Qué es un organigrama
Parte 1. ¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es una representación visual que muestra la estructura interna de la empresa mediante la descripción de funciones, responsabilidades y relaciones entre entidades y personas.
¿Con qué otros nombres se conoce un organigrama? También se les denomina diagramas de organización, diagramas organizativos o gráficos de jerarquía.
Parte 2: Historia del organigrama
¿Cuál es el origen de los organigramas? Los primeros organigramas se remontan aproximadamente a 1854, cuando el ingeniero escocés estadounidense Daniel McCallum desarrolló un gráfico organizacional para la compañía Erie Railroad. Se trataba de la empresa ferroviaria más grande pero era extremadamente desorganizada. Se estaban expandiendo a un gran ritmo, pero la desorganización estaba afectando gravemente a su rendimiento. McCallum elaboró el diagrama para introducir una sensación de orden y control en la organización. Para ello, se centró en la división de responsabilidades y en que las funciones y obligaciones estuvieran bien comunicadas y fueran transparentes.
Más tarde, en 1917, se desarrolló otro diagrama en forma de pirámide simétrica para la próspera empresa Computing-Tabulating-Recording Company (CTR). Este organigrama mostraba divisiones funcionales junto con subdivisiones geográficas y departamentales. Posteriormente, CTR pasó a llamarse International Business Machines (IBM). Esta estructura funcional se convirtió en la norma del sector hasta la década de 1950.
En los años 60, vimos la evolución de los organigramas hacia una estructura basada en productos y luego en divisiones funcionales bajo los productos. Las empresas de aquella época creían que necesitaban tener varias divisiones o grupos de productos como entidades separadas. Dentro de estas entidades, tenían diferentes áreas funcionales para una mayor eficiencia, cada una con sus respectivas áreas funcionales.
Los años 70 fueron la época de las estructuras de organización matricial, que más tarde se transformaron en estructuras planas para conseguir más autonomía e independencia.
Parte 3: Ventajas y desventajas de los organigramas
¿Para qué sirve un organigrama? Pues tienen muchas aplicaciones. Permiten mostrar la cadena de mando, las responsabilidades, las funciones y el estilo de gestión adoptado. Por eso, los organigramas se han convertido en un documento esencial utilizado en todas las empresas, pequeñas o grandes.
Se utilizan como referencia cuando se cambia de puesto de trabajo, se añaden o eliminan empleados y también durante una presentación para dar una visión general de la organización. Para los nuevos empleados, los organigramas son una herramienta valiosa para ayudarles a comprender mejor la estructura general y la jerarquía de la empresa.
Ventajas
1. Los organigramas muestran una estructura jerárquica clara. Ayudan a los empleados a saber exactamente cómo y qué comunicar y dónde informar. En caso de emergencia, una empresa puede ahorrarse mucho tiempo si tiene una estructura jerárquica clara. Con un organigrama detallado, todo el mundo sabe quién es la persona a quien corresponde informar.
2. Son un salvavidas para los nuevos empleados. Los organigramas les presentan a las personas con las que van a trabajar y conectan con ellas fácilmente.
3. Los organigramas también ayudan a equilibrar la carga de trabajo de los directivos. El organigrama nos permite ver a cuántas personas tienen a su cargo y equilibrarlas en consecuencia. Además, la coherencia de la delegación de tareas mejora cuando sabemos a qué departamento pertenece un empleado y solo le asignamos las tareas respectivas.
4. Son muy útiles en la planificación. La asignación de recursos, la gestión de personal y la gestión de recursos humanos no pueden sobrevivir sin un organigrama.
Desventajas
1. El mantenimiento de los organigramas es bastante engorroso, sobre todo si se hace manualmente. En las grandes organizaciones en las que el personal cambia con regularidad, el mantenimiento manual requiere mucho tiempo y esfuerzo.
2. A menudo se ignoran los canales de comunicación informales. La información sobre relaciones horizontales e interacciones sociales es escasa. Los organigramas solo se enfocan en las relaciones formales basadas en el estilo gerencial.
