¿Intentas encontrar un software gratuito de seguimiento de tareas? Cuando usas herramientas para organizar tu trabajo en lugar de métodos tradicionales como escribir lo que necesitas hacer, comprendemos que a veces pueda resultar extraño. Además, sabemos que seleccionar la alternativa ideal para tu empresa puede ser difícil, dado a la abundancia de posibilidades disponibles.
Pero no te preocupes, te guiaremos a través de los 10 mejores gestores de tareas en este artículo para que puedas usar tareas y organizar tu trabajo. El seguimiento de tareas te resultará más claro y verás por qué es importante probar algunos programas para mejorar tu vida diaria.
¿Cómo hemos seleccionado los gestores de tareas?
Estas son las consideraciones principales que hemos usado para elegir los 10 mejores gestores de tareas gratuitos:
1. Funciones
- Gestión de tareas: Hemos buscado programas que ofrezcan las funciones fundamentales para gestionar tareas, como asignar tareas, fijar plazos, establecer prioridades y supervisar los avances.
- Colaboración: Consideramos aplicaciones que permitan a los usuarios dar tareas a otros, monitorear el rendimiento del equipo y trabajar juntos.
- Integraciones: Buscamos programas que se puedan integrar con otros programas conocidos, como calendarios, correo electrónico y almacenamiento en la nube.
- Personalización: Consideramos instrumentos que permitan a los clientes personalizar su experiencia para cumplir con sus requisitos.
- Plan gratuito: Limitamos las herramientas incluidas a las que ofrecen una conjunto de funciones sólido en un plan gratuito.
2. Facilidad de uso
- Interfaz de usuario: Buscamos herramientas con una interfaz fácil de aprender y usar que sea clara y sencilla.
- Configuración: Consideramos lo sencillo que es configurar y empezar a usar la herramienta.
3. Fiabilidad
- Tiempo de actividad: Buscamos herramientas con un historial de fiabilidad y tiempo de actividad.
- Seguridad: Consideramos las características de seguridad de cada herramienta para garantizar la protección de datos del usuario.
4. Servicio al cliente
- Centro de ayuda: Buscamos herramientas con amplia documentación y un centro de ayuda repleto de tutoriales.
- Servicio al cliente: Consideramos la accesibilidad de atención al cliente mediante celular, correo electrónico o chat en vivo.
5. Opinión de clientes
- Reseñas en línea: Revisamos las reseñas de los usuarios publicadas en línea para obtener opiniones sobre los diferentes gestores de tareas.
- Calificaciones: Tuvimos en cuenta las calificaciones de cada herramienta en páginas web de reseñas conocidas.
En nuestra opinión, los 10 mejores gestores de tareas que seleccionamos cumplen estos factores importantes y ofrecen el máximo valor a los usuarios.
Los 10 mejores gestores de tareas
Esta es una lista exhaustiva de las mejores apps de seguimiento de tareas disponibles en el mercado, desglosado por funciones para equipos e individuos. Todos tienen versiones gratuitas, algunas tienen pocas funciones pero igual son prácticas para gestionar tareas.
1. EdrawMind: Herramienta de colaboración en equipo
EdrawMind es una herramienta versátil de colaboración en equipo y mapas mentales que tiene una interfaz limpia y funciones potentes para seguir gráficamente los progresos.
Puedes elaborar fácilmente planes de proyecto, horarios y asignaciones de recursos con la ayuda de su interfaz fácil de usar y su amplia biblioteca de plantillas y símbolos.
Calificación G2: 4,5/5 (Más de 2360 reseñas)
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- Edición colaborativa en tiempo real: Todos los miembros de un equipo pueden editar el mismo diagrama al mismo tiempo y ponerse al día de los últimos cambios lo antes posible.
- Planificación y programación de proyectos: Crea diagramas de Gantt, organigramas, listas de tareas, líneas de tiempo y mapas mentales.
- Trabajo en equipo: Distribuye los esquemas del proyecto a los miembros del equipo para que hagan sus aportaciones y participen. Los diagramas se pueden exportar en docenas de formatos para compartir y visualizar fácilmente.
