Pasos básicos para crear un mapa de las partes interesadas

Introducción básica:

El mapeo de las partes interesadas puede no ser tan conocido como el análisis de las partes interesadas. El Análisis de las Partes Interesadas (AS) es una tecnología para investigar el entorno interno y externo de una organización, mientras que el mapa de partes interesadas es la presentación visualizada para el análisis de las partes interesadas. Se puede añadir mucha información al mapa de las partes interesadas, como el punto de vista de la parte interesada, la relevancia para la organización y la actitud hacia nosotros, etc. Pueden identificarse como activos, neutrales y pasivos según sus actitudes y puntos de vista.

Pasos:
1. Identifica a las distintas partes interesadas externas e internas de la organización, lo que podría hacerse mediante una lluvia de ideas. Cuando empieces a trazar el diagrama de flujo de las partes interesadas, coloca a tu organización en el centro y a todas las partes interesadas a su alrededor. Es mejor ponerlos en orden lógico si es posible. Por ejemplo: pon a los proveedores a la izquierda y a los clientes a la derecha. Pon al jefe de las autoridades en la cima, y haz que las partes interesadas del interior permanezcan juntas. Además, utiliza flechas para conectar a las partes interesadas con tu organización.

2. Analiza los requisitos y expectativas de las partes interesadas. Puedes volver a hacer una lluvia de ideas. O, en algunas circunstancias, también puedes preguntar directamente a los interesados para obtener una respuesta directa. Después de obtener los requisitos y las expectativas, haz un resumen de los puntos importantes y ponlos encima de las flechas.

3. Evalúa en qué posición de tu organización se ha situado la parte interesada. Marca a las partes interesadas con colores diferentes según sus puntos de vista. Por ejemplo, el verde representa lo activo, el amarillo lo neutro y el rojo lo pasivo.

Consejos Prácticos
a. Hay dos errores comunes al hacer el diagrama de flujo de las partes interesadas. Una es que las partes interesadas enumeradas son demasiado pocas, lo que puede hacer que se pasen por alto las partes interesadas que pueden tener un verdadero impacto en la organización en el futuro. El otro error es que las partes interesadas enumeradas son más que suficientes, lo que puede hacer que el organigrama se complique en exceso y cubra la información realmente importante.

b. Si las partes interesadas que enumeras no son suficientes, intenta añadir más personas a la discusión y que ofrezcan su consejo. Clasifica sistemáticamente las posibles organizaciones y compruébalas una por una. Como instituciones públicas, instituciones financieras, clientes, proveedores, socios de investigación, instituciones educativas, organizaciones sin ánimo de lucro, etc.

c. Si hay demasiadas partes interesadas, compruébalo de nuevo y elige las menos relevantes.

d. Nunca tengas miedo de preguntar si no estás seguro del punto de vista de la parte interesada y de sus expectativas futuras. Si tu mapa de grupos de interés se basa en una hipótesis nula, habrá problemas potenciales en tu futuro plan o decisión. No seas tímido, la mayoría de los interesados están dispuestos a responder a tus preguntas.