Parte 4: Caso de uso de un organigrama
¿Cuáles son los casos de uso de los organigramas? Los organigramas se utilizan en muchos campos y con fines muy diversos. Analicemos algunos de estos casos de uso.
1. Planificación de presupuestos y recursos
Los organigramas ofrecen una valiosa información sobre la planificación de recursos humanos, ya que muestran si alguno tiene demasiadas responsabilidades y si es necesario contratar más personal. Del mismo modo, el organigrama de reducción de personal muestra dónde se ubican los empleados sobrantes.
La asignación de presupuesto a los recursos humanos también se gestiona de la misma manera.
2. Comunicación interna
Los organigramas promueven la comunicación interna en y entre los distintos departamentos de muchas maneras. Con un organigrama, todos saben quién es la persona más relevante para cada situación en un departamento; por lo tanto, todas las consultas y la comunicación general se intercambian con esta persona en particular en lugar de andar de un lado para otro.
En segundo lugar, dentro de los departamentos, una cadena de mando y una jerarquía claras indican a los empleados de quién deben recibir órdenes y a quién reportar. Así se reduce mucho la cantidad de tiempo perdido.
Parte 5: Tipos de organigramas
¿Cuáles son los diferentes tipos de organigramas?
a. Organigrama jerárquico
El organigrama jerárquico agrupa a los empleados por departamentos y competencias. Tiene una clara cadena de mando y canales de información para mostrar el estilo de gestión y favorece la comunicación. Este modelo clásico funciona mejor en organizaciones medianas y grandes.
b. Organigrama matricial
El modelo organizativo matricial se basa en grupos interfuncionales. Este tipo de organigrama es adecuado para organizaciones con múltiples líneas de productos porque fomenta la comunicación abierta y la colaboración entre departamentos.
c. Organigrama plano
Dado que los organigramas planos eliminan algunas capas que podrían no ser relevantes para organizaciones más pequeñas como las startups, es el modelo preferido por estas y las organizaciones nuevas. Este tipo de organigrama facilita la toma rápida de decisiones. Sin embargo, a medida que la empresa crece, es conveniente cambiar a otro modelo organizativo, ya que una estructura organizativa plana no puede adaptarse a cambios sustanciales.
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Entidades
Los diferentes tipos de entidades en los organigramas son:
1. Funciones. Se utilizan en organigramas generalizados como el de Director general, Director de ventas, etc.
2. Información detallada. Las entidades de información detallada comienzan con detalles atómicos como nombre, función y datos de contacto. Posteriormente, se pueden hipervincular más detalles para que el gráfico sea compacto.
3. Foto. En este tipo de entidades también se añade una foto del recurso junto con otros detalles.
Conexiones
Estas líneas pueden mostrar comunicación, conexión para reportar así como una jerarquía.
1. La línea continua muestra una relación primaria.
2. Línea de puntos. Esta línea punteada o discontinua muestra relaciones secundarias.
Parte 7: Consejos para elaborar un organigrama
1. Divide y vencerás. Los organigramas de empresas medianas y grandes pueden ocupar mucho espacio, tanto vertical como horizontalmente. Por lo tanto, un mejor enfoque es dividir el organigrama en varios suborganigramas y conectarlos con el organigrama principal mediante hipervínculos.
2. Comienza con un organigrama general con los nombres de las funciones y añade gradualmente más detalles como los nombres y datos de los empleados que ocupan esos puestos.
3. Trabaja con orden y añade colores y formas para facilitar la lectura del organigrama.
Parte 8: Ejemplo
Este es el organigrama de una empresa. Hay dos cargos por debajo del propietario principal: el director de producción y el director de marketing. El equipo de producción incluye los departamentos de tienda y almacén, que se encargan de supervisar y ejecutar los procedimientos normalizados de trabajo durante la operación.
Los organigramas son una herramienta esencial para el éxito de cualquier empresa. Sin embargo, el verdadero valor de un organigrama solo puede conseguirse mediante la precisión, el detalle y el mantenimiento continuo.