- Personalización: Crea diagramas de proyecto personalizados seleccionado entre varias plantillas y símbolos. Los colores, las fuentes y los estilos se pueden usar para personalizar los elementos del diagrama.
Ventajas
- Los usuarios de todos los niveles pueden usar su interfaz de arrastrar y soltar y plantillas prediseñadas.
- Crea diagramas profesionales para explicar los planes y los avances del proyecto.
- Admite varios diagramas y gráficos de gestión de proyectos.
Desventajas
- La versión gratuita tiene funciones limitadas.
2. Todoist
Todoist es una excelente opción si estás buscando una app de seguimiento de tareas que sea fácil de usar. Es popular entre los usuarios y cuenta con una interfaz fácil de usar ideal para principiantes.
Crear tareas, asignar fechas límite y organizarlas es simple. Las tareas también se pueden ver en un tablero Kanban, dividida en carpetas y etiquetada con banderas de prioridad. Puedes trabajar en un proyecto con hasta cinco colaboradores, incluso en la edición gratuita.
Funciones
- Organización de tareas, incluyendo subtareas y diferentes niveles de prioridad: Establece prioridades, crea tareas y luego divide dichas tareas en partes más manejables.
- Fechas límite y tareas que se repiten con regularidad: Puedes garantizar la finalización puntual mediante fechas límite personalizables y recordatorios periódicos.
- Cooperación y comunicación: Se pueden asignar tareas, agregar comentarios y enviar notificaciones para realizar modificaciones.
Ventajas
- Las personas y los equipos lo encontrarán más fácil de aprender y aplicar.
- Se adapta a una variedad de flujos de trabajo y prioridades.
- Accesible mediante la web, PC y dispositivos móviles.
Desventajas
- Para proyectos complejos con dependencias, es menos robusto.
- La integración con programas de terceros es necesaria para el seguimiento del tiempo.
3. Notion
Notion es un sitio perfecto para gestionar y colaborar con equipos. Aprovechemos al máximo Notion agregando una plantilla de seguimiento de tareas si tu equipo la usa para planificar. Cada miembro del equipo puede establecer una página web personalizada para consolidar tareas de varios proyectos, todo gracias a la capacidad de base de datos conectada.
Notion ofrece varias alternativas para gestionar tareas. Puedes crear listas de tareas sencillas, calendarios, tableros Kanban y cronogramas de proyectos. Los usuarios de Notion pueden personalizar completamente sus páginas usando varias opciones y diseños prediseñados.
Funciones
- Espacio de trabajo integral: Ofrece una variedad de funciones, incluyendo gestión de tareas, notas, documentos y wikis.
- Las pantallas y páginas se pueden personalizar: Adapta tus lugares de trabajo para cumplir con los requisitos de cada persona.
- Trabajo en equipo e intercambio de información: Colabora con otras personas, intercambia contenidos y proporciona comentarios.
Ventajas
- Se adapta a una variedad de casos de uso además de la gestión de tareas.
- Tiene un diseño simple y básico.
- Admite una amplia variedad de formatos de documento.
Desventajas
- Puede carecer de funciones avanzadas de gestión de proyectos.
- Algunos clientes han reportado problemas de rendimiento con la app móvil.
4. Asana
En relación con el software de seguimiento de proyectos, Asana supera a todas las demás soluciones disponibles. ¿Has pensado en usar la plataforma para tus necesidades diarias?
La edición gratuita de Asana es casi tan completa como el de pago, con funciones que incluyen espacios de trabajo diferentes, tareas, vista de calendario, plazos recurrentes, código de colores, etiquetas y más. Esto puede ayudarte a crear un horario semanal, establecer objetivos y mantener una lista de tareas precisa.
Funciones
- Gestión de tareas basada en proyectos: Asigna y supervisa el avance de los proyectos.
- Varias perspectivas (línea de tiempo, calendario, tablero, lista): Crea varias imágenes mentales del trabajo.
- Los flujos de trabajo se pueden personalizar y automatizar: Simplifica los procedimientos y reduce la cantidad de trabajo manual.
Ventajas
- Ideal para equipos que trabajan en proyectos difíciles.
- Fomenta la comunicación y el trabajo en equipo.
