En el mundo de la gestión empresarial, saber cómo opera una empresa es importante para trabajar en de forma productiva y lograr objetivos. Aquí es donde los organigramas se vuelven importantes. Estas representaciones gráficas funcionan como una hoja de ruta, que muestra los roles de una organización, las líneas de responsabilidad y la estructura jerárquica.
Imagina lo confuso y lento que sería recorrer un laberinto sin un mapa. Del mismo modo, navegar por el panorama organizacional sin una comprensión completa de su estructura puede ser igual de desagradable. Los organigramas ofrecen una ayuda visual importante, al mostrar las líneas de distribución de autoridad, los canales de comunicación y las conexiones entre los diferentes equipos y departamentos.
Con este tutorial para la elaboración de organigramas podrás comprender qué es un organigrama, independientemente de si eres un profesional experimentado que busca ampliar su comprensión de las estructuras organizativas o un novato que accede al mundo corporativo.
En este artículo
Parte 1. ¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es una herramienta visual que muestra la jerarquía interna del personal de una empresa. Su propósito es llamar la atención sobre las personas y los roles que conforman la división de cada empresa. Estas personas se pueden identificar inmediatamente por casillas que contienen sus datos de contacto. Las líneas en codo conectan varias piezas, al igual que en un diagrama en UML.
El objetivo principal de un organigrama es visualizar la jerarquía, la estructura organizativa y los diferentes departamentos y responsabilidades que conforman una empresa. Dicho esto, un organigrama es más que una plantilla bonita. Sus objetivos son mostrar detalles significativos sobre los puestos de trabajo de los empleados y la cultura laboral general, y representar gráficamente las relaciones jerárquicas entre los individuos dentro de una empresa.
A pesar de su amplio uso, los organigramas se pueden utilizar para estructurar un solo departamento o equipo. Los organigramas son útiles para comprender el papel que debe desempeñarse y cómo ese trabajo se conectará con el departamento, particularmente durante el proceso de contratación.
Parte 2. Historia del organigrama
El concepto de representar visualmente las estructuras organizativas se remonta a las civilizaciones antiguas, con ejemplos encontrados en los jeroglíficos egipcios y las formaciones militares romanas. Sin embargo, el organigrama moderno, tal como lo conocemos hoy en día, surgió a mediados del siglo XIX.
En 1855, el ingeniero escocés-estadounidense Daniel McCallum, superintendente general del ferrocarril de Nueva York y Erie, diseñó lo que se considera el primer organigrama moderno.
El gráfico de McCallum detallaba la compleja estructura organizativa del ferrocarril y mostraba las relaciones de información entre los diferentes departamentos y puestos.
Los organigramas comenzaron a ganar popularidad a principios del siglo XX, a medida que las empresas crecían en tamaño y complejidad. Los ingenieros industriales encargados de mejorar la eficiencia y la productividad vieron los organigramas como una herramienta valiosa para comprender y optimizar las estructuras organizativas.
En 1914, el ingeniero asesor Willard C. Brinton publicó su libro Graphic Methods for Presenting Facts (Métodos gráficos para presentar hechos), que incluía un capítulo sobre organigramas. Brinton abogó por un uso más amplio de los organigramas, argumentando que podrían ayudar a las empresas a "visualizar y comprender sus organizaciones con mayor claridad".
Parte 3. Algunos tipos comunes de organigramas
Estos son los tipos de organigramas:
1. Organigramas jerárquicos
Los organigramas jerárquicos son el tipo más común de organigrama. Muestran una estructura piramidal, con el director general o el presidente en la parte superior y los empleados de nivel inferior en la parte inferior. Este tipo de gráfico ilustra las relaciones de notificación entre puestos en una estructura tradicional de arriba hacia abajo.
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2. Organigramas matriciales
Los organigramas matriciales muestran cómo los empleados rinden cuentas a múltiples gerentes en una estructura organizativa matricial. Este tipo de gráfico se utiliza a menudo en organizaciones basadas en proyectos que necesitan colaboración interfuncional.
3. Organigramass planos
Los organigramas planos muestran una estructura organizativa más descentralizada, con menos niveles de gestión y más colaboración interfuncional. Este tipo de gráficos se usa a menudo en organizaciones que intentan ser más ágiles y receptivas al cambio.
4. Organigramas en red
Los organigramas en red muestran las relaciones entre los diferentes departamentos y equipos. Este tipo de gráfico a menudo identifica posibles áreas de colaboración y cuellos de botella de comunicación.
Parte 4. ¿Por qué usar un organigrama?
Los organigramas han sido históricamente utilizados sobre todo por RR. HH, ejecutivos en el negocio y contrataciones recientes. Recursos Humanos está con frecuencia a cargo de mantener el organigrama actualizado con nuevas contrataciones, cambios de personal y bajas de empleados.
