Un organigrama ayuda a navegar a través de la enorme maquinaria corporativa. Muestra el deber de todos, una cadena de mando directa y cómo todos encajan en la estructura de la empresa. Se trata de una herramienta útil para gestionar a los empleados internos y externos que quieren participar en su parte del pastel. Se sabe que un organigrama mejora la comunicación y ayuda a todos a comprender sus funciones en el contexto de las operaciones, así como el flujo de trabajo general.
Este artículo analizará estos gráficos en detalle, explicando por qué son tan útiles y ofreciendo algunos consejos sobre cómo crear uno. En última instancia, volverás a casa sabiendo cómo funciona cada uno de estos gráficos y los pasos detallados para elaborarlos.
Comprender las estructuras organizativas funcionales y sus tipos
En esta parte se profundizará en las diferentes estructuras organizativas funcionales y sus fortalezas. Al igual que el plano de una empresa, esta parte detallará cómo funciona todo.
1. Información básica sobre la estructura organizacional
Una estructura organizacional es como el esqueleto de una empresa. Mantiene todo unido, respalda y muestra cómo se relacionan las diferentes partes de la empresa. Cuando la enorme maquinaria corporativa está en funcionamiento, se trata de categorizar a las personas según sus habilidades y cargos. Así, todos los que tienen tareas similares se mantienen unidos, creando unidades o «funciones» como marketing, finanzas u operaciones.
Elegir la estructura funcional adecuada puede resultar muy beneficioso. Esto estimulará la eficiencia porque tareas similares se realizarán juntas. También ayuda a desarrollar una serie de habilidades, ya que todos los miembros del mismo equipo compartirán conocimientos y experiencia comunes. Además, fomenta una comunicación clara en el contexto de las operaciones, lo que conduce a un mejor trabajo en equipo.
En una organización funcional, los cargos están definidos por la función o departamento. Por ejemplo, un gestor de redes sociales, un redactor de contenido o un especialista en SEO podrían trabajar en el Departamento de Marketing. En el Departamento de Finanzas, puede haber un contable, un analista financiero o un planificador de presupuestos.
2. Ramas subsidiarias de la estructura organizativa funcional
Existen diferentes tipos de estructuras organizativas funcionales, cada una con sus propias características.
3. Gráfico de jerarquía funcional de una empresa de arriba a abajo
Un gráfico jerárquico funcional de arriba a abajo es como una pirámide gigante. En la cima de la pirámide se encuentra el director ejecutivo al frente de una empresa. Otros directivos de alto nivel, como vicepresidentes o directores senior, se encuentran justo debajo del director ejecutivo. Más abajo están los gerentes de nivel medio, y en la base de la pirámide están los empleados que hacen el trabajo preliminar.
Cada grupo o departamento en esta configuración tiene su propio directivo. Este directivo se ocupa de todo lo que abarca su jurisdicción y garantiza que el equipo se desempeñe sin problemas. Esta configuración es beneficiosa porque todos saben a quién deben informar y su función dentro del equipo.
Sin embargo, hay un inconveniente. Cada departamento puede estar tan absorto en sus propios objetivos que se olvidará de colaborar con otros departamentos. Esto puede crear barreras y obstaculizar el trabajo en equipo en toda la empresa. La siguiente plantilla está hecha con EdrawMind para mostrarte el diseño típico de esta estructura. Puedes recrearlo fácilmente dependiendo de tu situación actual.
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4. Organigrama divisional
Un organigrama divisional es un tanto diferente. En este tipo de gráfico, las personas se agrupan por producto, tipos de clientes o ubicación física en lugar de por su cargo. Cada grupo o división opera como una miniempresa dentro de la empresa matriz. Un director general al frente de cada división asume la responsabilidad de sus subordinados.
Esta configuración es útil en organizaciones grandes que venden diferentes productos o están presentes en diferentes mercados porque cada división puede centrarse en lo que mejor sabe hacer. Pero al igual que ocurre en la estructura funcional, las divisiones a veces pueden volverse demasiado introspectivas y olvidarse del panorama general. Esto puede conducir a una mala coordinación entre divisiones y obstaculizar el desempeño general de la empresa.
5. Organigrama matricial
Un organigrama matricial es una interesante combinación de estructuras funcionales y divisionales. Dentro de este tipo de estructura, los empleados tienen dos jefes: uno para su rol activo (como marketing o finanzas) y otro para el proyecto en el que trabajan.
Este tipo de configuración es ideal para empresas que tienen que adaptarse rápidamente a los cambios porque permite una asignación flexible de recursos. Pero tener dos jefes puede resultar todo un desafío. Además, esta estructura requiere una gestión cuidadosa para evitar confusiones y conflictos.
6. Organigrama plano para una organización
Por último, está el organigrama plano. Este tipo de estructura trata de tener menos niveles de gestión. Los empleados suelen prestar menos atención a los enlaces superiores y subordinados y más a completar el trabajo. Permite una toma de decisiones más rápida y un diálogo abierto porque existen menos divisiones laborales verticales.