- Se conecta con otros productos para crear un proceso optimizado.
Desventajas
- Puede tener demasiadas funciones para gestionar tareas individuales.
- Se necesita tiempo para perfeccionar todas tus funciones.
5. Trello
Si has estudiado varios programas de gestión de tareas, debes estar familiarizado con Trello de Atlassian. Gracias a su diseño sencillo y facilidad de uso, Trello es la mejor opción para aquellos que disfrutan de Kanban. Su espacio de trabajo ofrece un Tablero, Calendario, vista de Línea de tiempo y Kanban para ayudarte a ver tu lista de tareas con mayor claridad.
Además, tiene a su disposición varias plantillas que cubren una amplia variedad de temas o puedes encargarte de tu diseño interior personalizando el fondo y la combinación de colores.
Funciones
- Organización de tablero al estilo Kanban: Sigue las tareas a través de diferentes fases de forma visual (por ejemplo, Por hacer, En curso, Hecho).
- Colaboración y comunicación Asignar tareas, realizar notas y monitorear el avance del grupo en las tarjetas.
- Potenciadores e integraciones: Aumenta la funcionalidad usando apps conocidas y complementos terceros.
Ventajas
- Incluso personas sin conocimiento técnico lo encontrarán sencillo de aprender y usar.
- Funciona de forma eficaz para personas, equipos y proyectos de todos los tamaños.
- Ofrece funcionalidad suficiente para gestionar tareas básicas.
Desventajas
- En comparación con otras herramientas con más funciones, es menos versátil.
- Los flujos de trabajo complejos pueden necesitar más organización.
6. Wrike
Además del seguimiento de proyectos, Wrike es una herramienta que también se puede usar para la creación y comercialización de productos. La adaptabilidad de este software permite que varios equipos trabajen juntos y se comuniquen mientras completan tareas. Puedes aplicar código de colores, personalizar tus procesos y agregar campos personalizados para exportar datos con Wrike.
Funciones
- Herramientas constructivas de gestión de proyectos: Tareas, fechas límite, informes de avance, diagramas de Gantt y gestión de recursos.
- Colaboración y comunicación: Actualizaciones en tiempo real, intercambio de archivos, debates y flujos de actividad.
- Automatización e integraciones: Optimiza los flujos de trabajo y se integra con otras tecnologías.
Ventajas
- Ideal para gestionar equipos grandes y proyectos complejos.
- Mantiene a todos informados y en la misma página.
- Se adapta a la evolución de las necesidades y los flujos de trabajo.
Desventajas
- Toma tiempo aprender todas las características y funciones.
- En comparación con otras herramientas más simples, la interfaz puede parecer más sofisticada.
7. ActiveCollab
ActiveCollab es una opción increíble para gestionar proyectos del cliente y otra información como seguimiento del tiempo y facturación en un solo lugar.
Diseñado pensando en agencias y contratistas independientes, la app tiene funciones inteligentes que simplifican la administración de los clientes. Desde el panel de detalles del trabajo, puede establecer el trabajo como facturable (o no), calcular y controlar el tiempo de cada tarea y gestionar los gastos.
Funciones
- Cooperación con los clientes: Lleva un registro de la correspondencia, comunica los progresos e invita a los clientes a los proyectos.
- Control del tiempo y facturación: Lleva un registro de tu tiempo en los proyectos y envía facturas inmediatamente.
- Seguimiento financiero y presupuesto de proyectos: Presta atención a los gastos del proyecto.
Ventajas
- Mejora el flujo de trabajo y la comunicación.
- Ahorra tiempo y facilita la facturación.
- Proporciona información sobre los gastos y los presupuestos del proyecto.
Desventajas
- Curva de aprendizaje pronunciada para principiantes.
- Puede que no sea tan eficaz para una organización exhaustiva de las tareas.
8. Any.do
Any.do es un rastreador de tareas que usa un sistema Kanban. La app de escritorio y en línea son confusas, pero la app móvil es personalizada y fácil de usar.