Otras divisiones de negocios saben a quién contactar cuando requieren el organigrama. Los ejecutivos de empresas utilizan los organigramas para diversos propósitos, incluyendo presentaciones, cálculos de personal e identificación de posibles oportunidades de transferencia de funciones.
El organigrama puede ser el salvavidas de un nuevo empleado, porque les ayuda a aprender nombres y títulos y a comprender mejor su lugar dentro de la jerarquía empresarial más grande.
El organigrama puede ser una herramienta de valor incalculable para los nuevos empleados que buscan comprender las verdaderas identidades de las personas que ven a diario. El acceso a los nombres, imágenes y perfiles profesionales y personales de sus compañeros de trabajo beneficia a todos los empleados.
Parte 5. Pros y contras de los organigramas
Exploremos las ventajas y desventajas de adoptar organigramas:
Ventajas de los organigramas
- Aclara la comunicación
- Ayuda en la toma de decisiones
- Informa a los empleados de los cambios
- Ayuda a los nuevos empleados a entender la estructura
- Revela conflictos e ineficiencias
Ventajas de los organigramas
- Pueden simplificar en exceso las estructuras organizativas.
- Pueden promover estructuras jerárquicas.
- Pueden ser malinterpretados.
Parte 6. 5 ejemplos de organigramas
Echa un vistazo a los siguientes ejemplos de organigramas:
Ejemplo 1
Este organigrama proporciona una representación visual de los grupos de estructura, los proyectos y los enlaces para las notificaciones entre ellos. El gráfico está organizado para crear vínculos entre el propietario del proyecto interno y las agencias externas para mantener una conexión visual y una mejor comprensión del proceso.
Los gestores de proyecto pueden usar este organigrama para organizar visualmente los detalles de sus procesos de gestión de proyectos.
Ejemplo 2
Este organigrama proporciona una representación visual de la estructura de una empresa al mostrar las divisiones principales y los vínculos de rendimiento de cuentas entre ellas. El gráfico está organizado de arriba hacia abajo, con el director general (CEO) en la parte superior y el personal de nivel inferior en la parte inferior.
Para darle un aspecto más creativo, también puedes agregar imágenes de las personas junto con sus nombres en cada nivel.
Ejemplo 3
Este organigrama ilustra la estructura de la jerarquía de un departamento de marketing, incluidas las funciones que cada persona desempeña dentro de ella. Muchos departamentos de la empresa pueden usar este organigrama para crear una representación visual de la jerarquía de sus departamentos.
Ejemplo 4
Si deseas representar visualmente la estructura de toda la empresa, este organigrama puede ser útil. Te ofrece espacio para agregar detalles para todos los departamentos de la empresa, incluidos el de Informática, Diseño o Ventas.
Las pequeñas empresas incipientes pueden usar esta plantilla de organigrama y desarrollar su jerarquía empresarial.
Ejemplo 5
La estructura de este organigrama es mínima y representa a varios empleados que informan a un gerente similar en una organización y luego estos, a su vez, informan al director general. Cuando quieras mantener las cosas al mínimo, esta plantilla de organigrama puede ayudarte mucho.
Parte 7. ¿Cómo crear un organigrama?
Crear un organigrama puede ser un ejercicio valioso para comprender y comunicar la estructura de una organización. Si bien varios programas de software y herramientas en línea pueden ayudarte a crear organigramas, también puedes crearlos manualmente utilizando herramientas de dibujo simples o a mano. Aquí hay un proceso paso a paso sobre cómo crear un organigrama:
Paso 1: Recopila información y define la estructura
Antes de crear el organigrama, reúne información sobre la estructura de la organización, incluidas las posiciones, los departamentos y las relaciones de informes. Esta información se puede obtener de documentos organizativos, entrevistas con gerentes u observación directa.
Una vez que tengas la información, define la estructura organizativa que deseas representar. Determina los niveles jerárquicos, los departamentos o divisiones principales y las relaciones de responsabilidades entre las posiciones.
Paso 2: Prepara las herramientas de dibujo
Selecciona uno que se adapte a tu nivel de comodidad y preferencias. Puedes usar herramientas de dibujo simples como Microsoft Paint o Google Drawings o software de gráficos vectoriales más avanzados como Adobe Illustrator o Inkscape.
A continuación, crea un nuevo documento o archivo en la herramienta de dibujo elegida.. Establece el tamaño y la orientación de la página para adaptarse al tamaño y el diseño de tu organigrama.
Paso 3: Crea la estructura básica
Dibuja cuadros o formas para representar cada posición o departamento en el organigrama utilizando la herramienta de forma o rectángulo de la herramienta de dibujo. Ajusta el tamaño y el espaciado de las cajas para mantener un diseño coherente y visualmente atractivo.