Sin embargo, al haber menos directivos es posible que los empleados necesiten tener más iniciativas y tomar más decisiones de forma independiente. Esto puede empoderar a los empleados, pero también les plantea un desafío si necesitan más apoyo u orientación.
Crear un organigrama funcional con EdrawMind
EdrawMind es una práctica herramienta de mapas mentales que ayuda a las personas a organizar sus pensamientos, generar nuevas ideas y crear elegantes presentaciones. Este software tiene muchas características que hacen que la creación de mapas mentales y refinadas líneas temporales resulte pan comido.
1. Funciones clave de EdrawMind
A continuación se presentan algunas funciones clave de EdrawMind. Úsalo sabiamente para lograr una metódica ejecución.
- Plantillas prediseñadas: EdrawMind tiene muchas plantillas útiles, lo que facilitará la puesta en marcha de tu organigrama. Además, echa un vistazo a la «Galería de mapas mentales» para ver las plantillas que otros propietarios de empresas han probado.
- Interfaz de arrastrar y soltar: Añade fotos, vídeos y otros elementos para que tus organigramas sean más detallados. Añade fotografías de las personas que desempeñan los cargos para que se las pueda identificar fácilmente. Así, los nuevos miembros del equipo conocerán a otros miembros del equipo fácil y rápidamente.
- Lienzo ilimitado: EdrawMind ofrece un lienzo prácticamente infinito para tu línea temporal, lo que facilita la creación de una línea temporal organizacional más detallada.
- Zoom y panorámica: a medida que tu negocio crece, los cargos y responsabilidades adicionales pueden dificultar la navegación dentro del enorme gráfico de divisiones. EdrawMind tiene una función de «Zoom y panorámica» que te permitirá ver la imagen más grande.
- Opciones de importación y exportación: tras terminar tu organigrama, puedes exportar tu trabajo a varios formatos de archivo o importar archivos e información de otras aplicaciones a esta línea temporal. La versión terminada estará lista para imprimir como copia de seguridad para el back office.
- Colaboración e intercambio: EdrawMind estimula el trabajo en equipo. La colaboración y el intercambio en tiempo real entre socios comerciales está totalmente admitido.
2. Cómo crear un organigrama funcional usando EdrawMind
Para comenzar a crear el organigrama funcional para tu negocio, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Descargar e instalar EdrawMind del sitio web oficial.
Paso 2: En la página de inicio de la aplicación, haz clic en «Organigrama».
Paso 3:Para editar el contenido de los cuadros de texto, haz doble clic en el texto.
Paso 4:Añade cargos en línea descendente seleccionando el cuadro de texto de un cargo y luego haciendo clic en «Subtema» en la barra de herramientas.
Paso 5: Edita los nuevos cuadros de texto haciendo doble clic en ellos.
Nota: repite los pasos de 3 a 5 a medida que añadas más cargos a tu empresa. Asegúrate de explorar EdrawMind para tener una experiencia más práctica.
Consejos y trucos para crear un eficaz organigrama funcional
Crear un organigrama funcional que funcione implica varios consejos y trucos:
- La jerarquía es esencial. Muestra quién está a cargo de quién, indicando relaciones claras entre superior y subordinado.
- La coherencia es tu amiga. Cíñete al mismo formato en todo el gráfico: mantén el tamaño de fuente y los colores iguales para todas las etiquetas.
- Dale a tu gráfico algo de espacio para respirar. El espaciado apropiado hace que el organigrama sea más fácil de leer y comprender.
- Muestra quién informa a quién con claridad. Reflexiona sobre las cadenas de mando reales de tu empresa.
- Mantén tu gráfico actualizado. Revisa y actualiza tu gráfico periódicamente para asegurarte de que refleje la disposición actual de tu empresa.
Papel clave del establecimiento de cadenas de mando claras
Un diseño organizacional claramente definido puede guiar a los empleados a comprender sus respectivas tareas y ayudar a los nuevos empleados a adaptarse más rápidamente.
Algunas ventajas de las actualizaciones periódicas
- Garantiza que tu gráfico sea objetivamente preciso.
- Ayuda a detectar áreas donde se podrían necesitar ajustes.
- Mantiene a los empleados informados sobre los cambios en la empresa.
- Mejora la comprensión de los empleados de sus funciones.
Mantener el organigrama revisado y actualizado periódicamente es un hábito saludable para toda la empresa y, a su vez, demuestra que se trata de una organización orientada a los detalles.
Conclusión
En conclusión, los organigramas demuestran su valor porque esbozan la estructura de una empresa de manera clara y directa. Al igual que los planos, traza las funciones y deberes y la cadena de mando que vincula a todos los empleados.
Crear estos gráficos puede resultar muy sencillo con herramientas como la función «Organigrama» de EdrawMind. ¡Pruébala hoy mismo y crea tu propio organigrama funcional!
En última instancia, un organigrama detallado puede resultar revolucionario. Mostrar un alcance de responsabilidad claro y fomentar una comunicación fluida, puede resultar un salvavidas para empresas de cualquier tamaño.
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