Comenzando con una página en blanco o una de los suministros de diseño gratuitos de la plataforma, puedes establecer proyectos agregando tareas, asignados, limitaciones de tiempo y subtareas (usando la función "lista de comprobación"). Los miembros del equipo pueden acceder a una reseña de sus tareas desde cualquier tarea en "Mi tarea - Espacio de trabajo".
Funciones
- Introducción de tareas en lenguaje natural: Basta con escribir o hablar en lenguaje claro para añadir tareas.
- Priorización inteligente: Usa sugerencias basadas en IA para enfocarte en actividades importantes.
- Vista de momentos: Obtén una visión rápida de las próximas tareas y citas del día.
Ventajas
- Fácil de estudiar y aplicar, incluso en cualquier lugar con apps móviles.
- Hace que agregar tareas sea rápido y sencillo.
- Ayuda a priorizar tareas y a aumentar la productividad.
Desventajas
- Diseñado principalmente para gestionar tareas individuales.
- Le faltan funciones, como la repetición de tareas y subtareas.
9. Taskade
Taskade es una plataforma flexible que facilita la colaboración en equipo, la ideación y la organización de tareas. Ofrece varias opciones para visualizar tu trabajo. Los equipos pueden ajustar sus estilos a sus necesidades específicas alternando entre Listas, Mapas mentales, Organigramas y Tableros.
Taskade es especialmente útil para gestores remotos e híbridos. Ofrece a los miembros del equipo una comunicación fluida y colaboración en el trabajo. Su función de toma de notas y las conferencias telefónicas integradas en la app permiten trabajar juntos en tiempo real, incluso si no estás en el mismo lugar.
Funciones
- Espacio de trabajo con varios usos: Combina mapas mentales, listas de tareas, notas y conferencias de video.
- Trabajo en equipo en tiempo real: Completa tareas con otras persona y visualiza actualizaciones de inmediato.
- Herramientas para gestionar proyectos y plantillas: Simplifica procesos y gestiona tareas de forma eficaz.
Ventajas
- Ofrece más que herramientas de gestión de tareas.
- Ideal para equipos distanciados y colaboración en tiempo real.
- Se adapta a una variedad de flujos de trabajo y preferencias.
Desventajas
- Puede tomar algo de tiempo familiarizarse con todas las funciones.
- Limita las capacidades de colaboración y el espacio de almacenamiento.
10. Teamwork
Como su nombre indica, Teamwork se promociona como una solución integral para la gestión de proyectos que facilita la realización de los mismos. Los equipos que trabajen con clientes encontrarán útil esta plataforma por sus funciones, que incluyen la facturación del trabajo del cliente, plantillas de proyectos, seguimiento del tiempo, gestión sencilla del calendario y planificación de la carga de trabajo.
Funciones
- Gestión de tareas según proyectos: Asigna tareas a los proyectos en función de las dependencias y los logros.
- Análisis mejorado: Obtén más información sobre el rendimiento de tu equipo y el estado de tu proyecto.
- Vistas y tableros adaptables: Organiza tu espacio de trabajo para ofrecer la mejor visualización posible de la información.
Ventajas
- Excelente para gestionar proyectos y equipos grandes.
- Proporciona información práctica para la toma de decisiones y la mejora.
- Adapta la plataforma a tus flujos de trabajo y tus requisitos.
Desventajas
- Es necesario invertir en formación y familiarizarse con las funciones.
- El precio puede ser demasiado caro para personas o proyectos con bajo presupuesto.
Conclusión
Por último, tus requisitos y gustos determinan al "mejor" gestor de tareas gratuito. Para identificar la mejor opción, considera la complejidad del proyecto, el tamaño del equipo, las funciones necesarias y el presupuesto. Si para ti es más importante la simplicidad, los precios asequibles y la colaboración en tiempo real, definitivamente vale la pena probar EdrawMind.
Tanto si valoras la simplicidad, la colaboración, la gestión sólida de proyectos o la asistencia basada en IA, una herramienta gratuita está esperando para mejorar tu productividad. Recuerda que el objetivo es seleccionar una plataforma que complemente tu flujo de trabajo y mejore tu capacidad para completar tareas de forma eficaz.
EdrawMind
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¡Crea, colabora y conquista con los mapas mentales!