Utiliza la herramienta de línea de la herramienta de dibujo para conectar los cuadros que representan puestos o departamentos con relaciones de responsabilidades. Utiliza diferentes estilos de línea o colores para diferenciar entre diferentes niveles de jerarquía.
Paso 4: Añade etiquetas y detalles
Agrega una etiqueta dentro de cada caja o forma que identifique el puesto o el departamento que representa. Utiliza estilos y tamaños de fuente coherentes para mejorar la legibilidad.
Dependiendo de tus necesidades, puedes agregar detalles adicionales al organigrama, como nombres de empleados, información de contacto o responsabilidades específicas para cada puesto.
Paso 5: Formatea y mejora
Ajusta los estilos de fuente, los tamaños y la alineación de las etiquetas de texto para garantizar que sean claras, coherentes y visualmente atractivas.
Utiliza diferentes colores, estilos de línea y formas para diferenciar entre departamentos, niveles de jerarquía u otras distinciones importantes. Considera añadir bordes, sombras u otros elementos gráficos para mejorar el atractivo visual.
Paso 6: Revisa y refina
Da un paso atrás y revisa el organigrama para obtener precisión y claridad. Asegúrate de que la estructura y las relaciones estén correctamente representadas, y que las etiquetas sean fáciles de leer y entender.
Realiza los ajustes necesarios en el diseño, el formato o los elementos visuales para mejorar la apariencia general y la legibilidad del organigrama.
Paso 7: Guarda y comparte
Dependiendo de sus necesidades y preferencias de uso compartido, guarda el organigrama en un formato apropiado, como PNG, JPG o SVG.
Comparta el organigrama con las partes interesadas relevantes, como empleados, gerentes o partes externas, para comunicar la estructura organizativa de manera efectiva.
Recuerda, un organigrama es una representación dinámica de la estructura de una organización, y debe actualizarse regularmente para reflejar cualquier cambio en las posiciones, departamentos o relaciones de responsabilidades.
Parte 8. Consejos para hacer organigramas efectivos y fáciles de entender
Los organigramas ayudan a visualizar y comunicar la estructura de una organización. Cuando se diseñan de manera efectiva, los organigramas pueden mejorar la comunicación y la toma de decisiones y fomentar una mejor comprensión de las funciones y responsabilidades de la organización.
Definir el propósito y el alcance
Antes de crear un organigrama, definir su propósito y alcance es crucial. Considera a los usuarios del gráfico y la información que necesitan. Adapta el gráfico a sus necesidades específicas y nivel de comprensión.
Define claramente el propósito del organigrama, ya sea para ilustrar la estructura general, comunicar cambios específicos o proporcionar información detallada sobre las posiciones individuales.
Recopilación de información precisa y actual
La información precisa y actual es esencial para crear un organigrama fiable y significativo. Verifica las relaciones de informes con los gerentes o el personal de recursos humanos para asegurarte de que el gráfico refleje la estructura organizacional. Mantén los nombres, títulos e información de contacto de los empleados actualizados para conservar la relevancia y precisión del gráfico.
Elige un diseño y formato adecuados
El diseño y el formato del organigrama deben transmitir efectivamente la jerarquía organizacional y ser visualmente atractivos. Selecciona un diseño que se alinee con la estructura organizativa. Para una estructura tradicional de arriba hacia abajo, un diseño vertical es adecuado.
Para una estructura matricial, un diseño basado en cuadrícula puede ser más apropiado. Mantener un espaciado constante entre las cajas o formas crea un gráfico equilibrado y organizado.
Uso de etiquetas claras y coherentes
Las etiquetas claras y consistentes mejoran la legibilidad y la comprensión del organigrama. Etiqueta cada caja o forma con el puesto correspondiente o el título del departamento. Utiliza estilos y tamaños de fuente claros y coherentes para facilitar la lectura.
Considera agregar detalles adicionales a la tabla, como nombres de empleados, información de contacto o breves descripciones de responsabilidades, si corresponde.
Mejora del atractivo visual con elementos de diseño
Incorpora elementos de diseño para mejorar el atractivo visual del organigrama sin comprometer la claridad. Utiliza diferentes colores, formas o estilos de línea para distinguir visualmente entre diferentes niveles de jerarquía.
Utiliza la codificación de colores para agrupar departamentos relacionados o resaltar áreas de enfoque específicas dentro del organigrama. Elige una fuente legible que complemente el diseño general.
Revisión y refinación para una mayor claridad
Revisa y refina el organigrama para asegurarte de que siga siendo preciso, claro y visualmente atractivo. Retrocede y evalúa el gráfico desde la distancia para identificar áreas que podrían mejorarse.
Busca retroalimentación de colegas o partes interesadas para obtener diferentes perspectivas. En función de los comentarios y tu evaluación, ajusta el diseño, el formato y los elementos visuales.
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