8 Herramientas de Gestión de Proyectos que Debes Conocer
La gestión de proyectos implica planes efectivos y una organización sistemática del trabajo. Incluye definir los objetivos del proyecto, hacer cronogramas y asignar tareas, para lograr una meta exitosa. Existen muchas herramientas que hacen que la gestión de proyectos sea más efectiva y eficiente. Los más utilizados son el diagrama de Gantt, el diagrama PERT, el mapa mental, el calendario, el cronograma, el diagrama WBS, la tabla de estado y el diagrama de espina de pescado. Estas herramientas son increíblemente útiles para visualizar el alcance de un proyecto. Puedes elegir la que mejor se adapte a tu propia situación.
Herramienta de Gestión de Proyectos - Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt puede ayudar a planificar y administrar proyectos al dividir un gran proyecto en una serie de tareas más pequeñas de manera organizada. Cada tarea tiene una duración de tiempo esperada que se presenta mediante una barra horizontal cuyo extremo izquierdo indica la fecha de inicio de la tarea y cuyo extremo derecho indica la fecha de finalización de la tarea. Las tareas pueden ejecutarse secuencialmente, en paralelo o superpuestas. Durante el proceso, los eventos importantes se pueden resaltar como "Hito", el cual está marcado por una pequeña forma de diamante.
Desde un gráfico de Gantt, puedes reconocer claramente cuáles son las subtareas y cuándo comienza y termina cada tarea. Al presentar una visión general visual del proyecto, puedes seguir fácilmente el progreso al ver lo que debería estar sucediendo en cualquier etapa del proyecto.
Cómo Crear un Diagrama de Gantt
Video Tutorial de Diagrama de Gantt
Herramienta de Gestión de Proyectos - Gráfico PERT
PERT es el acrónimo de evaluación del proyecto y técnica de revisión. Es una herramienta primaria de gestión de proyectos utilizada para planificar y programar proyectos completos y realizar un seguimiento de la fase de implementación. El gráfico PERT también puede mostrar división de tareas, asignación de tiempo y fechas de inicio y finalización. A diferencia del diagrama de Gantt que usa barras para representar tareas, el diagrama PERT muestra información como un modelo de red que usa cuadros para representar tareas y flechas para presentar dependencias entre tareas. El diseño de un gráfico PERT hace que las relaciones entre actividades sean más fáciles de ver que con los gráficos de Gantt. Pero la desventaja es que puede ser difícil de seguir cuando hay muchas dependencias y tareas complejas.
Herramienta de Gestión de Proyectos - Calendario
El Calendario es la herramienta de gestión de proyectos basada en fecha u hora que es la más fácil de entender. Es más adecuado para la gestión del tiempo personal, para ayudar a gestionar mejor tu horario diario, semanal o mensual. La parte sobresaliente de esta herramienta es que tiene más espacio para agregar listas de tareas. Te recordará qué hacer cada día y te asegurará de que las cosas se puedan terminar antes de la fecha límite.
Video Tutorial - Cómo Usar un Calendario
Herramienta de Gestión de Proyectos - Cronograma
El Cronograma también es una herramienta visual de gestión de proyectos que ayuda a seguir el progreso del proyecto. Con un cronograma, puedes visualizar claramente en que momento debe realizarse una tarea. Es una forma más secuencial de ver las tareas a lo largo del tiempo. Sin embargo, el cronograma no es tan popular como el diagrama de Gantt, ya que tiene limitaciones para mostrar las dependencias de las tareas y el estado de finalización.
Video Tutorial - Cómo hacer un Cronograma
Herramienta de Gestión de Proyectos - Gráfico WBS
WBS, también conocida como estructura de desglose del trabajo, es una herramienta común de gestión de proyectos que ayuda a visualizar el alcance del trabajo desglosando un proyecto en componentes individuales que pueden ser efectivamente programados. La WBS es una estructura de estilo de árbol con la tarea general en la parte superior; seguido de secciones del proyecto y más adelante en tareas individuales. Los ejemplos de WBS son similares a un diagrama de flujo que tiene sus componentes vinculados lógicamente. Los componentes pueden explicarse en texto o en cuadros.
Cómo Crear una WBS para la Gestión de Proyectos
Herramienta de Gestión de Proyectos - Mapa Mental
El Mapa Mentaltambién es una herramienta poderosa para administrar tus proyectos. A diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos, el mapa mental es menos formal, pero más flexible. Puedes usarlo para dividir proyectos complejos en tareas más pequeñas, lograr hacer listas o analizar problemas. Con un mapa mental, puedes insertar imágenes, vincular archivos y profundizar para centrarte en una parte específica, que otras herramientas no podrían hacer.
Video - Introducción al Mapa Mental
Herramienta de Gestión de Proyectos - Tabla de Estado
La Tabla de Estado es una herramienta eficaz que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso del proyecto. No contiene demasiados detalles de la duración del proyecto y las relaciones de las tareas, pero se centra más en el estado y progreso completo. Una gran función de la tabla de estado es que también puede incluir a personas que se encargan de la tarea, de modo que los líderes del proyecto puedan evaluar mejor el desempeño de los empleados y saber a quién contactar cuando hay un problema.
Cómo Crear una Tabla de Estado
Herramienta de Gestión de Proyectos - HOQ
HOQ, que representa la casa de la calidad, es una herramienta de gestión de calidad utilizada para definir la relación entre los deseos del cliente y las capacidades del producto. Es una herramienta utilizada en QFD para facilitar la toma de decisiones grupales. Aunque parece complicado, es fácil de crear a través de Edraw. Todos los componentes del HOQ, incluidos el techo, la matriz, el cuadro de leyenda y los marcadores, ya están incluidos en el software. Puedes crear un diagrama HOQ de calidad sin esfuerzo.
