD est l'abréviation de "getting things done" (faire ce que l'on a à faire). " Un organigramme est un diagramme représentant le déroulement d'un processus. Vous pouvez donc utiliser cette aide visuelle pour mieux planifier et programmer vos tâches à venir.
Cet article vous en apprendra davantage sur les organigrammes GTD et sur la manière de les appliquer dans la vie réelle.
1. Qu'est-ce que l'organigramme "Faire avancer les choses" ?
Que faites-vous lorsque vous avez beaucoup à faire le lendemain ? La réponse de nombreuses personnes est de faire une liste de tâches à faire. Bien que cela puisse fonctionner, les listes de tâches ne sont parfois pas idéales. Souvent, elles n'incluent pas tous les détails dont vous avez besoin pour accomplir une tâche spécifique.
David Allen a créé en 2001 un système de productivité visant à résoudre le problème dont nous parlons ici. La méthode s'appelle "Getting Things Done", ou GTD. Vous pouvez lire le livre qui porte le nom du système pour comprendre cette méthode de productivité. Mais ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas obligé de le faire. Vous avez déjà beaucoup à faire.
Un organigramme GTD présente les 5 étapes abordées dans le système d'Allen sous forme d'organigramme exploitable. Il s'agit essentiellement de listes de tâches plus précises, avec plus de détails sur les tâches, les échéances, les tâches prioritaires, etc. Ils vous aident à accomplir vos tâches le plus efficacement possible.
Cela dit, les professionnels dont la charge de travail est importante peuvent bénéficier de cet outil de gestion du temps.
Bureau EdrawMaxEdrawMax en ligne2. Comment créer un organigramme pour faire avancer les choses ?
Étape 1 : Collecte
La première étape de GTD consiste à "collecter" ou "capturer". Ensuite, comme pour une liste de tâches, écrivez ou notez tout ce qui retient votre attention. Il s'agit des tâches quotidiennes, des tâches inachevées et des idées qui vous traversent l'esprit.
Ignorer ces éléments peut entraîner une préoccupation constante. Et c'est une perte d'énergie. Par conséquent, vous êtes fatigué avant même d'avoir commencé vos tâches. Le fait d'écrire ces activités et ces idées vous libère de toute inquiétude.
Étape 2 : Clarifier
Maintenant, regardez la liste que vous avez faite. Pour chaque activité, posez deux questions :
- L'idée est-elle "actionnable" ?
- L'action liée à l'idée est-elle prioritaire ?
Supposons que la réponse soit négative. Dans ce cas, supprimez, reportez ou archivez l'activité. En revanche, si la réponse est positive, posez d'autres questions.
- Y a-t-il une ou plusieurs actions ?
- Êtes-vous responsable de l'action ?
- L'activité est-elle réalisable en 2 minutes ?
Si vous répondez par l'affirmative à toutes ces questions, effectuez la tâche immédiatement. Sinon, passez à l'étape suivante.
Étape 3 : Organiser
Organisez les tâches qui prennent plus de 2 minutes et identifiez les tâches à classer par ordre de priorité. Ensuite, classez-les en tâches d'un jour (à effectuer le jour même - avec une date d'échéance), en attente, urgentes et de référence. Les deux autres se passent d'explications. La dernière catégorie comprend les tâches qui ne sont pas urgentes ou nécessaires, mais que vous trouvez intéressantes.
Étape 4 : Réflexion
Réfléchissez à l'état d'avancement de votre travail. Revenez souvent sur l'organigramme des choses à faire pour marquer les tâches que vous avez déjà accomplies. De plus, vous recevrez de nouvelles tâches au fil des jours. Revenez donc à l'organigramme GTD pour le mettre à jour et exécuter les nouvelles tâches.
Faites-en une habitude et vous pourrez passer vos journées sans trop de stress. En outre, vous pouvez accomplir vos tâches de manière organisée, ce qui augmente votre productivité.
Étape 5 : Faire
Vous disposez donc d'un organigramme qui vous indique les tâches à accomplir. Il y a une indication de ceux qui sont prioritaires et de ceux qui peuvent être traités plus tard. Il ne reste plus qu'à exécuter ces tâches. Il est vrai que vous n'avez pas besoin de connaître cette étape pour créer un organigramme GTD. Mais c'est un rappel de ce qu'il faut faire ensuite.
3. Des outils pour vous aider à mettre en œuvre la méthode GTD dans la vie réelle
Certains outils numériques peuvent vous aider à mettre en œuvre la méthode GTD dans la vie réelle. Nous avons identifié les meilleurs. Nous vous les présentons ici.
Get It Done - Une application GTD pour un usage personnel
Get It Done tire son nom du livre "Get Things Done" de David Allen. Il s'agit d'une application de productivité dotée de nombreuses fonctionnalités utiles. Get It Done est un logiciel GTD qui vous permet d'organiser les tâches et les notes en projets.
Vous pouvez mettre des étiquettes sur les projets afin de rendre les tâches prioritaires beaucoup plus accessibles. Une fonction vous rappelle également les tâches récurrentes. Get It Done se synchronise automatiquement avec votre calendrier et prend en charge Google Calendar, Apple iCal, etc.
EdrawMax
Logiciel de diagramme tout-en-un
- Nombreux modèles : Magnifiques modèles d'organigramme intégrés pris en charge
- Facile à utiliser : Glisser-déposer pour utiliser divers symboles afin de créer votre organigramme GTD, avec une fonction de conception en un clic pour renouveler tous les styles.
Sécurité vérifiée | Passer à Mac >> Sécurité vérifiée | Passer à Linux >> Sécurité vérifiée | Passer à Windows >>ClickUp - Un outil GTD pour les tâches compliquées
ClickUp est un gestionnaire de projets et de tâches bien connu des équipes. C'est le meilleur choix pour les grandes équipes travaillant sur des tâches complexes. ClickUp dispose d'une fonction "Objectifs" qui vous permet de fixer des objectifs pour l'accomplissement de certaines tâches. Il se met à jour en temps réel afin que vous puissiez suivre les progrès de votre équipe. Vous pouvez également utiliser cet outil pour déléguer des tâches, un élément important de l'organigramme GTD, glisser et déposer des dates d'échéance sur un calendrier, et bien d'autres choses encore.
De nombreuses entreprises choisissent ClickUp comme outil GTD. Cela témoigne de la fiabilité de ce logiciel de gestion des tâches.
Infinity - Un outil GTD pour les petites équipes
Si vous gérez une petite équipe, vous avez tout intérêt à utiliser Infinity. Il vous permet de structurer votre travail en dossiers et sous-dossiers. Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonction pour créer des dossiers distincts pour les catégories mentionnées ci-dessus à l'étape 3 de l'organigramme GTD.
Infinity vous permet également d'utiliser différentes vues : Colonnes, Tableaux, Calendriers, Gantt, Formulaires et Listes. Il vous permet ainsi de mieux visualiser l'avancement du travail de votre équipe.
4. Conclusion
L'organigramme GTD peut augmenter votre productivité en vous indiquant les tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer. Pour en créer un, vous devez suivre les 5 étapes du livre de David Allen intitulé "Getting Things Done". Ces étapes sont les suivantes : capturer, clarifier, organiser, réfléchir et faire. Et pour créer l'organigramme lui-même, vous avez besoin d'outils tels que Wondershare EdrawMax. Cet outil vous fournit plus de 12 000 modèles modifiables gratuits. Cela comprend des organigrammes, des infographies de feuilles de route et des organigrammes de tâches à accomplir.
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